Robotic Process Automation

Software-Bots sind smarte Assistenten, die Prozesse beschleunigen und Sie in Ihrer täglichen Arbeit entlasten.

Für eine bessere Work-Life Balance und wieder mehr Zeit für Ihre wesentlichen Aufgaben.

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Automation First

Lassen Sie zeitaufwändige Routineaufgaben von einem Software-Roboter erledigen!

Solche Aufgaben sind oft fehleranfällig und wenig effizient. Mit RPA (Robotic Process Automation) können solche Prozesse schnell und unkompliziert automatisiert werden. So haben Sie wieder mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und anspruchsvolle Tätigkeiten!

Bereit für mehr Effizienz?

Für einen einfachen und erfolgreichen Start in die Welt der Prozessautomatisierung haben wir ein Starter-Paket geschnürt. Im Rahmen eines gemeinsamen Projektes begleiten wir Sie bei der strukturierten Analyse Ihrer Automatisierungspotenziale bis hin zum ersten lauffähigen Prozess mit Robotic Process Automation (RPA).

Starten Sie jetzt!
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Robotic Process Automation - alle Infos auf einen Blick

Was ist RPA?

Welchen Nutzen bringt RPA?

Wie funktioniert RPA?

Welche Voraussetzungen gibt es?

Welche Prozesse eignen sich?

Gibt es verschiedene Bots?

Welchen Betreuungsaufwand habe ich?

RPA & BPM

RPA & KI - Hyperautomation

Was ist Robotic Process Automation?

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Automatisierung von repetitiven Aufgaben, die eigentlich immer wieder gleich ablaufen. Damit lassen sich Prozesse, die regelmäßig, eventbasiert, identisch oder regelbasiert ablaufen, automatisieren. Solche Tätigkeiten sind zwar notwendig, aber für Menschen keine besondere Herausforderung oder halten Mitarbeiter gar von ihrer eigentlichen, wertschöpfenden Arbeit ab.

Bisher war Prozessautomatisierung über unterschiedliche Systeme hinweg nur dann möglich, wenn in den Systemen dafür eine entsprechende Schnittstelle aufbereitet bzw. programmiert wurden. Allerdings konnten hierüber auch lediglich etwa 80 Prozent der gewünschten Prozesse automatisiert werden. Vielfach kann man daher nur von einer Teilautomatisierung sprechen, wo manche Abläufe automatisch abgewickelt wurden, der Rest aber nach wie vor unter großem Aufwand manuell erledigt werden musste.

RPA ist hingegen eine Methode zur Automatisierung über das User-Interface. Alle von einem Menschen am Bildschirm ausgeführten, standardisierten Aufgaben, können damit im Prinzip auch vom sogenannten Robot - einem Softwareprogramm, das menschliches Benutzerverhalten imitiert - übernommen werden. Und das erwiesenermaßen schneller, zuverlässiger und mit weniger Fehler. Roboter werden auch nicht krank oder sind im Urlaub und sie machen auch noch so langweilige Arbeiten immer gleich und mit derselben Qualität - es gibt keine Ermüdungserscheinungen, keine Verwechslungen oder Flüchtigkeitsfehler. Deren Einsatz hebt also auch ganz allgemein die Datenqualität, entlastet die Mitarbeiter und führt zu höherer Kundenzufriedenheit aufgrund von schnelleren Durchlaufzeiten.

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Weitere Infos dazu finden Sie diesem Webinar von Lisa Lettner. Mit Live-Demos zeigen wir Ihnen, wie RPA im Detail funktioniert, wo es Sinn macht, RPA einzusetzen und wie Sie am Besten ein RPA Projekt angehen.

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Welchen Nutzen bringt RPA?

  • Reduzierte Prozesskosten
    Arbeitsintensive, manuelle Arbeiten reduzieren sich und werden von Bots übernommen.

  • Gesteigerte Prozessqualität
    Bei ordnungsgemäßer Implementierung arbeiten die Robots als Ihre digitalen Assistenten, absolut fehlerfrei. So entfallen auch etwaige Nacharbeiten.

  • Schnellere und transparentere Durchlaufzeiten
    Ohne lange Einarbeitungszeit, rund um die Uhr und ohne Urlaub oder Krankenstand führt der Robot selbstständig jeden Prozess korrekt aus. Es gibt also
     keine Verzögerung bzw. Abhängigkeit von Uhrzeiten und Folgeprozessschritte können sofort ausgelöst werden.

