Um die Prozesse in der Angebotserstellung zu optimieren und Medienbrüche zu vermeiden, beauftragte der global agierende und führende US-amerikanische Werkzeughersteller  Kennametal cubido mit der Programmierung einer Individualsoftware, mit der Angebote und Aufträge über eine Schnittstelle im SAP erstellt und bearbeitet werden können.

Innovation, Ausdauer und ein offenes Ohr für die Kundenbedürfnisse sind für Kennametal Inc. seit der Gründung 1938 kennzeichnend. Nach vielen Jahren der Forschung präsentierte der Metalllurge Philip M. McKenna 1938 erstmals eine Wolfram-Titankarbid-Legierung für Schneidwerkzeuge. Das Material stellte einen Produktivitätsdurchbruch in der Stahlbearbeitung dar. Die Werkzeuge von Kennametal schnitten schneller, hielten länger und vereinfachten dadurch die Metallverarbeitung u.a. im Automobil-, Flugzeug- und Maschinenbau.
Heute hat sich Kennametal zu einem globalen Hersteller und Anbieter einer breiten Palette von Werkzeugen, Verschleißteilen, Produkten und Serviceleistungen für die Branchen Metallbearbeitung, Berg- und Straßenbau und verwandte Märkte entwickelt. Kennametal erwirtschaftet mit 12.000 Beschäftigten weltweit einen Jahresumsatz von über zwei Mrd. US-Dollar, mehr als die Hälfte davon außerhalb der USA. Ungefähr 80 Prozent des Umsatzes entfallen auf Produkte für die Metallbearbeitung.
In den letzten drei Jahren wurde Kennametal von APQC, einer gemeinnützigen Organisation und international anerkanntem Marktführer für Benchmarking, Wissensmanagement sowie Mess- und Qualitätsprogramme, in der Klasse Produktentwicklung und Portfolio-Managementprozesse zum „Best-Practice Partner For Excellence in Our World“ ernannt.

 

Die Aufgabe: Prozessoptimierung in der Angebotserstellung

 

CNC-Maschinen werden mit verschiedensten Werkzeugen ausgerüstet. Diese Werkzeuge wiederum bestehen aus unterschiedlichen Komponenten, die alle individuell angefertigt und kombiniert werden müssen. Deshalb ist die Erstellung eines maßgeschneiderten Angebots zur Ausrüstung solcher Maschinen eine sehr aufwändige, oft wochenlang dauernde Aufgabe für die Ingenieure und Sachbearbeiter von Kennametal.

„Wir müssen bis zu 1000 Positionen für eine Maschine, die z.B. einen Motorblock komplett bearbeiten soll, zusammensuchen“, erklärt Jürgen Seifert von Kennametal. „Dazu kommen dann noch die Kundenstammdaten: Welche Rabatte gewähren wir diesem Kunden, in welcher Sprache und Währung soll das Angebot erstellt werden?“ Aus diesen mühsam aus verschiedenen Datenbanken zusammengetragenen Informationen erstellten die Kennametal-Mitarbeiter eine interne Kalkulation und ein formelles Angebot. Da trat dann das Problem auf, dass viele Werkzeuge neu waren, noch keine Artikelnummer hatten und ein Preis deshalb zunächst schwierig zu kalkulieren war. „Dann wünschte der Kunde Änderungen“, sagt Seifert. „All das musste manuell in Excel-Dateien eingegeben werden, vor allem mussten wir am Schluss den Auftrag wiederum manuell in SAP übertragen. Es war nicht praktikabel direkt in SAP diese Angebote zu erstellen. Man kann sich leicht vorstellen, dass hier immer wieder Tippfehler auftraten. Zudem hatten wir auf diese Weise keinen durchgehenden Überblick über den Status des Auftrags. Das wollten wir vereinfachen, automatisieren und Medienbrüche vermeiden. Wir suchten eine Software, mit der wir über eine Schnittstelle direkt im SAP arbeiten können.“

 

Die Lösung: Electronic Project Tool (EPT)

Für so eine spezielle Lösung konnte und wollte man kein internes Know-how aufbauen. Deshalb suchte man

einen externen Partner, holte verschiedene Angebote ein und entschied sich für cubido, den Spezialisten für individuell entwickelte Software. „Mich überzeugte die Kompetenz von cubido. Schon das erste Gespräch verlief sehr ergebnisorientiert. Als dann der Protyp präsentiert wurde, konnten wir uns vorstellen: Ja, das funktioniert, so wollen wir das haben“, erinnert sich Seifert. „Während der Entwicklung der Software wurden dann unsere Erwartungen von den cubido-Leuten noch übertroffen.“

cubido analysierte zunächst den Businessprozess. Daraus wurde ein Anforderungsprofil entwickelt: Was braucht Kennametal wirklich, wo kann optimierend in den Prozess eingegriffen werden, wo liegt das Einsparungspotenzial?

Aus diesen Anforderungen wurde speziell für Kennametal ein neues Tool entwickelt: Electronic Project Tool, kurz EPT. Es erstellt elektronisch unterstützt im Livezugriff auf SAP über eine Schnittstelle Angebote. Dabei werden automatisch die Stammdaten des Kunden aufgerufen (jeweilige Sprache, Rabattgruppe, Ansprechpartner usw.). Die passenden Werkzeuge kann sich der Mitarbeiter aus dem Artikelstamm heraussuchen. Er kann auch eine bestimmte Artikelnummer eingeben und darüber das Werkzeug finden. Für neue Werkzeuge wird eine Dummynummer vergeben. Daraus kann eine Gesamtkalkulation erstellt werden.

„Der entscheidende Vorteil zu früher: Man kann die Reihenfolge der Artikel beliebig ändern und jederzeit Änderungswünsche des Kunden einarbeiten“, sagt Jürgen Seifert. „Es gibt auch Textbausteine für das Anschreiben“. Aus den gesammelten Daten wird am Ende ein PDF-Preisblatt und Angebotsanschreiben erstellt.

 

Wenn die Bestellung erfolgt ist, wird das Angebot auf Knopfdruck in SAP in Form eines Auftrags importiert inklusiver aller Änderungen. Dort stößt dieser Auftrag automatisch die Fertigung von kundenspezifischen Lösungen und die jeweiligen Lager-Bedarfe an und wird weiterverarbeitet. „Damit sparen wir bis zu eine Woche, weil nichts mehr manuell übertragen werden muss“, sagt Seifert. „Kundenspezifische Lösungen werden automatisch erkannt und im der Teilestamm wird automatisch angelegt. Dieser steht somit für spätere Projekte wieder zur Verfügung.

 

Viele Angebote bestehen zu dreißig Prozent aus kundenspezifischen Lösungen.“
Die Vorteile von EPT liegen auf der Hand: Fehlervermeidung, Optimierung der Prozesse, schnelleres Feedback für Kunden, Kostenreduzierung, jederzeit Statusanzeige, bessere Performance und Bedienkomfort für den Anwender und somit für das Unternehmen.

„Wir haben uns für cubido entschieden, weil uns diese Spezialisten wirklich eine maßgeschneiderte Individuallösung bieten konnten und bei dieser Lösung keine Lizenzkosten für uns anfallen“, sagt Jürgen Seifert. 2004 wurde die erste Version von EPT erstellt – noch als Webclient-Version. Mittlerweile nutzt man bereits die brandneue Fullclient-Version. Deren Performance konnte noch einmal gegenüber der Webclient-Version deutlich gesteigert werden.