Intelligente Verteilung von SAP-BO Berichten
Sie verteilen mit AutoReporting - im Vergleich zum BO-Scheduler – Ihre SAP-BusinessObjects Berichte in verschiedensten Formaten einfacher, personalisierter und schneller.
Die Verteilung erfolgt anhand verschiedener frei definierbarer Kriterien zum Beispiel zeit- oder ereignisgesteuert. Nehmen wir an, Sie brauchen einen Bericht mit Daten aus Buchhaltung, HR und aus externen Quellen, diese Daten fallen aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten an. Sie können den Bericht so timen, dass er autonom versendet wird, wenn alle nötigen Daten enthalten und aktualisiert worden sind.
Sie haben ohne Zusatzaufwand personalisierte Reports mit individualisierten Daten des jeweiligen Anwenders. Bei einer großen Anzahl an Außendienstmitarbeitern bedeutet das beispielsweise eine enorme Zeitersparnis. Wer welche Berichte erhalten soll ist vermerkt, und jederzeit ohne Aufwand änderbar. Sie können diese Reports vollautomatisch und ohne Zeitverzögerung intelligent berechnen, ablegen, verteilen und verwenden.
Dadurch reduzieren Sie die Anzahl Ihrer BO-Berichte. Die Berichte müssen darüber hinaus nicht mehr direkt in BusinessObjects erstellt werden. Personen können per Black List ausgeschlossen werden oder vorübergehend für einen definierten Zeitraum als Vertretungen eingestellt werden.
Wenn neue Anwender einen bestimmten Bericht benötigen braucht es nur einen Klick, um sie hinzuzufügen. Alle Berichte, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse versendet werden, sind gelistet somit können sämtliche Änderungen einfach nachvollzogen werden.
„AutoReporting ist bei uns täglich im Einsatz. Wir verschicken über dieses Tool jeden Tag mehr als hundert Berichte und das ohne Aufwand. Seit der Einführung von AutoReporting im Zusammenspiel mit SharePoint haben wir den Verwaltungsaufwand für die Berichtsverteilung enorm gesenkt.“
Martin Frank,
Data Warehousing & Reporting,
Constantia Flexibles Group IT
Als Einstiegspunkt und zur schnellen Übersicht steht ein personalisierbares Dashboard zur Verfügung. Folgende Elemente können angezeigt werden:
Je nach Berechtigung können Filter für bestimmte Rollen definiert werden. Die Berechtigungen können beispielsweise über die Personalnummer aus Ihrem ERP-System oder HR-Tool ausgelesen werden.
Beim Versand des Berichts wird dann für jeden Mitarbeiter der personalisierte Bericht entsprechend der jeweiligen Parameter erstellt.
Es besteht die Möglichkeit, eine erweiterte Historisierung von berechneten Berichten zu speichern. Folgende Funktionen stehen damit zur Verfügung:
Behalten Sie den Überblick, welche Berichte an welche Empfänger gesendet werden. Wechselt ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung, benötigt dieser neue Berechtigungen und Reports.
Sie können sich eine Liste aller Berichte, die an eine E-Mail-Adresse versendet werden, anzeigen lassen. In dieser Übersicht ist es möglich, E-Mail-Adressen aus bestimmten oder auch aus allen Berichten zu entfernen, diesen hinzuzufügen oder zu ersetzen. Außerdem gibt es die Funktion einer Black List; an alle dort gelisteten E-Mail-Adressen werden keine Berichte versendet.
Reports müssen nicht mehr direkt in BO erstellt werden, sondern werden automatisiert per Mail an den richtigen Verteiler verschickt.
Die Berichte werden übersichtlich, basierend auf der BO-Baumstruktur, aufgelistet. Mehrere Berichte können zu einem PDF Report zusammengefasst werden.
Je nach Berechtigung können Filter für bestimmte Rollen definiert werden.
Die Berechtigungen können beispielsweise über die Personalnummer aus Ihrem ERP-System oder HR-Tool ausgelesen werden.
Beim Versand des Berichts wird dann für jeden Mitarbeiter der personalisierte Bericht entsprechend der jeweiligen Parameter erstellt.
Als Einstiegspunkt und zur schnellen Übersicht steht ein personalisierbares Dashboard zur Verfügung.
Folgende Elemente können angezeigt werden:
Behalten Sie den Überblick, welche Berichte an welche Empfänger gesendet werden.
Wechselt ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung, benötigt dieser neue Berechtigungen und Reports.
Sie können sich eine Liste aller Berichte, die an eine E-Mail-Adresse versendet werden, anzeigen lassen. In dieser Übersicht ist es möglich, E-Mail-Adressen aus bestimmten oder auch aus allen Berichten zu entfernen, diesen hinzuzufügen oder zu ersetzen. Außerdem gibt es die Funktion einer Black List; an alle dort gelisteten E-Mail-Adressen werden keine Berichte versendet.
Es besteht die Möglichkeit, eine erweiterte Historisierung von berechneten Berichten zu speichern.
