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Intelligente Verteilung von SAP BO Berichten
Wie Ihnen Autoreporting hilft
Sie verteilen mit Autoreporting - im Vergleich zum BO-Scheduler – Ihre SAP-BP Berichte in verschiedensten Formaten einfacher, personalisierter und schneller.
Die Verteilung erfolgt anhand verschiedener frei definierbarer Kriterien zum Beispiel zeit- oder ereignisgesteuert. Nehmen wir an Sie brauchen einen Bericht mit Daten aus Buchhaltung, HR und aus externen Quellen, diese Daten fallen aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten an. Sie können den Bericht so timen, dass er autonom versendet wird, wenn alle nötigen Daten enthalten und aktualisiert worden sind.
Sie haben ohne Zusatzaufwand personalisierte Reports mit individualisierten Daten des jeweiligen Anwenders. Bei einer großen Anzahl an Außendienstmitarbeitern bedeutet das beispielsweise eine enorme Zeitersparnis. Wer welche Berichte erhalten soll ist vermerkt, und jederzeit ohne Aufwand änderbar. Sie können diese Reports vollautomatisch und ohne Zeitverzögerung intelligent berechnen, ablegen, verteilen und verwenden.
Dadurch reduzieren Sie die Anzahl Ihrer BO-Berichte. Die Berichte müssen darüber hinaus nicht mehr direkt in BO erstellt werden. Personen können per Black List ausgeschlossen werden oder vorübergehend für einen definierten Zeitraum als Vertretungen eingestellt werden.
Wenn neue Anwender einen bestimmten Bericht benötigen braucht es nur einen Klick, um sie hinzuzufügen. Alle Berichte, die an eine bestimmte E-Mailadresse versendet werden, sind gelistet somit können sämtliche Änderungen einfach nachvollzogen werden.
Als Einstiegspunkt und zur schnellen Übersicht steht ein personalisierbares Dashboard zur Verfügung. Folgende Elemente können angezeigt werden:
Reports müssen nicht mehr direkt in BO erstellt werden, sondern werden automatisiert per Mail an den richtigen Verteiler verschickt.
Je nach Berechtigung können Filter für bestimmte Rollen definiert werden. Die Berechtigungen können beispielsweise über die Personalnummer aus Ihrem ERP-System oder HR-Tool ausgelesen werden. Beim Versand des Berichts wird dann für jeden Mitarbeiter der personalisierte Bericht entsprechend der jeweiligen Parameter erstellt.
Behalten Sie den Überblick, welche Berichte an welche Empfänger gesendet werden. Wechselt ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung, benötigt dieser neue Berechtigungen und Reports.
Sie können sich eine Liste aller Berichte, die an eine E-Mail-Adresse versendet werden, anzeigen lassen. In dieser Übersicht ist es möglich, E-Mail-Adressen aus bestimmten oder auch aus allen Berichten zu entfernen, diesen hinzuzufügen oder zu ersetzen. Außerdem gibt es die Funktion einer Black List; an alle dort gelisteten E-Mail-Adressen werden keine Berichte versendet.
Gruppierung und Übersicht von Berichten
Die Berichte werden übersichtlich, basierend auf der BO-Baumstruktur, aufgelistet.
Mehrere Berichte können zu einem PDF Report zusammgenfasst werden.
Je nach definiertem Intervall (monatlich, täglich, etc.) oder Trigger (bestimmtes Datum, Veränderung eines Wertes, etc.) werden die Berichte automatisiert versandt. Natürlich unter Berücksichtigung eines Feiertagskalenders.
Es besteht die Möglichkeit, eine erweiterte Historisierung von berechneten Berichten zu speichern. Folgende Funktionen stehen damit zur Verfügung:
Ist der Reportserver zum Zeitpunkt des Report-Versands nicht verfügbar, werden die Reports im Nachhinein versandt. Natürlich ist konfigurierbar, mit welchen Werten: entweder mit den Daten, die der Report zum eigentlichen Zeitpunkt hatte oder neu berechnet.
Um bei Wartungen oder Updates von Systemen das AutoReporting nicht stoppen zu müssen, kann ein Wartungsfenster erstellt werden. Berichte, deren abhängige Systeme in Wartung sind, werden erst versendet, wenn das System wieder verfügbar und das Wartungsfenster beendet ist.
Autoreporting bietet eine detaillierte Protokollierung der Berichtsausführung. Außerdem ist eine Verwaltung mehrerer BO Server möglich.
Natürlich verbessern wir Autoreporting laufend. Derzeit sind einige interessante neue Featues in Entwicklung. Wir halten Sie gerne auf dem Laufenden, sobald diese verfügbar sind.
„Autoreporting ist bei uns täglich im Einsatz. Wir verschicken über dieses Tool jeden Tag mehr als hundert Berichte und das ohne Aufwand. Seit der Einführung von Autoreporting im Zusammenspiel mit SharePoint haben wir den Verwaltungsaufwand für die Berichtsverteilung enorm gesenkt.
Martin Frank, Data Warehousing & Reporting, Constantia Flexibles Group IT
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