Kurzbeschreibung
Die Führung eines Unternehmens wie die Verkehrsbüro-Gruppe, ein Freizeitkonzern mit mehr als 3.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von cirka 850 Millionen Euro im Jahr 2006, erfordert unter anderem auch den tagesaktuellen Überblick über alle betriebswirtschaftlichen Zahlen. Das Management des österreichischen Marktführers im Bereich Touristik und Hotellerie analysiert und bewertet täglich alle entsprechenden Daten. Kein leichtes Unterfangen, werden doch alleine im Geschäftsbereich Touristik aus cirka 180 Reisebüros in ganz Österreich täglich Zahlen und Daten in verschiedene IT-Systeme eingespeist. Zwecks Optimierung der Analyse- und Berichtsmöglichkeiten wurde nun mit Ende des Jahres 2006, unterstützt durch cubido business solutions, im Zuge des Projektes „Insight“ das alte Management Informationssystem durch ein modernes Data Warehouse ersetzt, das auf Microsoft SQL Server 2005 basiert.
„Your smile is our Job“ lautet der Slogan der Verkehrsbüro-Gruppe (www.verkehrsbuero.com). Cirka 3.800 Mitarbeiter arbeiten tagtäglich daran, ihren Kunden in den drei Geschäftsbereichen Touristik, Hotellerie und Kulinarik ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Die Marke Verkehrsbüro steht für einen erfolgreichen Freizeitkonzern, und dies seit der Gründung vor 90 Jahren.
Ausgangssituation: altes Management Informationssystem, viele Schnittstellen zu Vorsystemen nur sehr aufwändig realisierbar
Zur Sicherstellung des Erfolges und laufenden Analyse der betriebswirtschaftlichen Zahlen diente dem Management und Controlling der Verkehrsbüro-Gruppe bis zum Ende des Jahres 2006 ein Mainframe-basiertes Management Informationssystem, aus dem monatsaktuelle Berichte über den status quo einzelner Geschäftsbereiche erstellt werden konnten. „Dieses System war jedoch bereits sehr alt, und die Erstellung von Berichten und die Auswertung von Zahlen produzierte große Papierstapel“, erklärt DI Michael Welser, System-Architekt bei der Verkehrsbüro-Gruppe. „Außerdem dauerte es oft sehr lange, bis man die gewünschten Analysen oder Berichte fertig gestellt hatte.“ Da mit SAP auch ein modernes Enterprise Resource Planning (ERP)-System bei der Verkehrsbüro-Gruppe installiert ist, stand man vor der Herausforderung, für Management und Controlling alle Datenquellen – inklusive der vor- und nachgelagerten Operativsysteme aus den verschiedenen Geschäftsbereichen – im Management Informationssystem zu vereinen. Dies war aber mit dem alten System nur sehr aufwändig zu realisieren. Deshalb wurde nach einer neuen Lösung gesucht, ein Data Warehouse sollte die Daten aller Systeme der Verkehrsbüro-Gruppe integrieren. DI Welser: „Zunächst dachten wir daran, hier auch SAP für das neu zu schaffende Data Warehouse zu verwenden. Es stellte sich allerdings heraus, dass es bei dieser Variante schwer werden würde, die bestehenden Vorsysteme zu integrieren. Und jeder Geschäftsbereich hat nun einmal eigene Vorsysteme – dazu gehören zum Beispiel die Software JACK zur Auftragserfassung im Bereich Touristik, oder die Software Protel im Bereich Hotellerie.“
Projekt „Insight“: Entscheidung für Microsoft-Technologie
Nachfolgend wurden daher im so genannten Projekt „Insight“ zur Schaffung einer neuen Lösung verschiedene Produkte am Markt evaluiert. Nach einem halben Jahr der Beobachtung und Bewertung kam man in der ersten Jahreshälfte 2006 zum Schluss, dass der Microsoft SQL Server 2005 mit den enthaltenen SQL Server Reporting Services die beste Technologie zur Realisierung des geplanten Berichtssystems sein würde. DI Welser zur Entscheidung für Microsoft: „Bei den anderen Produkten wären sowohl die Einstiegs- als auch die Lizenzkosten viel zu hoch gewesen. Bei den cirka 800 Personen, die in unserem Unternehmen in das Berichtssystem eingebunden werden müssen, wären sehr hohe Lizenzgebühren angefallen.“ Die Kosten-Nutzen-Analyse und die Unterstützung der aufgrund der Vielzahl an eingebunden Systemen benötigten offenen Architektur habe letztlich zur Entscheidung pro Microsoft SQL Server 2005 geführt. Aus der daraufhin folgenden Ausschreibung ging Microsoft Gold Certified Partner cubido business solutions gmbh als Sieger hervor.