  • Motivierte Mitarbeiter
    Durch die Reduzierung von monotonen Standardaufgaben, die von RPA-Bots ausgeführt werden, können Mitarbeiter ihren Fokus auf komplexere und wertschöpfenderen Arbeiten legen.

  • Höhere Kundenzufriedenheit
    Insbesondere beim Einsatz von RPA im Kundenservice wirken sich reibungslose und extrem schnelle Prozessabwicklungen sowie motivierte Mitarbeiter sehr positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

  • Attraktive Relation von Kosten und Nutzen
    In der Regel lässt sich bei RPA Projekten binnen 6 bis maximal 12 Monaten ein Return on Investment (ROI) erreichen. Ob sich die Anschaffung lohnt, kann man im Normalfall schon im Zuge eines ersten Demo-Durchlaufs, wenn Prozessdurchlaufzeiten und andere Parameter dem bisherigen Status Quo gegenübergestellt und die Stundensätze bzw. Effizienzwerte entsprechend hochgerechnet werden. Natürlich rechnet sich der Bot umso schneller, je mehr er mit weiteren Prozessen ausgelastet wird.
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Weitere Infos dazu finden Sie diesem Webinar von Lisa Lettner. Mit Live-Demos zeigen wir Ihnen, wie RPA im Detail funktioniert, wo es Sinn macht, RPA einzusetzen und wie Sie am Besten ein RPA Projekt angehen.

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Wie funktioniert RPA?

Robots arbeiten auf dieselbe Weise wie ein Mensch, nur viel schneller und genauer. Unter Robots versteht man Softwareprogramme, die menschliches Benutzerverhalten nachahmen und automatisiert definierte Aufgaben abarbeiten. RPA funktioniert völlig branchen- und plattformunabhängig, ganz einfach über die Benutzeroberfläche. Dies ist auch einer der größten Vorteile bei der Einführung von RPA: Benutzer müssen sich an kein neues System gewöhnen, sondern bekommt einfach Unterstützung in ihrer gewohnten Umgebung. 

Der Roboter sitzt auf Ihren IT-Systemen und Ihrer Software, so dass Sie Ihren Prozess schnell und kostengünstig automatisieren können, ohne die zugrunde liegende IT-Infrastruktur ändern oder neu entwickeln zu müssen. Es bedarf keiner Anpassung Ihrer Systeme oder Programmierung teurer Schnittstellen. Ziel ist es mit den „Robots“ eine schnelle Umsetzung von Workflows zu ermöglichen und diese unkompliziert auszurollen. Sie haben die Möglichkeit klein anzufangen und sukzessive zu skalieren. Und das mit sehr geringem Aufwand und zu überschaubaren Kosten.

Der Robot kann entweder als eine Art persönlicher Assistent auf dem Notebook oder PC eingesetzt werden, um eine Fachkraft bei der Arbeit zu unterstützen. Oder aber auch im Hintergrund auf einer Virtuellen Maschine laufen und über Formulare mit dem Mitarbeiter interagieren. Die Fachkraft übernimmt die Definition des jeweiligen Prozesses und der digitale Helfer erledigt die gestellte Aufgabe dann in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit.

Der Robot macht natürlich nur, was Sie ihm beigebracht haben. Robotic Process Automation (ohne KI) ist weder kreativ, noch entwickelt es sich selbstständig weiter. Wenn Sie einen smarten Robot haben wollen, der dazulernt, können Sie ihn natürlich mit Künstlicher Intelligenz versehen - mehr dazu hier (VERLINKEN!!!!)

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Weitere Infos dazu finden Sie diesem Webinar von Lisa Lettner. Mit Live-Demos zeigen wir Ihnen, wie RPA im Detail funktioniert, wo es Sinn macht, RPA einzusetzen und wie Sie am Besten ein RPA Projekt angehen.

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Welche Voraussetzungen benötigt man für den Einsatz von RPA (mit UiPath)?

Robots sind sehr einfach in bestehende Systeme zu integrieren und können im Prinzip für jede gängige Software konfiguriert werden. Für einen einsatzfähigen UiPath-Roboter benötigen Sie die folgenden drei Komponenten:

  • Die Management Console „Orchestrator“ – diesen können Sie entweder as a Service von UiPath in der Cloud beziehen oder auf einem eigenen Server aufsetzen
  • Entwicklungsumgebung „Studio“
  • Ausführender Part „Robot“

Wir unterstützen Sie individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse von der Installation bis zur Inbetriebnahme der Robots, wie auch bei der richtigen Priorisierung der Prozesse je nach Wertschöpfung und Komplexität. Das RPA-Tool unserer Wahl ist übrigens UiPath.

