Typische Projektphasen bei der Prozessautomatisierung mit RPA

Lisa Lettner
Freitag, 23. Oktober 2020

Als RPA Berater bekommen wir immer wieder die Frage: wie gehe ich ein RPA Projekt an? Gibt es so etwas wie ein Standardvorgehensmodell? Haben Sie sich also auch schon überlegt, diese Technologie einzusetzen, aber wissen noch nicht genau, wie Sie an das Projekt herangehen sollen? Dann finden Sie hier die jeweiligen Schritte, die Sie im Rahmen des Projektes durchlaufen werden.

Discovery

In dieser ersten Phase geht es darum, einen Überblick über Prozesse und Applikationen in einem abgegrenzten Fach- oder Geschäftsbereich zu erhalten. Dabei sollten auch die wichtigsten Voraussetzungen für RPA-Prozesse berücksichtigt werden, da sich nicht jeder Prozess gleichermaßen für die Automatisierung mit RPA eignet. Wichtig ist es schon in dieser Phase, die Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Gibt es Optimierungspotentiale? Kann man den einen oder anderen Prozessschritt verbessern? Denn mit der Automatisierung von Prozessen können Sie nur dann das Maximum herausholen, wenn Sie den Prozess schon vorab optimieren.

Assessment

Mit Hilfe von standardisierten Kriterien werden die erhobenen Prozesse bewertet und dementsprechend gereiht. Beispielsweise werden hier folgende Fragen berücksichtigt. „Wie regelbasiert ist der Prozess“ – „Sind alle Input Daten in digitaler Form vorhanden?“ - „Sind Änderungen für die involvierten Applikationen in den nächsten 3 Monaten vorgesehen?“ Das Ergebnis dieser Phase ist eine Roadmap / Pipeline an Prozessen, die automatisiert werden können.

Design

Ziel dieser Phase ist es, ein Dokument mit sämtlichen relevanten Informationen zum Prozess zu erstellen - das sogenannte PDD (Process Definition Document). Alle Informationen zum Ist- und Soll-Prozess mitsamt den Details zu Applikationen, Detailschritten, Logging und Errorhandling werden in diesem Dokument festgehalten. Es soll als Nachschlagewerk während des Projekts dienen und gilt als Basis für die Automatisierung des Prozesses.

Development

Nun geht es endlich an die Entwicklung des Robots. Das Herzstück der gesamten Lösung wird sozusagen erschaffen. Nachdem die passende Architektur gewählt wurde, kann es damit los gehen.

Test

Damit einem reibungslosen Produktivbetrieb nichts im Weg steht, muss der Robot natürlich noch von allen Seiten beleuchtet und getestet werden. Ob Unit Tests oder User Acceptance Tests, in dieser Phase heißt es: testen, testen und nochmals testen. Wichtig ist dabei, nicht nur den "Happy Path" durchzuspielen. Setzen Sie ein umfangreiches Testprotokoll auf und überlegen Sie sich unterschiedlichste Szenarien.

Go-Live

In dieser Phase wird der Robot schließlich von der Development- oder Testumgebung in die Produktivumgebung transportiert und darf nun am Live System arbeiten. Diese Phase sollte gut geplant und durchdacht sein. Hier sollte insbesondere darauf geachtet werden, Mitarbeiter rechtzeitig ins Boot zu holen, um etwaiger Skepsis vorzubeugen. Schulen Sie die Mitarbeiter entsprechend und nehmen Sie sich Zeit, Fragen zu beantworten.

Support

Um die Akzeptanz und den Mehrwert der Automatisierungslösung hoch zu halten, ist es wichtig, den Robot auch nach dem Roll out zu supporten. Dafür sollte eine Plattform oder ein Kanal geschaffen werden, der das Einkippen von Problemen und Änderungswünschen ermöglicht. Dadurch kann der Robot immer weiter verbessert werden.

Fragen dazu? Unsere RPA Berater und Experten können Ihnen in jeder Phase wertvollen Input liefern oder Sie durch den gesamten Prozess begleiten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

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