Robotic Process Automation – wie Sie schnell Effizienz steigern können

Lisa Stix
Donnerstag, 26. März 2020

Ohne Frage – die aktuelle Situation stellt uns vor viele große Herausforderungen. Nicht nur jeden Einzelnen von uns, sondern gleichermaßen auch Unternehmen. Quasi über Nacht hat sich alles verändert. Und niemand hatte Zeit, sich darauf vorzubereiten.

Jetzt gilt es, sich so rasch wie möglich an diese neuen, vorübergehenden Gegebenheiten anzupassen und als Organisation funktionsfähig zu bleiben. In Windeseile wurden mobile Arbeitsumgebungen geschaffen, damit Mitarbeiter auch aus dem HomeOffice problemlos weiterarbeiten können. In Zeiten wie diesen sind IT-Abteilungen besonders gefordert. Wie können diese Mitarbeiter rasch und effizient entlastet werden?

 

Smarte Assistenz – Prozessautomatisierung als Chance!

Neue Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) können hier schnell Abhilfe bringen. Ein Software-Roboter nimmt Ihnen zeitaufwändige Routineaufgaben ab. Völlig plattformunabhängig über die Benutzeroberfläche. Sie benötigen keine gesonderten Schnittstellen und unabhängig von der Anzahl und Art der Anwendung arbeitet der Roboter rund um die Uhr, flexibel, ohne Fehler, verlässlich und genau.

So haben Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.

Einige Beispiele, welche alltäglichen wiederkehrenden, regelbasierten Tätigkeiten mit RPA automatisiert werden können:

  • Routinemäßige Wartung und Überwachung von Servern
  • Daten erfassen, speichern und verarbeiten
  • Datenmigration von Applikation A nach Applikation B
  • E-Mails im Postfach abgreifen und nach vordefinierten Regeln verteilen
  • Passwort zurücksetzen/entsperren
  • Sicherung und Wiederherstellung von Datenbanken

Ein weiteres Szenario, das die derzeitige HomeOffice Situation mit sich bringt: Mitarbeiter haben von zu Hause keinen oder nur eingeschränkten Zugriff auf Applikationen, die sie jedoch benötigen. Ein Software-Roboter, der in der Firma bereitsteht, kann den Zugriff auf die Applikationen übernehmen und die Daten für die Mitarbeiter per Mail aufbereiten, sodass Entscheidungen auf Basis dieser Daten getroffen werden können. Oder über ein Formular werden dem Roboter alle Informationen übergeben und dieser bucht oder schreibt die richtigen Daten in die interne Applikation.

Natürlich beschränkt sich der Anwendungsbereich von RPA nicht auf IT-Prozesse. Prozesse aus jedem beliebigen Unternehmensbereich, wie HR, Rechnungswesen/Controlling oder Produktion bieten hohes Potential zur Automatisierung.

 

Was Sie dafür brauchen?

Mit RPA verschaffen Sie sich schnell und unkompliziert Automatisierungslösungen. Es benötigt dazu keine invasive Umgestaltung der IT-Landschaft. Ein RPA-System lässt sich ohne großen Aufwand und komplexe Eingriffe in Ihre Prozesse integrieren. Ziel ist es mit den „Robots“ eine rasche Umsetzung von Workflows zu ermöglichen und diese unkompliziert auszurollen.

Sie haben die Möglichkeit klein anzufangen und sukzessive zu skalieren. Und das mit sehr geringem Aufwand und zu überschaubaren Kosten.

Für einen einsatzfähigen Roboter benötigen Sie diese drei Komponenten:

  • Installation einer Management Console „Orchestrator“ – diesen können Sie gerne von uns beziehen oder unkomplizierter auf einem eigenen Server aufsetzen
  • Entwicklungsumgebung „Studio“
  • Ausführender Part „Robot“

Wir unterstützen Sie gerne individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse von der Installation bis zur Inbetriebnahme der Robots, wie auch bei der richtigen Priorisierung der Prozesse je nach Wertschöpfung und Komplexität. Das RPA-Tool unserer Wahl ist übrigens UiPath.

Natürlich bieten wir Ihnen der momentanen Situation entsprechend Remote Workshops an, damit Sie möglichst rasch Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten können.

 

In nur wenigen Tagen können Sie so Ihren ersten individualisierten RPA-Prozess aufsetzen:

  • In einem Abstimmungstermin (natürlich remote) klären wir Ihre Anforderungen und besprechen die Lizenzierung.
  • Die geeignete Infrastruktur wird aufgesetzt und die Umgebung installiert. Die Robots werden auf den Clients oder dem Server, wo sie laufen sollen installiert und das Studio auf den Clients, auf denen entwickelt werden soll. Die Installation kann in wenigen Stunden durchgeführt werden.
  • Schon erfolgt die Implementierung der für Sie am wertvollsten und hilfreichsten Prozesse

Gerne übernehmen wir für Sie die Umsetzung oder schulen ausgewählte Mitarbeiter in dem Bereich. Natürlich stehen wir bei Fragen immer gerne zur Verfügung.

 

Und sonst?

Da mir das Thema Business Process Management sehr am Herzen liegt, muss ich abschließend natürlich noch eines erwähnen: Mit RPA lassen sich wiederkehrende und oft stupide, jedoch zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten durch Software-Roboter automatisieren. So werden Mitarbeiter entlastet und die Geschwindigkeit erhöht – bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Wichtig ist jedoch, die strategischen Prozesse nicht aus den Augen zu lassen.

Vermutlich ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, sich mit Prozessanalyse und -modellierung zu beschäftigen. Dennoch macht sich gerade in Zeiten wie diesen ein saubere Prozessmanagement bezahlt und Unternehmen, die jetzt schon ihre Prozesse transparent aufbereitet haben, haben sicher momentan einen Vorteil. Aber mehr dazu, dann in meinem nächsten Beitrag.

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