„Mit unserem bisherigen Auswertungstool war eine automatisierte Zusammenstellung der benötigten Informationen nur sehr eingeschränkt möglich. Eine Abteilung von zehn Personen war neben der Wartung des Dokumentenmanagement-Systems dauerhaft mit der Erstellung angeforderter Statistiken betraut. Für jeden einzelnen Bericht musste durchschnittlich ein halber Arbeitstag eingeplant werden“, erklärt Johann Siegl, Leiter ELAK Competence Center, den zeitlichen und personellen Bearbeitungsaufwand eingehender Anfragen.

Nach eingehender Analyse der bestehenden IT-Strukturen und aller Anforderungen des BRZ, wurde ein Datawarehouse auf Basis SQL Server erstellt. Dieses bietet eine konsolidierte Sicht auf sämtliche Metadaten und liefert damit die Datengrundlage für alle Auswertungen. Mittels Beladungssteuerung (SQL-Server Agent Jobs) werden in regelmäßigen Abständen alle dafür notwendigen Daten aus dem Dokumentenmanagement-System importiert.

Das Auswertungstool evidanza ermöglicht schließlich die Generierung der gewünschten Berichte. Dem Nutzer stehen hierbei vielfältige Filteroptionen zur Verfügung, die auch detaillierte Auswertungen abseits von Standardberichten zulassen, inklusive der Erstellung von Grafiken. Über eigene Zugänge können Abfragen nun außerdem direkt durch die jeweilige staatliche Organisation oder Verwaltungseinheit vorgenommen werden.

„Mit dem neuen Abfragesystem konnten wir signifikante Verbesserungen in allen Bereichen erzielen. So können nun die Auswahlkriterien für die Berichtserstellung je nach Informationsbedarf und gewünschter Detailtiefe einfach per Knopfdruck vom zuständigen Sachbearbeiter festgelegt werden. Daraus ergeben sich in Folge natürlich auch eine deutliche Zeitersparnis sowie ein Zugewinn an Flexibilität“, unterstreicht Reinhard Kronsteiner, Projektleiter cubido, die Vorteile der neuen Lösung.

„Im BRZ wiederum können freigewordene personelle Ressourcen zur Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems und damit für die eigentlichen Kernaufgaben eingesetzt werden“, so der Experte weiter.