Natürlich bieten wir Ihnen der momentanen Situation entsprechend Remote Workshops an, damit Sie möglichst rasch Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten können.

 

Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung mit RPA?

Hervorragend eignen sich monotone, immer wiederkehrende Prozesse, bei denen ein Input von einer Applikation regelbasiert in eine andere übertragen werden muss.

Wichtig ist hier vor allem, diejenigen Prozesse auszuwählen, in denen der Einsatz eines Robots den meisten Mehrwert für MitarbeiterInnen und Unternehmen mit sich bringt. In der Praxis sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.

Einige Beispiele, welche alltäglichen wiederkehrenden, regelbasierten Tätigkeiten mit RPA automatisiert werden können sind folgende:

  • Extrahieren von Daten, 
  • Kopieren oder Verschieben von Dateien, 
  • Ausfüllen von Formularen, 
  • Stukturieren von Daten (Datenvalidierung, Dublettenbereinigung, ...)
  • Durchführung von Berechnungen, 
  • Ausführen von Aktionen basierend auf Wenn-/Dann-Bedingungen, 
  • Abrufen von Internetseiten, 
  • Laden und Verarbeiten von Daten aus dem Internet, 
  • Öffnen und Sortieren von E-Mails, 
  • Verarbeiten von E-Mail-Anhängen, 
  • Erstellen von Reports, 
  • Bearbeiten von Log-Dateien, 
  • Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen sowie 
  • das Abrufen von Informationen aus sozialen Medien. 
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Wir haben einen Quick Check entwickelt, der Sie bei der Evaluierung Ihrer Prozesse unterstützt. So können Sie bewerten, ob sich potentielle Prozesse für eine sinnvolle und erfolgreiche Automatisierung mit RPA eignen.

Jetzt Checkliste downloaden

Gibt es verschiedene Bots?

Es stehen Ihnen zwei verschiedene Arten von Robots zur Verfügung, die je nach Bedarf unterschiedliche Aufgaben, mehr oder weniger selbstständig, übernehmen.

Attended Robots:
Als persönliche Helfer unterstützen sie Mitarbeiter bei ihren Aufgaben, um deren Produktivität zu steigern. Ausgelöst werden sie durch ihre User selbst und haben somit auch die gleichen "Arbeits­zeiten" wie ihre Benutzer.
Diese Roboter werden direkt auf Ihrem Notebook installiert um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.

Unattended Robots:
Diese führen eigenständig, mit wenig oder keiner menschlichen Interaktion gesamte Prozesse aus. Sie folgen dabei einem regel-basierten Prozess, der durch E-Mail, FileServer, Datenbanken oder zeitliche Intervalle ausge­löst wird. Solche Bots haben natürlich eine 24x7 Verfügbarkeit.
Der Arbeitsplatz von Unattended Robots ist eine virtuelle Maschine oder ein Server, um ohne Störung 24/7 arbeiten zu können.

Welchen Betreuungsaufwand habe ich?

Eine häufig gestellte Frage zum Einsatz von Robotic Process Automation bezieht sich auf den damit verbundenen Betreuungsaufwand. Hierzu lässt sich festhalten, dass keine umfassenden Softwareentwickler-Kenntnisse notwendig sind, um den Prozess erstmalig zu implementieren oder später für neue Anforderungen zu adaptieren. Mit einem guten Maß an Prozessverständnis und Scripting-Know-how lässt sich das in der Regel ohne Probleme umsetzen.

Werden Arbeitsabläufe einmal geändert, so muss natürlich ein damit verbundener RPA-Prozess entsprechend adaptiert werden. Das wäre aber auch der Fall, wenn man zur Abwicklung eines  Prozesses eine andere Applikation verwenden würde. Für den Robot spielt eine Änderung grundsätzlich keine Rolle. Man muss ihm lediglich mitteilen, dass Daten beispielsweise nun aus anderen Quellen oder zusätzlich auch in andere Applikationen übertragen werden sollen. 

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Um Sie bei der laufenden Betreuung Ihrer RPA Projekte zu unterstützen, haben wir Rundum-sorglos-Pakete für Sie entwickelt. Wählen Sie je nach Ihrem individuellen Bedarf den passenden Leistungsumfang.

mehr Infos

RPA und BPM

Immer wieder wird uns die Frage gestellt, ob Business Process Management und Robotic Process Automation nicht konkurrierende Tools sind. Wir sehen das keines Wegs so.

