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Was ist eigentlich BPM?

BPM. Beats per Minute? Oder Broadcast & Professional Media GmbH? BPM steht für Vieles, jedoch möchte ich heute den Begriff „Business Process Management“ näher betrachten. Denn was versteht man darunter eigentlich im Detail? Handelt es sich hier rein um die Zusammensetzung moderner Wörter, dem „Business Process“ und dem „Management“? Lässt sich die Definition aus den einzelnen Begriffen herleiten? Setze ich Business Process Management in meinem Unternehmen ein, wenn ich einige Abläufe automatisiert habe? Meine Antwort dazu ist ganz klar: nein. Es steckt viel mehr dahinter.

Oft wird der Begriff synonym zu Prozessmanagement, Geschäftsprozessmanagement, Prozessmodellierung verwendet. Einige kennen BPM als die Dokumentation und Modellierung von Prozessen, andere, meist eher auf der technischen Seite angesiedelt, verstehen darunter das reine Workflowmanagement, das zur Ausführung und Automatisierung von Prozessen beiträgt. Meiner Meinung nach haben beide Betrachtungsweisen ihre Richtigkeit und auch ihre Berechtigung, jedoch erst die Kombination aus all diesen „Funktionen“ und noch vieles mehr bilden den gesamten Zyklus des Business Process Managements ab.

Nun habe ich mich auf die Suche nach DER Definition für Business Process Management gemacht, wurde aber enttäuscht. Es gibt nicht DIE eine Definition.

Eine Definition, die mir persönlich gut gefällt, ist jene der European Association of BPM, denn sie verdeutlicht den Umfang dieses Themas.

Die englische Bezeichnung „Business Process Management“ wird als Synonym für Geschäftsprozessmanagement oder auch einfach Prozessmanagement verwendet. Als Prozess wird eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten definiert, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen. Ziel ist es einen Kundennutzen zu schaffen und damit einen Wert für das Unternehmen zu generieren. BPM ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit auch die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Ziele zu erreichen. BPM umfasst die bewusste und zunehmend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von Beginn bis Ende der Prozesse. (Association of BPM, 2009)

Im Folgenden möchte ich euch meine Interpretation dieser Definition näherbringen:

„Ziel ist es einen Kundennutzen zu schaffen und damit einen Wert für das Unternehmen zu generieren.“

BPM kümmert sich nicht um alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen, sondern besonders um jene, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Im Mittelpunkt dieser Ziele steht im BPM der Kunde. Die gesamte Kette vom Kunden zum Kunden soll in diesen Prozessen durchlaufen werden.

  •  „…von Mensch oder Maschine ausgeführt werden“ bzw. „sowohl automatisierte als auch nicht automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern…“ und
  •   „…umfasst die bewusste und zunehmend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von Beginn bis Ende der Prozesse“

Prozesse bzw. Prozessschritte können sowohl manuell vom Menschen, als auch automatisch durch Systeme ausgeführt werden. Es geht nicht in erster Linie darum, alle Prozesse zu automatisieren. Natürlich macht es oft Sinn, manchmal aber auch nicht. Manche Prozesse bilden auch einen Mehraufwand, wenn Sie automatisiert bzw. nur teilweise automatisiert werden.

Zusätzlich zu dieser Definition möchte ich noch zwei Punkte ergänzen, die meiner Meinung nach in der Definition zu kurz kommen: BPM ist keine reine Business- oder IT-Aufgabe, sondern eine Kombination. Dieses Zusammenspiel ist die Schwierigkeit, aber auch der große Vorteil von BPM. So kann das Know-how von beiden Seiten genutzt werden und bei der richtigen Anwendung Bereicherung für beide Gebiete darstellen.

Außerdem macht besonders die Wiederholung all dieser Schritte das BPM aus. Wichtig ist vor allem, dass die Prozesse nicht nur einmal dokumentiert oder modelliert werden, sondern diese immer wieder gemessen und auch verbessert werden. Es handelt sich also nicht um einen einmaligen Ablauf, sondern um einen Zyklus, der immer wieder von vorne beginnt. Den sogenannten BPM Cycle. Aber dazu mehr beim nächsten Mal.

Zum Schluss noch ein paar Tipps für den ersten Schritt im BPM Cycle: dem Design.

Wenn Sie einen neuen Prozess evaluieren wollen, achten Sie vorerst noch gar nicht auf die Reihenfolge der Schritte innerhalb des Prozesses. Sie verlieren sich sonst schon zu Beginn sehr schnell in Problemen wie zum Beispiel, WANN?, von WEM? und WIE?. Im ersten Schritt sollte es aber vor allem auf das WAS ankommen.

Notieren Sie die einzelnen Prozessschritte auf Kärtchen, unabhängig von der Reihenfolge des Ablaufs. Wenn Sie das Gefühl haben, alle Schritte gesammelt zu haben, suchen Sie sich eine große freie Fläche an der Wand. Sie können die Kärtchen mit Tixo, Magnet oder Pins befestigen. Das wichtigste ist, viel Platz.

Zusätzlich, holen Sie sich eine unbeteiligte Person, die als Moderator fungiert um Sie davon abzuhalten, das große Ganze zu vergessen. Er kann außerdem Fragen einbringen kann, die beteiligte Personen als selbstverständlich erachten.

Soviel zum ersten Schritt des BPM Cycles. Mehr Infos dazu gibt’s in meinem nächsten Beitrag. Bis dahin, viel Spaß beim Ausprobieren!

Blog | Business Process Management
24. Oktober 2016 von Lisa Stix
Werbeagentur Moremedia, Linz