Lösung: Data Warehouse auf Basis Microsoft SQL Server 2005
Das neue Data Warehouse für die Verkehrsbüro-Gruppe wurde basierend auf Microsoft SQL Server 2005 umgesetzt. Bei den Mitarbeitern des Verkehrsbüros waren bereits Erfahrungen mit der SQL Server-Technologie von Microsoft vorhanden. DI Welser dazu: „Unser SAP ERP war auf Microsoft SQL Server 2000 beziehungsweise ist nun auf SQL Server 2005 aufgesetzt, ebenso das Hotellerie-System Protel.“
cubido business solutions wurden einerseits planerische, andererseits auch technische Aufgaben übertragen. So unterstützte das Team von cubido sowohl in der Anforderungsdefinition und Projektplanung als auch bei der Implementierung von Teilbereichen der neuen Lösung. Insbesondere einem intensiven Know-how-Transfer sowie Coaching und Training zum Thema Microsoft SQL Server 2005, Microsoft SQL Server Reporting Services sowie Microsoft SQL Server Integration Services wurde viel Platz eingeräumt. Rainer Stropek von cubido dazu: „Aufgrund von sehr knappen Personalressourcen aufseiten der Verkehrsbüro-Gruppe wurde uns die gesamte Projektkoordination übertragen, also auch die Koordination der internen Mitarbeiter des Verkehrsbüros. Dazu gehörten auch Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen, wie zum Beispiel des Controlling, um die vielfältigen Anforderungen an die neue Data Warehouse Lösung während des Projekts gleich direkt berücksichtigen und bearbeiten zu können. Insgesamt wurde die Umsetzung der neuen Lösung dann auf mehrere interne wie externe Personen aufgeteilt.“
Mehrere Schnittstellen integriert
Im neuen Data Warehouse mussten zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen geschaffen werden. Dazu gehörten insbesondere das SAP ERP, aber ebenso viele andere vor- und nachgelagerte IT-Systeme der verschiedenen Geschäftsbereiche der Verkehrsbüro-Gruppe. Für Michael Welser war hier die Entscheidung für den Microsoft SQL Server 2005 als technologische Basis des Data Warehouse optimal, denn: „Aufgrund der vielfältigen IT-Landschaft in unserem Unternehmen benötigen wir eine offene Architektur. Der SQL Server ermöglicht das einfache und rasche Herstellen neuer Schnittstellen, wenn zum Beispiel in einem Geschäftsbereich wieder eine neues System etabliert wird, das integriert werden muss.“ Rainer Stropek sieht für solche Lösungen den Microsoft SQL Server 2005 als ideale Lösung: „Das Preis-Leistungsverhältnis ist aus meiner Sicht unschlagbar und nigendwo anders zu bekommen. Hier werden extrem starke out of the box Funktionen für den Bereich Data Warehouse und Business Intelligence zur Verfügung gestellt.“
Herausforderung: Zeitknappheit
Die große Herausforderung, vor der man stand, erklärt Wilfried Mausz, Projektleiter aufseiten von cubido business solutions, sei das besonders enge Zeitkorsett gewesen, die neue Data Warehouse Lösung umzusetzen. „Es waren cirka 8 Monate ab den ersten Gesprächen Zeit, um die wesentlichen Kernbereiche der neuen Lösung vor dem Bilanzstichtag 31.12.2006 live zu bringen. Wir sollten vor Projektbeginn den zeitlichen Aufwand abschätzen, wie lange die Umsetzung dauern würde. Heute können wir sagen: Die Schätzung hat sehr genau zugetroffen!“ Mit Ende 2006 waren die Kernbereiche fertig, mit Ende Februar 2007 konnte die Lösung in Vollbetrieb gehen.
Nutzen: Tagesaktuelle Zahlen für tagesaktuelle Berichte
Mit dem neuen Data Warehouse arbeiten innerhalb der Verkehrsbüro-Gruppe cirka 800 Profitcenter-verantwortliche Personen, die verschiedene Zugriffs- und Auswertungsberechtigungen besitzen. DI Welser: „Dies beginnt beim Filialleiter eines Reisebüros, geht über Regionalleiter immer weiter ‚nach oben‘ bis zur Geschäftsführungsebene. Im Bereich Hotellerie sind solche User zum Beispiel Hoteldirektoren, im Bereich Kulinarik Restaurantleiter oder die Betriebsküchen. Echte Poweruser sind aber 10 Mitarbeiter aus dem zentralen Controlling, welche auf die Datenwürfel (Cubes) zugreifen und tiefgreifende Analysen der Zahlen des Unternehmens durchführen können. Diese können auch selbst das Berechtigungssystem, wer was eingeben oder abfragen darf, warten.“
Mittels Microsoft SQL Server Reporting Services können heute von allen Usern einfach Online-Reports abgefragt werden. Für die Geschäftsleitung gibt es eine Executive Summary mit 12 Einzelansichten (die mittels Steuerungstabellen durch das Controlling konfiguriert werden können), 5 Erfolgsstatistiken sowie weitere 7 Reports (die tatsächliche Anzahl ist langsam wachsend). Der tagesaktuelle Überblick über alle wesentlichen Zahlen ist rasch und einfach möglich. Im Bereich Touristik wird ein offizieller Wochenbericht erstellt, in dem die aktuellen Zahlen jenen Zahlen von vor einem Jahr gegenüber gestellt werden. Für die Finanzzahlen wird jeweils ein Monatsbericht erstellt.
„Alle Mitarbeiter, die mit dem neuen Data Warehouse arbeiten, sind sehr zufrieden. Das interne Feedback ist sehr gut“, freut sich DI Welser. Als nächsten Schritt, das neue Data Warehouse einzusetzen, nennt er den gesamten Bereich Budgetierung und Planung. „Hier werden die Profitcenter-Verantwortlichen ‚im Feld‘ über eine Intranet-Applikation Planzahlen eingeben können, die von der Zentrale mit den Zielzahlen des Gesamtunternehmens verglichen werden. Die Resultate aus diesem Vergleich werden wieder online ins Feld zurück geschickt, wo entsprechend reagiert werden kann. Dieser Bereich wird bereits ab dem heurigen Budget umgesetzt sein.“ Im Jahr 2008 soll auch der Geschäftsbereich Hotellerie integriert werden.
Zur Microsoft-Success-Story: http://www.microsoft.com/austria/partnernet/referenzen_detail.mspx?Id=7a95fecd-5790-465a-897b-4bc55066b5e0