Die Österreichischen Bundesbahnen standen Anfang 2004 vor einer der größten Herausforderungen der vergangenen Jahre. Das gültige Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz wurde aufgrund von EU-Richtlinien auch auf Österreichs größten Verkehrsbetrieb, die ÖBB, ausgedehnt. Mit 01.01.2005 müssen die ÖBB-Bediensteten nach dem Kollektivvertrag behandelt werden und haben Anspruch auf die gesetzlich geregelten Ruhezeiten und Pausen  zwischen den Schichten.

Mega-Projekt mit Rekordzahlen

Für den Verkehrsbetrieb mit seinen insgesamt 7000 Mitarbeitern in der Traktion GmbH bedeutete dieser Schritt eine gänzliche Neustrukturierung der Personaleinsatz-Planung als Grundlage für die Lohnverrechnung. Ein Mammut-Projekt, wenn man sich die Zahlen und Fakten vor Augen hält: Rund 150 Anwender in der Personaleinsatz-Planung (PEP) erstellen in zwei Monaten durchschnittlich für 7.000 Lokführer und sonstige Mitarbeiter der Traktion Gmbh sowie 2.000 Zugbegleiter der ÖBB-PV-AG insgesamt 276.000 Schichten und 69.000 Wochenruhen, welche in der Folge von rund 400 Mitarbeitern disponiert werden. Dabei werden etwa 20 verschiedene Tätigkeiten eingeplant, die auch unterschiedlich entlohnt werden. Unter Berücksichtigung der diversen Tätigkeiten sind im selben Zeitraum mehr als 3,8 Millionen einzelne Arbeitsschritte zu planen.

Unter großem Zeitdruck musste innerhalb eines halben Jahres bis Ende 2004 ein neues System für die Personaleinsatz-Planung entwickelt werden. Folgende Kriterien sollten dabei erfüllt werden:

• Einhaltung des Arbeitszeit/Arbeitsruhegesetzes und der neuen ÖBB-Kollektivverträge
• einheitliche Planung und Abrechnung aller Geschäftsfelder über eine Applikation
• automatisierter Datenabgleich mit dem Lohnverrechnungssystem SAP

Den Zuschlag für die Unterstützung bei Planung und Umsetzung des Mega-Projektes erhielt im Mai 2004 der oberösterreichische IT-Beratungspartner cubido business solutions gmbh, der eine Datenbanklösung auf der Basis von Microsoft Windows Advanced Server 2000 und Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition befürwortete. Die Personaleinsatzplanung und Disponierung wurde bis dahin über verschiedene Einzelsysteme abgewickelt, die auf geografische Orte begrenzt waren und nur eingeschränkt miteinander kommunizieren konnten. „Für die Planung der Personaleinsätze waren regelmäßig E-Mail- oder Telefonanfragen an die einzelnen Standorte notwendig, und dennoch waren Doppel oder Fehlbesetzungen nie ganz auszuschließen“, schildert der IT-Verantwortliche aus dem ÖBB-Bereich Traktion, Ing. Oliver Elsner, die Schwächen des abgelösten Systems.

Vor diesem Hintergrund bestand die Hauptanforderung in der Schaffung eines österreichweiten, einheitlichen PEP-Systems. „Für die Planung der Lokomotiven hat die ÖBB Traktion Gmbh schon länger eine SQL-Server-Lösung in Betrieb, mit der sie sehr gute Erfahrungen gemacht hat“, berichtet der zuständige Projektleiter bei cubido business solutions, Klaus Gutschireiter. „Daher war die Umstellung des PEP-Systems auf Microsoft SQL Server 2000 ein logischer Schritt.“ Dazu kommt auch die enge inhaltliche Verflechtung beider Themen, so dass in der Praxis de facto eine Datenbank-Lösung mit zwei Anwendersystemen entwickelt wurde.

„Mit der SQL-Server-Lösung verfügen wir nun über ein höchst leistungsfähiges Planungsinstrument, das ein transparentes und zuverlässiges Arbeiten ermöglicht. Durch effizientere Abläufe und den Wegfall von persönlichen Anfragen ersparen wir uns nun im Prozess der Personaleinsatzplanung die Menge an Zeit, die wir auf Grund der geänderten Rahmenbedingungen des Arbeitszeit/Arbeitsruhegesetzes sonst hätten aufwenden müssen“, zieht Elsner eine erste Bilanz nach zwei Monaten Praxis mit dem neuen System. „Ein zusätzlicher Mehraufwand von 20 Prozent konnte somit verhindert werden.“

Eine weitere wesentliche Funktion für die Zugriffsoptimierung sind die temporären Tabellen, die besonders für die Bearbeitung von Gruppen bedeutsam sind. Will man beispielsweise Informationen von 100 Lokführern abrufen, so wird von dieser Datengruppe eine Kopie erstellt, mit der der Benutzer arbeiten kann. Auf diese Weise sind die Originaldaten nur kurze Zeit gesperrt. Auch die Funktion für die Anpassung von Indizes ermöglicht effizientes Arbeiten ohne Stillstandszeiten. Bei vielen Datenbank-Systemen kommt es bei der Anpassung der Indizes, die das Auffinden von Informationen in dem Volumen von mehreren Millionen Datensätzen gewährleisten, zu Stillstandszeiten. Die SQL-Server-Lösung hingegen besticht durch eine leistungsstarke Funktion für die Reorganisation von Indizes, die Anpassungen im Hintergrund ohne Stillstandszeiten ermöglicht.