Mit RPA lassen sich wiederkehrende aber meist zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten durch Software-Roboter automatisieren. So werden Mitarbeiter entlastet und die Geschwindigkeit erhöht – bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Wichtig ist jedoch, die strategischen Prozesse nicht aus den Augen zu lassen, denn die Prozessautomatisierung ist nur ein Teil des Prozessmanagements. Eine vorherige Analyse und Optimierung der Prozesse ist wesentlich - ansonsten laufen Prozesse zwar schneller, aber nicht unbedingt effizienter ab.

Eine intelligente Kombination von Business Process Management und Robotic Process Automation ermöglicht es Ihnen, das volle Potential zur Effizienzsteigerung auszuschöpfen.

Irgendwo sollten die Robots auch wieder gemanaged werden, um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. BPM-Tools, wie zum Beispiel FireStart können hier helfen: Prozesse werden nicht einfach nur aufgemalt, sondern über die integrierte Workflow-Engine können diese dort auch gemanaged werden. Das Ergebnis kann anschließend an die über Schnittstellen integrierte Applikation oder auch an einen Robot übergeben werden, der die weiteren Schritte übernimmt.

Unsere beiden Partner in diesem Bereich „FireStart“ und „UiPath“ befinden sich in einer Technologiepartnerschaft und so bekommen die Anwender beider Tools die maximalen Mehrwerte beider Welten.

Prozessautomatisierung

Mehr zu diesem Thema finden Sie im Blogbeitrag von Christoph Heichinger: "BPM und RPA – Duell oder doch Symbiose?"

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Sie möchten mehr zu Business Process Management und den Vorteilen von transparenten und sauber dokumentierte Prozessen erfahren?

Infos zu BPM lesen

RPA & KI - Hyperautomation

Robotic Process Automation kann man auch mit Künstlicher Intelligenz (KI) verbinden und so die Effizienz noch weiter steigern. Bestimmte Arbeitsaufträge erhält der Robot dann nicht mehr vom Sachbearbeiter, sondern direkt über die KI. Der Robot lernt über das Machine Learning Modell wie mit dem konkreten Sachverhalt umgegangen werden soll.

Intelligent Process Automation (IPA), oder auch Hyperautomation genannt, ist kein Zukunftsthema, das in ein paar Jahren kommen wird. Es ist bereits in zahlreichen Unternehmen angekommen und es gibt schon viele Anwendungsfälle zum Beispiel aus Buchhaltungsabteilungen, in denen ein Robot die Rechnungen automatisch erkennt und auch verbucht. Rückfragen erfolgen nur wenn beispielsweise ein neuer Lieferant Rechnungen schickt, die die KI zwar erkennt, aber sich nicht ganz sicher ist. Der Analyst Gartner nennt Hyperautomation als Nummer 1 der Strategischen Technologie Trends für 2020.

Unsere Partner

Mit unserem Partner UiPath sind wir für Smarte Assistenz mittels IPA bestens gerüstet. Es gibt eingebaute KI-Modelle im Bereich „Document Understanding“, die z.B. Rechnungen erkennen. Hat man andere KI-Anwendungsbereiche, ist es über „AI Fabrics“ jederzeit möglich, auch eigene KI-Modelle und Services verschiedener Hersteller wie DeepSearch, Microsoft, Amazon, Google und Co. einzubinden. 

Gemeinsam mit DeepSearch bieten wir einen Smarten Assistenten an, der ServiceCenter Mitarbeiter entlastet. Die DeepSearch Engine erkennt durch Natural Language Processing (NLP) den semantischen Zusammenhang und somit das Anliegen des Kunden und schlägt dem Kundenservice Mitarbeiter sofort einen Lösungsweg vor. DeepSearch arbeitet hier als Gehirn, das mit RPA die Hände bekommt, um Prozesse auch entsprechend umzusetzen. 

Wie funktioniert Hyperautomation?

KI-Modelle werden mit Daten trainiert und mit Vergleichsdaten getestet. Es kommt aber immer wieder vor, dass sich der Robot nicht sicher ist. Hier kommt der Vorteil von KI-Modellen zu tragen: Die KI macht nichts anderes als eine mathematisch / statistische Bewertung – sie ist sich zu x% sicher oder eben auch nicht. Genau diesen Prozentsatz kann man als Schwellwert definieren, um festzulegen, ob die KI die Entscheidung treffen soll oder doch bei seiner „Führungskraft“, sprich dem Mitarbeiter in der Fachabteilung, nachfragen soll. Wenn sich die KI z.B. zu 85% sicher ist, kann der Robot direkt den Prozess ausführen, darunter muss nachgefragt werden. Selbstverständlich kann dieser Schwellwert angepasst werden. Fängt man zuerst mit einem niedrigen Schwellwert an, bei dem der Robot nachfragen soll, kann dieser nach und nach erhöht werden. Bei jeder Entscheidung, die der Mitarbeiter trifft, lernt das KI-Modell und nimmt diese Information in die künftige Entscheidungsfindung mit auf.

