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4youCard mit cubido

Schon 150.000 Jugendliche verwenden die 4youCard, die Vorteilskarte des Landes Oberösterreich. Tendenz steigend. Die Karte sollte schneller und sicherer als bisher ausgegeben werden, mit optimalem Datenschutz und geprüfter Altersangabe. Die Umsetzung vertraute der Verein 4YOUgend dem Systemhaus cubido in Leonding bei Linz an.

„cubido hat das sehr gut gemacht, in time und ohne Kostenüberschreitung. Bei uns herrscht höchste Zufriedenheit, dieses Systemhaus ist sehr zu empfehlen.“
Markus Hager, Geschäftsführer 4YOUgend

Jeder Oberösterreicher zwischen 12 und 26 kann kostenlos die 4youCard bekommen, die Jugendkarte des Landes. Die Jugendlichen kaufen damit bei rund 500 Geschäften und Betrieben günstiger ein und erhalten ermäßigte Tickets bei Veranstaltungen. Anders als andere Vorteilskarten enthält die 4youCard aber auch ein Foto mit Namen, Adresse und Geburtsdatum und gilt als Ausweis, vor allem als Altersnachweis. Sehr nützlich für den Zutritt zu Lokalen und Events.

Ein Fall von Insourcing

„Anfang 2008 beschloss das Land Oberösterreich, die 4youCard weiter zu verbessern, speziell was die Verlässlichkeit und Sicherheit der Daten betrifft“, erklärt Markus J. Hager, Geschäftsführer des Vereins 4YOUgend in Linz. „Bisher erfolgte der Druck der Karten außer Haus in Graz, wo auch ein Großteil der Daten lag. Diese Aufgabe wollten wir nach Linz holen und im eigenen Haus erledigen.“

Der Verein 4YOUgend entstand auf Initiative des oberösterreichischen Landesjugendreferates, um die Organisation der 4youCard abzuwickeln und andere Jugendprojekte umzusetzen, beispielsweise Events. Mittlerweile unterstützen auch das Jugendministerium und die Europäische Kommission den gemeinnützigen Verein in Linz. Das Team besteht aus 11 Angestellten und rund 20 freien Mitarbeitern und Helfern, je nach Event.

Knirschen in der Datenbank

Die Karten ließ 4YOUgend bisher außer Haus produzieren. Der Verein sammelte die Anträge – ausgefüllte Formulare mit beigelegtem Foto – und schickte sie zu einer Grazer Spezialdruckerei. Dort wurden die Anträge abgetippt, die Fotos gescannt, die Daten gespeichert und die Karten ausgedruckt. Nachteil: Die Datenbank befand sich somit außer Haus und der Verein musste parallel eine zweite Datenbank führen, um einen Überblick über alle Karteninhaber zu behalten.

Diese zweite Datenbank, vor Jahren als semi-professionelles Hilfsmittel erstellt, war der großen Zahl von 150.000 Card-Usern längst nicht mehr gewachsen, es knirschte im Gebälk. Bedient werden konnte sie überhaupt nur noch von einigen wenigen Eingeweihten. Schnelle, flexible Änderungen waren schwer: Falls ein Jugendlicher einmal seine Karte verloren hatte und rasch Ersatz brauchte, konnte es manchmal eine Weile dauern, bis die Druckerei die Zeit fand, um eine neue herzustellen. Auch Adressänderungen konnten zu Fehlern führen, weil der Datenabgleich zwischen Linz und Graz nicht wirklich überprüft werden konnte. Kurz, hier gab es inzwischen Raum für Verbesserungen.

Prüfung der Altersangaben

Vor allem sollte, so die Vorstellung des Landes, eine verlässliche Prüfung der Angaben auf dem Formular erfolgen. Beispielsweise um eine falsche Altersangabe unmöglich zu machen. Dazu müsste 4YOUgend die Daten selbst erfassen, aber noch vor dem Druck zur Kontrolle an das Land Oberösterreich schicken, wo die Angaben anhand des Zentralen Melderegisters überprüft würden. Das bedeutete, dass die gesamte Abwicklung anders als bisher ablaufen müsste, mit Kartenproduktion im Verein selbst.

Der eigentliche Druck der Karten stellte das geringste Problem dar. Dafür gibt es mittlerweile kleine Bürodrucker, von denen 4YOUgend zwei anschaffte – fertig. Als anspruchsvoll erwies sich jedoch die Frage der Software: 4YOUgend benötigte eine Applikation, um die Personenangaben einzutippen, das Foto zu scannen, die Daten zur Überprüfung an das Land Oberösterreich zu senden und von dort wieder zu empfangen, dann die Karten zu produzieren, Begleitbriefe zu drucken und alle Daten schließlich in einer Datenbank abzuspeichern.

cubido – wer sonst?

