Gestartet wurde das BI-Projekt bei der FHWien der WKW mit der Erstellung eines Prototyps, anhand dessen man sich bestimmte Kennzahlen über Studenten und Lehrpersonal näher anschauen konnte. Dabei wurde schnell klar, dass hier kein Weg an einer umfassenden Konsolidierung der Daten vorbeiführen würde. Konkret hieß das, Datenquellen und -kategorien klar zu definieren und Doppelspeicherungen in verschiedenen Systemen zu unterbinden. Parallel dazu wurde im Dialog mit den Fachabteilungen geklärt, welche Kennzahlen für das Business der FHWien der WKW relevant und welche Dimensionen bzw. Blickrichtungen auf die Daten wünschenswert sind.

Um Leistungseinbußen im täglichen Betrieb zu vermeiden, ging man in einem nächsten Schritt daran, die Daten aus den operativen Vorsystemen abzuziehen und in einem OLAP-Cube aufzubereiten. Dabei kam mit CuBIKit eine cubido Eigenentwicklung zum Einsatz, mit der die einzelnen Datensätze pro-aktiv geprüft und automatisiert mit Zieltabellen angereichert werden können.

Mittlerweile ist das erste Data Warehouse für den Bereich Lehre in Betrieb. Und der erfolgreichen Einbindung weiterer Abteilungen wie Finanzen, Personal, F&E und Qualitätsmanagement steht nichts mehr im Wege. „Auch weil wir“, wie Silke Tomasch betont, „im Zuge des Projekts nicht nur die Datenquellen konsolidiert, sondern auch die Abfragen weitestgehend standardisiert haben, um einen Wildwuchs bei den Ad-Hoc-Reports zu unterbinden.“

Kein Wunder, dass Silke Tomasch heute schon den Umstieg auf SharePoint (mit SQL Integration) überlegt, um Abfragen in Zukunft zentralisiert anbieten und – mit Berechtigungen versehen – noch präziser verteilen zu können.