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Bundesrechenzentrum verbessert Berichtswesen

Staatliche Organisationen und Verwaltungseinheiten sind zu einer regelmäßigen Fortschrittsdokumentation über die Bearbeitung von Dokumenten und Akten verpflichtet. Die hierfür benötigten Auswertungen und Statistiken liefert das Bundesrechenzentrum über Metadaten aus dem Dokumentenmanagement-System der Republik Österreich. Mit Unterstützung durch cubido wurden die zugrunde liegenden Arbeitsprozesse optimiert.

„Die Spezialisten von cubido haben von der Konzeption bis hin zur Umsetzung dieses IT-Projekts hervorragende Arbeit geleistet. Mit der neuen Lösung konnten wir sowohl unsere eigenen Arbeitsabläufe wesentlich optimieren wie gleichzeitig auch diejenigen unserer Kunden.“
​Johann Siegl, Leiter ELAK Competence Center

„Mit unserem bisherigen Auswertungstool war eine automatisierte Zusammenstellung der benötigten Informationen nur sehr eingeschränkt möglich. Eine Abteilung von zehn Personen war neben der Wartung des Dokumentenmanagement-Systems dauerhaft mit der Erstellung angeforderter Statistiken betraut. Für jeden einzelnen Bericht musste durchschnittlich ein halber Arbeitstag eingeplant werden“, erklärt Johann Siegl, Leiter ELAK Competence Center, den zeitlichen und personellen Bearbeitungsaufwand eingehender Anfragen.

Nach eingehender Analyse der bestehenden IT-Strukturen und aller Anforderungen des BRZ, wurde ein Datawarehouse auf Basis SQL Server erstellt. Dieses bietet eine konsolidierte Sicht auf sämtliche Metadaten und liefert damit die Datengrundlage für alle Auswertungen. Mittels Beladungssteuerung (SQL-Server Agent Jobs) werden in regelmäßigen Abständen alle dafür notwendigen Daten aus dem Dokumentenmanagement-System importiert.

Das Auswertungstool evidanza ermöglicht schließlich die Generierung der gewünschten Berichte. Dem Nutzer stehen hierbei vielfältige Filteroptionen zur Verfügung, die auch detaillierte Auswertungen abseits von Standardberichten zulassen, inklusive der Erstellung von Grafiken. Über eigene Zugänge können Abfragen nun außerdem direkt durch die jeweilige staatliche Organisation oder Verwaltungseinheit vorgenommen werden.

„Mit dem neuen Abfragesystem konnten wir signifikante Verbesserungen in allen Bereichen erzielen. So können nun die Auswahlkriterien für die Berichtserstellung je nach Informationsbedarf und gewünschter Detailtiefe einfach per Knopfdruck vom zuständigen Sachbearbeiter festgelegt werden. Daraus ergeben sich in Folge natürlich auch eine deutliche Zeitersparnis sowie ein Zugewinn an Flexibilität“, unterstreicht Reinhard Kronsteiner, Projektleiter cubido, die Vorteile der neuen Lösung. 

„Im BRZ wiederum können freigewordene personelle Ressourcen zur Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems und damit für die eigentlichen Kernaufgaben eingesetzt werden“, so der Experte weiter.

Der Kunde

Bundesrechenzentrum
www.brz.gv.at

Die Bundesrechenzentrum GmbH ist der IT-Dienstleister und marktführender E-Government-Partner der österreichischen Bundesverwaltung.
Die Herausforderung

Vereinfachung der Erstellung detaillierter Berichte basierend auf Daten des Dokumentenmanagement-Systems der Republik Österreich.

Die Lösung

Ein Datawarehouse liefert die Datengrundlage für alle Auswertungen. Das Auswertungstool evidanza ermöglicht den BRZ-Kunden die Self-Service-Erstellung aller benötigten Berichte.

Die Vorteile
  • Detailliertere Abfragen
  • Zeitersparnis
  • Höhere Flexibilität
  • Freiwerden personeller Ressourcen
  • Fokussierung auf Kernaufgaben
Werbeagentur Moremedia, Linz