4YOUgend nahm eine öffentliche Ausschreibung vor und erteilte den Auftrag Mitte April 2008 an das Systemhaus cubido in Leonding. Der Schwerpunkt von cubido, einem Unternehmen der ACP Gruppe, liegt auf der hoch qualifizierten Software-Entwicklung rund um jede Art von Datennutzung. Dazu gehören Datenbank-Systeme, die Auswertung von Daten oder der Datenfluss durch verschiedene Anwendungen. „cubido verwendet, soweit es irgend möglich ist, bewährte Standard-Software, die wir an die Anforderungen des Kunden adaptieren“, schildert Wolfgang Ennikl, Geschäftsführer von cubido. „Damit sind die Lösungen effizient und zukunftssicher.“ Was für 4YOUgend perfekt passte.

Den Zuschlag erhielt cubido aus zwei Gründen. „Der Preis war unerwartet günstig“, merkt Hager an. „Vor allem aber war cubido einer der wenigen Anbieter, die wirklich auf unsere Situation eingegangen sind. Als dann auch noch der Preis stimmte – cubido, wer sonst?“

Ein zweiköpfiges cubido-Team entwickelte binnen viereinhalb Monaten eine Lösung, die weitgehend mit Standard-Komponenten arbeitet, entsprechend der Linie des Unternehmens. Dabei kam neueste Technologie zum Einsatz: Als Datenbank dient der Microsoft SQL Server, die Applikation ist eine Windows-Software für Full Clients, erstellt mit dem neuen Grafik-Framework Windows Presentation Foundation (WPF). Für die Schnittstellen setzte man Webservices ein: als Bindeglieder zwischen Applikation und Datenbank und für den Datenaustausch mit dem Land Oberösterreich.

Wo ist Stefanies Karte?

Die Lösung erledigt sämtliche Aufgaben rund um die 4youCard und bietet eine einfache, verständliche Bedienung. Wenn die Mitarbeiter des Vereins einen Kartenantrag von Stefanie Musterhuber erhalten, scannen sie ihn direkt mit dieser Software, scannen auch das Foto, speisen die Angaben in die Datenbank ein und senden sie zur Überprüfung an das Land Oberösterreich. Die Lösung enthält einen Workflow, sie zeigt in diesem Fall also an, dass auf eine Bestätigung gewartet wird. War die Überprüfung positiv, können die Mitarbeiter Stefanies Karte zusammen mit einem Begleitbrief ausdrucken und für den Versand vorbereiten.

Um zu gewährleisten, dass Stefanies Karte auch tatsächlich versendet wird und nicht etwa im Drucker stecken bleibt, findet vor der Poststelle noch eine letzte Kontrolle statt: Der Begleitbrief an Stefanie enthält einen Barcode, der vor dem Postversand eingelesen wird. Damit „weiß“ das System, dass Stefanies Karte wirklich in die Post ging. Der Job wird im Workflow als „erledigt“ abgehakt. Und wenn Stefanie ungeduldig anruft, ob ihre Karte schon unterwegs ist, kann der Kollege am Telefon nach einem raschen Blick in die Datenbank mit einem überzeugten „Ja“ antworten.

Kontrolle ist besser

cubido musste außerdem die Sonderformen der 4youCard berücksichtigen. Es gibt die Karte auch in der Form der LehrlingsCard, in einer Sonderedition für die Landjugend und als Co-Brand zusammen mit der Jugendkarte der ÖBB. Rainer Worbis, Projektleiter bei cubido, beschreibt die Feinheiten: „Wir mussten möglichst vermeiden, dass ein und dieselbe Person in der Datenbank mehrmals vorkommt. Das könnte passieren, wenn Karten bei unterschiedlichen Stellen beantragt werden oder wenn Adressänderungen fehlerhaft abgespeichert sind. Unser Software nimmt verbesserte Ähnlichkeitsprüfungen vor, damit sind Dubletten nahezu ausgeschlossen.“

Im August 2008 führte cubido die letzten Tests durch, pünktlich mit 1. September ging die Lösung in Echtbetrieb. Keinen Tag zu früh: Mit Schulanfang rollt regelmäßig eine Flut an Neuanträgen heran. Was niemand außer cubido-Kunden erwartet hätte: Die Software funktionierte auf Anhieb und erfüllte alle Erwartungen. „cubido hat das sehr gut gemacht, in time und ohne Kostenüberschreitung“, resümiert Hager. „Bei uns herrscht höchste Zufriedenheit, dieses Systemhaus ist sehr zu empfehlen.“

Der Kunde

4YOUGend
www.4yougend.at

Der Verein 4YOUgend entstand auf Initiative des oberösterreichischen Landesjugendreferates, um die Organisation der 4youCard abzuwickeln und andere Jugendprojekte umzusetzen, beispielsweise Events. Mittlerweile unterstützen auch das Jugendministerium und die Europäische Kommission den gemeinnützigen Verein in Linz. Das Team besteht aus 11 Angestellten und rund 20 freien Mitarbeitern und Helfern, je nach Event.
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