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CuPlan - neue Einsichten im Budgetplanungsprozess

Für das Verkehrsbüro konnte cubido eine erhebliche Verkürzung der Budgetierungszeit durch den Einsatz der eigens entwickelten Business-Intelligence-Lösung CuPlan erreichen.

„Durch die Einführung von CuPlan haben wir im Unternehmen 600 Personentage eingespart. Zuvor haben wir in der Abteilung und die Verantwortlichen für die jeweiligen Kostenstellen viel Zeit mit dem Verschicken von Tabellen verloren. Nun können wir diese Zeit sinnvoller nutzen.“
Michael Schmickl, Controllingleiter der Verkehrsbüro Gruppe

Seine Abteilung kann sich verstärkt mit der Planung statt dem mühsamen Füllen von Vorlagen beschäftigen: Zuvor zog sich der Budgetier-Prozess von Juli bis November; nun beginnt Schmickl im Oktober und hat die Budgetierung innerhalb eines einzigen Monats abgeschlossen. In den einzelnen Teilbereichen des Unternehmens bleibt für die Verantwortlichen zudem mehr Zeit für das operative Geschäft – das kurbelt entsprechend den Umsatz an. 

Die Verkehrsbüro Gruppe hat in Summe 550 Kostenstellen, bestehend aus rund 130 Filialen, 33 Hotels im In- und Ausland und diversen Fachabteilungen. Ein Unternehmen dieser Größe kommt an einem effizienten Management von Unternehmensdaten nicht vorbei. „Unsere Lösung ist optimal für Unternehmen mit vielen oder räumlich stark verteilten Usern“, sagt Wolfgang Ennikl, Geschäftsführer cubido. Das zeigt sich auch im Kosten/Nutzen-Verhältnis: Ein kleines Unternehmen mit nur drei Planern ist vermutlich mit einer Standard-Lösung besser bedient, da die Lizenzkosten insgesamt relativ niedrig sind. Wer allerdings mehrere User hat, für den rentiert sich in jedem Fall finanziell, auf eine maßgeschneiderte Lösung wie CuPlan von cubido zu setzen. „Ein Produkt von der Stange hätten wir massiv anpassen müssen“, erläutert Helmut Richter, Geschäftsführer Ruefa Reisen, die Entscheidung zu CuPlan: „Es hätte auch finanziell für uns keinen Sinn gemacht, die Standardsoftware zuerst zu zerlegen und dann neu zusammen zu setzen.“

Intuitive Bedienung

Auch wenn die Steigerung der Effizienz durch CuPlan beachtlich ist: Viele Unternehmen setzen dennoch auf die altbekannte Tabellenkalkulation – Grund ist meist die Ungewissheit des Neuen: Wer eine Software kennt, der möchte sie weiter verwenden und ungern wechseln. Mit CuPlan hat Richter aber sehr positive Erfahrungen gemacht: „Die Menüführung ist innovativ, einfach und selbsterklärend; wir mussten kaum Schulungen machen.“ Und der Nutzen für die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens ist auch offensichtlich: Früher schickten die Mitarbeiter Reports an die Controller, ohne einen Sinn darin zu sehen – heute hingegen geben sie die Daten in die Gewinn- und Verlustrechnung ein und sehen bei jeder Änderung einer Kennzahl die entsprechenden Auswirkungen auf die Performance. Es gibt einen PLAN/IST-Vergleich und einen Vergleich zwischen Vergangenheit und Gegenwart – denn die Daten der vergangenen Quartale sollen dazu dienen, die richtigen Aussagen für die Zukunft treffen zu können, auch außerhalb der Zentrale. „Die Mitarbeiter sollen Spaß mit dem Produkt haben“, sagt Ennikl: „Sie sollen nicht nur Zahlen liefern, sondern auch Informationen bekommen.“​

Effizienter Rollout​

Den Rollout hat Wolfgang Baier, IT-Leiter des Verkehrsbüro, im April gestartet, Produktionsbeginn war im September. Es wurden rund 300 Rechner umgestellt. „Mit cubido haben wir während des gesamten Prozesses eng zusammen gearbeitet“, sagt Baier: „Sie waren sehr professionell und lösungsorientiert.“ Denn bei individueller Software gibt es stets Anpassungen, die gemacht werden müssen; etwa werden einzelne Features im Lauf der partnerschaftlichen Planung der Lösung aus dem Programm genommen und dafür andere hinzugefügt.
 
„Uns ist wichtig, dass wir nicht nur ein Pflichtenheft runter programmieren“, sagt Ennikl. Stattdessen versucht cubido, die Kundensicht und die jeweilige Branche zu verstehen, Input aus den bisherigen Erfahrungen zu geben. Wünscht sich ein Kunde spezifisch fünf Module, so berät cubido: Oft kommt es vor, dass eines davon gar nicht benötigt, dafür ein anderes, vom Kunden bisher nicht bedachtes aber dringend gebraucht wird. „Um die optimale Lösung zu entwickeln, setzen wir uns mit den einzelnen Unternehmen intensiv auseinander“, ist Ennikls Erfolgsrezept: „Und in der engen Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen können wir uns an die Anforderungen anpassen.“ Wird ein Feature erst in der Zukunft benötigt, ist das ebenfalls kein Problem: Da die Software modular aufgebaut ist, können jederzeit neue Elemente hinzu programmiert werden. 

Anders als bei Software von der Stange fallen dem Verkehrsbüro für CuPlan keine Lizenzgebühren an – denn die Software war Auftragsarbeit. „Es ist zu früh für uns, um Aussagen über den ROI zu treffen“, sagt Schmickl, schließt aber: „Rentiert hat sich die Investition auf jeden Fall wegen der geringen Durchlaufzeit – wir haben jetzt wieder mehr Zeit für unsere eigentliche Arbeit.“​​

Der Kunde

Verkehrsbüro Group
www.verkehrsbuero.com

Vom Ticketschalter zum größten österreichischen Tourismuskonzern: Die Verkehrsbüro Gruppe kann auf über 90 Jahre erfolgreiche Geschäftstätigkeit in Österreich zurückblicken und unterhält heute mit 120 Ruefa Reisebüros auch das dichteste nationale Filialnetz.
Werbeagentur Moremedia, Linz