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Der BPM Cycle

Was man unter BPM versteht haben wir uns bereits in meinem letzten Beitrag genauer angesehen. Aber was hilft eine Definition bzw das „WAS“ ohne die mögliche Umsetzung bzw. dem „WIE“?

Im BPM spricht man vom sogenannten BPM Cycle, den auch Sie wahrscheinlich instinktiv, vielleicht in einer abgewandelten Form durchlaufen, wenn Sie sich bereits mit internen Prozessen beschäftigt haben. So wie in den meisten Fällen beginnt man mit einer Analyse und endet mit der Inbetriebnahme und beginnt dann von Neuem wieder mit einer aufbauenden Analyse, da auch bestehende Prozesse gegebenenfalls geändert oder verbessert werden können. Zusammengefasst gibt es im Wesentlichen drei Schritte:

 

1. Schritt: Analyse und Modellierung

Zu diesem Thema möchte ich Ihnen drei „Werkzeuge“ mitgeben, welche ich selbst auch sehr gerne verwende. Sie helfen einen Überblick zu schaffen und bieten einen Einstig in eine sorgfältige Analyse:

  • Prozessbeschreibung. Hier wird jeder einzelne Prozessschritt aufgelistet und detailliert beschrieben. Zusäztlich wird für jeden einzelnen Schritt – wenn vorhanden – ein Verbesserungsansatz aufgezeigt.
  • Eine weitere Möglichkeit zur Erhebung der Ist-Situation ist die Berechnung der Value and Cycle Time. Hier werden sowohl Durchlauf- als auch Liegezeiten für jeden einzelnen Schritt berechnet und zum Schluss eine sogenannte „Fluss-Rate“ berechnet, die die Bearbeitungszeit der Durchlaufzeit gegenüberstellt. Umso höher der berechnete Wert umsobesser ist die Fluss-Rate in ihrem Unternehmen und umso weniger Liegezeiten gibt es.
  • Eine dritte Möglichkeit ist die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (FEMA) welche sich besonders mit den Risiken der Prozessschritte beschäftigt.

Um den Ablauf graphisch darstellen zu können gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die zwei bekanntesten Modellierungsnotationen sind die (e)EPK, (erweiterte) ereignisgesteuerte Prozesskette und die BPMN (2.0) Business Process Model and Notation. Die (e)EPK ist mit einem Ablaufdiagramm vergleichbar. Die BPMN hingegen ist eine sogenannte Swimlane-Notation (siehe Abbildung „Swimlane“). Hier wird jede Rolle als eigene Zeile modelliert. Somit ist auf einen Blick erkennbar, wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist.

 

2. Schritt: Implementierung und Automatisierung

Sie stehen hier vor der Auswahl unzähliger Werkzeuge und haben dabei im Prinzip drei Möglichkeiten:

  • Sie skripten Ihre Prozesse komplett ohne jegliche Visualierung und Hilfe von weiteren Systemen
  • Sie verwenden Systeme, welche die Möglichkeit bereitstellen innerhalb des eigenen Systems Prozesse zu automatisieren
  • Sie verwenden Workflowmanagementsysteme oder BPM Systeme (darauf werde ich später noch zurückkommen), welche die Steuerung systemübergreifender Abläufe im Unternehmen ermöglichen.

Jede dieser Alternativen bietet seine Vorteile und die Entscheidung für eine Variante ist von vielen Faktoren abhängig. Oft wird auch eine Kombination aus mehreren Alternativen verwendet.

 

3. Schritt: Monitoring und Verbesserung

Um die an einem Prozess beteiligten Personen bestmöglich unterstützen zu können und zusätzlich sowohl Zeit als auch Geld zu sparen (Vermeidung von Liegezeiten, Optimierung von Abläufen…) müssen Prozesse immer wieder überprüft und analysiert werden.

Gerne unterstützen und beraten wir Sie beginnend mit der Analyse und Modellierung bis hin zur Automatisierung und Optimierung.

Eine Möglichkeit alle drei Schritte zu vereinen und das BPM bestmöglich zu unterstützen bietet eine sogenannte BPM Suite bzw. ein BPM System. Hier können Sie die Modellierung, Implemeniterung (Automatisierung) und die Analyse in einem System vereinen.

 

Wie eine solche BPM Suite aussehen kann und was sich hinter FireStart versteckt, dazu mehr in meinem nächsten Beitrag.

Blog | Business Process Management
02. Februar 2017 von Lisa Stix
Werbeagentur Moremedia, Linz