Prozesse dokumentieren leicht gemacht

Lisa Stix
Dienstag, 21. April 2020

Die Begeisterung ist groß, wenn es heißt „lasst uns unsere Prozesse dokumentieren“. Alle melden sich freiwillig dazu und wollen sofort damit starten. Jeder ist gleich davon überzeugt, dass es Sinn macht, Prozessbeschreibungen mit Prozessabläufen zu erstellen und versteht, dass man dabei einen Mehrwert für das Unternehmen und nicht zuletzt für einen selbst, liefern kann. Oder etwa nicht? 😊

Warum Sie, wenn Sie auf die konsequente Digitalisierung Ihrer Prozesse setzen, einen entscheidenden Vorteil haben und wie Sie in wenigen Schritten eine Grundlage dafür schaffen können, werden wir uns in diesem Beitrag ansehen.

 

Prozesse dokumentieren – wozu?

Oftmals werden Prozesse dokumentiert, es wird viel Energie in die Analyse der Prozesse gesteckt, jedoch ist der Mehrwert im Anschluss nicht ersichtlich. Warum ist das so? Ziel sollte nicht sein, Prozesse zu dokumentieren und danach in einer Schublade verschwinden zu lassen, was leider allzu oft der Fall ist. Nachfolgend möchte ich Ihnen mit einem Praxisbeispiel zeigen, wie Sie schnell zu einer übersichtlichen Prozessdokumentation kommen, indem Sie nur wenige Fragen beantworten und wie Sie damit auch einen Mehrwert schaffen können.

Anhand des Beispiels „Bestellanforderungsprozess“ möchte ich mit Ihnen Schritt für Schritt durch wenige Fragestellungen vom Laufzettel zum automatisierten Workflow gehen. Unser Partner und System der Wahl für die Dokumentation von Prozessen ist FireStart, denn diese BPM Suite bietet nicht nur die Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren, sondern diese auch ganz einfach zu automatisierten.

Was ist das Ziel des Prozesses?

Stellen Sie sich die Fragen: Was passiert in meinem Prozess? Was möchte ich mit dem Prozess bezwecken? Was ist der Auslöser und das Ergebnis, also wo beginnt und endet der Prozess. All diese Informationen und noch weitere Details können Sie in einem einheitlichen Prozesssteckbrief sammeln:                       

Prozessname: Bestellanforderungsprozess
Übergeordneter Prozess: Einkaufsprozess
Input: Bestellanforderung
Output: Bearbeitete Bestellanforderung (genehmigt oder abgelehnt)
Prozessverantwortlicher: Einkaufsleiter

 

Mit FireStart ist das Vorgehen sehr ähnlich. Sie erstellen ein Prozessmodell mit einem sprechenden Namen und reichern dieses Modell mit den wichtigsten Informationen an.

Tipp: Sind die Felder nicht ausreichend, können diese ganz einfach auch erweitert werden. Welche Felder relevant sind, sollte jedoch durch die Prozess- und Qualitätsmanager festgelegt werden, damit eine einheitliche Struktur gewählt wird.

Nachdem nun die allgemeinen Informationen zum Prozess gesammelt wurden, stellen wir die nächste Frage.

Wie sieht der Prozess im Detail aus?

Bei dieser Frage geht es nun darum, die einzelnen Schritte des Prozesses zu beschreiben. Gehen wir dazu wieder zurück zu unserem Beispiel. Welche Schritte können im Prozess identifiziert werden? Ein Mitarbeiter stellt eine Bestellanforderung. Das ist der Start unseres Prozesses. In weiterer Folge muss diese BANF genehmigt werden. Handelt es sich um einen Betrag unter 500 Euro ist nur eine Genehmigungsinstanz notwendig, für alles darüber wird ein 4-Augen-Prinzip benötigt.

Sie können den Prozess, um einen Überblick zu erhalten, im ersten Schritt textuell beschreiben. Ich arbeite hier sehr gerne mit der Post-it – Methode. Jeder Einzelschritt, wird auf einem Post-it notiert und an die Wand geklebt. Das bietet eine einfache Möglichkeit, die Tätigkeiten zu sammeln und auch die Reihenfolge wieder zu ändern.