Folgende Funktionen stehen damit zur Verfügung:
Reports müssen nicht mehr direkt in BO erstellt werden, sondern werden automatisiert per Mail an den richtigen Verteiler verschickt.
Die Berichte werden übersichtlich, basierend auf der BO-Baumstruktur, aufgelistet. Mehrere Berichte können zu einem PDF Report zusammengefasst werden.
Je nach definiertem Intervall oder Trigger werden die Berichte automatisiert versandt.
Das Intervall kann zum Beispiel monatlich, täglich, etc. sein. Ein Trigger ist ein bestimmtes Datum, die Veränderung eines Wertes, oder ähnliches. Das alles passiert natürlich unter Berücksichtigung eines Feiertags-Kalenders.
Um bei Wartungen oder Updates von Systemen das AutoReporting nicht stoppen zu müssen, kann ein Wartungsfenster erstellt werden.
Berichte, deren abhängige Systeme in Wartung sind, werden erst versendet, wenn das System wieder verfügbar und das Wartungsfenster beendet ist.
Ist der Reportserver zum Zeitpunkt des Report-Versands nicht verfügbar, werden die Reports im Nachhinein versandt.
Natürlich ist konfigurierbar, mit welchen Werten: entweder mit den Daten, die der Report zum eigentlichen Zeitpunkt hatte oder neu berechnet.
Übersetzungen lassen sich mit der neuen Version ganz einfach im BO warten. Sie hinterlegen einfach im AutoReporting Bericht die gewünschte Sprache für die Verteilung des Dokuments.
Jeder Auslöser kann manuell aktualisiert werden.
Alle Berichte, die von dem von Ihnen ausgewählten Auslöser abhängig sind, werden entsprechend ausgeführt (falls nicht weitere Auslöser für die Ausführung gegeben sein müssen).
SQL-Scripts können definiert und regelmäßig ausgeführt werden. Dazu wird ein AutoReporting-Bericht als SQL-Job festgelegt.
Ein SQL-Job führt lediglich das im Dynamischen SQL definierte Script aus. Es wird kein Berichtsdokument erzeugt oder versendet. Sie können aber wie auch bei den Berichten hinterlegen, welche Personen bei erfolgreicher oder fehlerhafter Ausführung informiert werden sollen.
Die Ausführung des SQL-Scripts allein, ohne gleichzeitig einen Bericht zu erzeugen, bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten:
Durch einen eigenen Job-Typ für SSIS-Pakete kann AutoReporting auch Pakete aus dem SSIS-DB Katalog ausführen. Dazu werden eigene Jobs, ähnlich wie bei Berichten, erstellt.
Dabei wählen Sie einfach die Datenbankverbindung, das SSIS-Projekt und das SSIS Paket aus. Die Parameterdefinitionen werden automatisch aus dem Katalog geladen sobald das AutoReporting-Paket das erste Mal gespeichert wird.
AutoReporting-Pakete können somit mit gleicher Flexibilität wie Berichte ausgelöst und geplant werden. Auch Benachrichtigungen über eine erfolgreiche oder fehlerhafte Ausführung werden gesendet. Mittels dynamischen SQL werden mehrere Pakete mit verschiedenen Parameterwerten in die Warteschlange eingefügt.
Zusätzlich können Sie für AutoReporting-Pakete „Beeinflusste Auslöser“ hinterlegen. Diese Auslöser werden nach der Ausführung des SSIS Paktes aktualisiert. Dabei haben Sie die Möglichkeit, zu definieren, ob ein Auslöser nach erfolgreicher Ausführung, nach fehlerhafter Ausführung oder aber auch in beiden Fällen aktualisiert werden soll.
Mit diesen Auslösern kann nach der Ausführung eines Pakets ein weiteres Paket, ein SQL-Job oder die Verteilung von Berichten veranlasst werden.
Der große Vorteil, die Erweiterung mittels SSIS-Paketen, bietet nun die Möglichkeit, eine gesamte Prozesskette, die aus mehreren Beladungen bestehen kann, bis hin zur Verteilung von Berichtsdokumenten abzubilden.
Für die Eingabe des E-Mail-Inhalts steht ein HTML-Editor zur Verfügung. Nutzen Sie den vollen Funktionsumfang von HTML, um Ihre E-Mail nach Belieben zu gestalten.
Dieser HTML Editor steht Ihnen sowohl für Berichte als auch für ganze Berichtsgruppen zur Verfügung.
AutoReporting bietet eine detaillierte Protokollierung der Berichtsausführung. Außerdem ist eine Verwaltung mehrerer BO Server möglich.
Natürlich verbessern wir AutoReporting laufend. Derzeit sind einige interessante neue Featues in Entwicklung. Melden Sie sich zu unserem Newsletter an, dann informieren wir Sie gerne, sobald diese verfügbar sind.
Gerne stehen wir für einen persönlichen Termin zur Verfügung, um über Ihre individuellen Anforderungen zu sprechen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Wolfgang Ennikl
CEO
+43 664 88 54 50 00