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Am Beispiel einer Service Desk Automatisierung zeigen wir Ihnen in diesem Webinar, wie mit der wirkungsvollen Kombination von KI und RPA komplette Kundenserviceprozesse bis zu 100% automatisiert werden können.

Sehen Sie in Live-Demos der KI beim Denken zu und lassen Sie sich von den umfassenden Möglichkeiten dieser Technologien inspirieren.

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Zusätzliche Informationen und Ergänzungen von RPA

Projektablauf
Typischer Projektablauf
bei RPA Projekten
AutoML_Blog
RPA und KI
Hyperautiomation
Prozessautomatisierung
RPA und BPM
die perfekte Ergänzung

RPA Anwendungsbeispiele

Hier einige Prozesse, die wir bereits mit UiPath Robots automatisieren konnten. Das Ergebnis: Der Robot arbeitet alle Prozesse um über 90% schneller ab, als "menschliche" User!

Lieferplanabgleich

Abgleich der Lieferpläne von verschiedenen Lieferanten mit dem ERP System (Datum, Liefermenge).

Ticketsync

Synchronisierung von Tickets zwischen „ServiceNow“ und einem SharePoint-Ticketsystem.

Telefonrechnung

Kostenstelle und Gesamtsumme werden aus Telefonrechnungen extrahiert und weggeschrieben.

Firmenumlage

Automatische Erstellung der Firmenumlage in BMD.

Dokumentenarchivierung

Archivierung von per Mail empfangenen Auftragsbestätigungen und Angeboten in BMD.

Rechnungserstellung

Nach Eingang eines unterschriebenen Lieferscheins erfolgen die Transaktionen und der Dateninput daraus in SAP und die Rechnung wird versendet.

Rechnungseingang

Automatisiertes Verbuchen von Rechnungen in SAP nach elektronischem Empfang einer Rechnung.

Jetzt starten!

Analysieren wir gemeinsam das Automatisierungspotenzial Ihrer Prozesse.

Applikationen

Die Bots können mit so gut wie allen Systemen zusammenarbeiten. Mit diesen Applikationen haben wir bereits erfolgreich gearbeitet:

BIOS2000
MicrosoftOffice
ServiceNow
SAP
AdobeReader
BMD
PowerBI
sage
RemoteDesktop
infor
cognos
FileExplorer
Browser

Wie wir Sie unterstützen

Rocket

Starter Paket

Wir begleiten Sie im Rahmen eines gemeinsamen Projektes bei der strukturierten Analyse Ihrer Automatisierungspotenziale bis hin zum ersten lauffähigen Prozess mit Robotic Process Automation (RPA).

Entwicklungsprozess_web

Technical Consulting 

Sie haben bereits eine Idee für einen Prozess den Sie umsetzen möchten und hätten gerne Best Practice Ansätze für die Entwicklung, Dokumentation, Rollout, SourceCode Verwaltung, Architektur, Infrastruktur, RPA Product Life-Cycle usw. 

Rundum sorglos

Rundum-sorglos-Paket

Wir übernehmen gerne Ihre gesamten RPA Projekte von der Discovery Phase bis hin zum Rollout oder unterstützen Sie in allen Phasen eines RPA Projekts, ob auf technischer oder fachlicher Ebene.

LisaStix

Aktuelle Informationen

Wir bieten laufend Workshops und Webinare zu diesem Thema an. Hier finden Sie die aktuellen Termine!

Unsere Partner

UiPath

UiPath - unser Partner für RPA

UiPath ist derzeit der Marktführer im RPA Bereich.

DeepSearch

DeepSearch - unser Partner für NLP

DeepSearch ist Spezialist für Natural Language Processing (NLP).

FireStart

FireStart - unser Partner für BPM

Das BPM Tool von FireStart ist die ideale Ergänzung zu RPA.

Haben Sie Fragen dazu?

Gerne stehen wir für einen persönlichen Termin zur Verfügung, um über Ihre individuellen Anforderungen zu sprechen.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Christoph Heichinger
Sales Manager
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Christoph Heichinger
Thomas Neuninger

Thomas Neuninger
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