#GemeinsamStark - Wie RPA im Kampf gegen COVID-19 hilft

Christoph Heichinger
Donnerstag, 02. April 2020

Der effiziente Einsatz mit vorhanden und kritischen Ressourcen ist gerade in Krisen-Zeiten essenziell. Derzeit kommt es aber, neben fehlender Ausrüstung, oft auch gerade bei jenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Engpässen, die mit Hochdruck an der Bewältigung der Krise arbeiten. Diese müssen bestmöglich unterstützt und nicht mit administrativem Overhead belastet werden. 

Robotic Process Automation (RPA) hat das Potential, genau diese Schlüsselarbeitskräfte freizuspielen, indem sie von immer wiederkehrenden, administrativen Tätigkeiten entlastet werden. Wie schon im letzten Blogbeitrag von meiner Kollegin Lisa Stix angekündigt, bietet unser Partner UiPath für Betriebe in der Gesundheitsbranche bis zum 30.09.2020 kostenlos Robots zur Bewältigung der Corona Krise in Österreich an.

Zusätzlich gibt es (für alle Unternehmen) bis zum 30.4.2020 den UiPath Automation Hub für ein Jahr kostenlos. Dieses Werkzeug ist für all jene optimal, die jetzt in der Krise unmittelbar nichts verändern möchten, jedoch schon jetzt mit einer Aufzeichnung beginnen wollen, was nach der Krise optimiert werden soll. Der UiPath Automation Hub dient dazu, dass Mitarbeiter Ideen zur Prozessautomatisierung strukturiert einreichen können. Mit dem UiPath Automation Hub kann der Prozess mittels integriertem „Task Capturing“ Tool einfach aufgezeichnet werden. Anschließend wird diese Aufzeichnung in ein Portal hochgeladen, bei dem der Benutzer noch ein paar Fragen zu Häufigkeit, Standardisierung etc. beantwortet. Am Ende bekommt man ein Punktezahl, die angibt, wie gut sich dieser Prozess zur Automatisierung eignet. Prozesse mit einer hohen Punktzahl können anschließend in der Automatisierung gegenüber jenen mit einer niedrigeren Punktezahl priorisiert werden. 

Welche Prozesse wurden mit der UiPath Technologie in Zusammenhang mit COVID-19 bereits umgesetzt? 

Hier eine Zusammenfassung der Top 10 COVID-19 Usecases unseres Partners UiPath:

Covid_UseCases

Beispielhaft möchte ich folgende zwei Fallbeispiele herausheben:

In den USA müssen alle COVID-19 Neuerkrankungen an das Center for Disease Control (CDC) gemeldet werden. Das Testprotokoll sieht vor, dass überprüft werden muss, ob von dem Patienten bereits eine elektronische Krankenakte existiert. Ist der Patient noch nicht im System, muss er angelegt werden. Die Patientendaten müssen anschließend an das CDC gesendet und auch an den Patienten zurückgemeldet werden. Eines der größten Krankenhäuser in den USA hat innerhalb von 48 Stunden einen Attended Robot eingerichtet. Dieser nimmt nun die Patientendaten auf, überprüft über eine Citrix-Umgebung, ob der Patient bereits im System vorhanden ist, zeichnet die Testergebnisse auf und sendet diese schließlich an das CDC.
Dieser Prozess spart rund 8 - 9 Minuten pro Patient. Bei tausenden Patienten, die getestet werden, entlastet das die Mitarbeiter massiv und beschleunigt den Prozess. Für die Patienten bedeuten die kürzeren Wartezeiten auch schnellere Klarheit. 

Ein anderer Fall, ebenfalls aus den USA:
In Krankenhäusern / Labors, in denen COVID-19 Tests durchgeführt werden, müssen die Ergebnisse zur Infektionskontrolle protokolliert und dann an das CDC gemeldet werden. Die Prozesse dieser Infektionskontrollorgane sind ziemlich veraltet. Sie wurden 2003 während H1N1 erstellt und erfordern, dass sich ein Krankenhausmitarbeiter beim Lobotomiesystem (Bluttestsystem) anmeldet, Krankheitscodes extrahiert, sich dann via VPN in eine .NET-Datenplattform verbindet und dort die Ergebnisse manuell eingibt. In typischen Wochen benötigt eine Krankenschwester zwei Stunden pro Woche, um all diese Informationen einzugeben. Derzeit müssen jedoch täglich Testergebnisse gemeldet werden - und zwar nicht nur die positiven COVID-19 Fälle, sondern die Ergebnisse jedes Tests. Dies beansprucht rund 2 - 3 Stunden pro Tag. 

Innerhalb einer Woche half UiPath, diesen Prozess zu automatisieren. Zuerst wurden durch das UiPath Task Mining Tool alle 99 Schritte dokumentiert und anschließend der komplette Prozess vom Extrahieren des Krankheitscodes bis hin zum Aufbauen der VPN-Verbindung und der Dateneingabe in die .NET Plattform, automatisiert. 

Dies führt zu einer täglichen Zeitersparnis für das Pflegepersonal von 2 - 3 Stunden. Diese Zeit steht somit für ihre eigentliche Tätigkeit zur Verfügung. In dieser kritischen Ausnahmesituation wurde ihnen ein „lästiger“ administrativer Aufwand abgenommen. Angenehmer Nebeneffekt: die Daten sind sofort verfügbar. 

Wo kann RPA noch helfen und wie ist das mit dem Datenschutz? 

Hervorragend eignen sich monotone, immer wiederkehrende Prozesse, bei denen ein Input von einer Applikation regelbasiert in eine andere übertragen werden muss. Die Einsatzgebiete sind vielfältig – weitere Beispiele finden Sie auch in unseren bisherigen Blogbeiträgen!  

Auch das Thema Datenschutz ist beim Einsatz von Robots gelöst. Sämtliche Software wird in Ihrer IT-Umgebung installiert. Der Robot macht nur, was ihm von Ihnen beigebracht wurde. Robotic Process Automation ist nicht Skynet. Es ist weder kreativ, noch entwickelt es sich selbstständig weiter. 

Wie kann ich feststellen, ob ich kostenlose Lizenzen bekomme? 

Wenn Sie wissen wollen, ob sich Ihr Unternehmen / Ihre Organisation für die kostenlosen RPA Lizenzen von UiPath qualifiziert und ob sich Ihr Prozess automatisieren lässt, bieten wir Ihnen einen Quickcheck an. In einer Remote-Sitzung schauen wir uns gemeinsam den Prozess an, zeichnen ihn im Idealfall auf und geben Ihnen eine Einschätzung, wie lange es dauert, diesen Prozess zu automatisieren. Außerdem berechnen wir, wie viele Ressourcen Sie durch die Automatisierung freispielen können. 

Kontaktieren Sie uns, wir melden uns umgehend! 

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Kostenlose Lizenzen für den Gesundheitsbereich

Um die Corona-Krise besser bewältigen zu können, unterstützt UiPath derzeit Unternehmen im Gesundheitsbereich mit kostenlosen Lizenzen.
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