Für die graphische Darstellung gibt es mehrere Möglichkeiten. Die beiden am meisten verwendeten Darstellungmöglichkeiten sind das Flow Chart (vertikale Darstellung) und die Swim-Lane Diagramme (horizontal).

Tipp: Legen Sie einen einheitlichen Modellierungsstandard für Ihr Unternehmen fest. Sowohl Flow-Charts als auch Swim-Lane Diagramme (BPMN-Diagramme) haben ihre Vorteile. Wichtig ist, dass Sie einen Standard für Ihr Unternehmen wählen, damit sich jeder schnell mit den Prozessmodellen zurechtfinden kann.

Mit FireStart haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu modellieren. Einfache Prozesse können tabellarisch festgehalten werden. Zusätzlich zu dem bekannten Flow-Chart und der BPMN Swim-Lane Darstellung gibt es auch noch die Möglichkeit, den Prozess in einer Matrix darzustellen und die Prozessschritte mit Informationen zu Kosten und Dauer anzureichern.

Ich persönlich arbeite in FireStart gerne mit dem FlowChart Diagramm, da es für mich den besten Überblick bietet. Das ist jedoch Geschmackssache und jede der Darstellungsformen hat etwas für sich.

Wer macht was?

Nun ist es an der Zeit, sich die Frage der Rollen und Verantwortlichkeiten zu stellen. Wer ist zuständig für welchen Schritt? Wer erhält Informationen und wer ist die ausführende Kraft. Diese Fragen stellen Sie sich für jeden einzelnen definierten Prozessschritt.

In unserem Beispielprozess können wir drei Rollen identifizieren: Der „Bestellanforderer“ – also der Mitarbeiter, der die Anforderung formuliert. Eine Genehmigungsinstanz, meist der Vorgesetzte, der die Anforderung immer, egal wie hoch der Betrag ist, freigeben muss. Eine zweite Genehmigungsinstanz, der Anträge über einem bestimmten Wert zusätzlich freigibt. Diese unterschiedlichen Rollen weisen wir nun den Prozessschritten zu.

Auch hier können Sie wieder auf die Post-its zurückgreifen. Nehmen Sie eine weitere Farbe und kleben Sie für jeden Einzelschritt die entsprechende Rolle dazu.

Tipp: Arbeiten Sie nicht mit dezidierten Personen, sondern mit Rollen. Auch wenn sich Verantwortlichkeiten ändern, müssen die Prozessmodelle nicht angepasst werden. Außerdem können Personen somit mehreren Rollen zugeordnet werden.

So könnte Ihr Prozess nun aussehen:

FlowChartAbbildung 1: Bestellanforderungsprozess FlowChart

Swim-LaneAbbildung 2: Bestellanforderungsprozess BPMN (Swim-Lane)

Wir kennen nun das Ziel des Prozesses, die detaillierten Schritte und die zuständigen Personen. Mit diesen Informationen haben Sie schon das Wichtigste geschafft. Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich, wo nun der Unterschied zu den in den Schubladen verschwundenen, bereits dokumentierten Prozessen liegt: In der Automatisierung des Prozesses.

FireStart bietet den großen Vorteil, dass Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern auch automatisiert werden können. Keine Angst, die Automatisierung von Prozessen mit FireStart setzt keine Programmierkenntnisse voraus, denn sie erfolgt mittels einer großen Palette von vorgefertigten, sogenannten Aktivitäten, die Sie im Anschluss konfigurieren können. Außerdem stellt die Automatisierung mit FireStart nicht den Anspruch, Ihre vorhandenen Systeme abzulösen und alles darüber abzubilden. Nein, Sie haben mit FireStart die Möglichkeit, all Ihre Systeme einzubinden und beispielsweise den Prozess auf einer höheren Ebene über die bereits automatisierten Prozesse darüberzustülpen, um einen Überblick der End-to-End Prozesse zu erhalten.

Gehen wir wieder zurück zu unserem Beispiel. Wäre es nicht hilfreich, wenn Sie zu jeder Zeit nachvollziehen könnten, wo die Bestellanforderung gerade liegt? Sie kennen ja das Problem mit den altbekannten Laufzetteln. Einmal abgegeben, oft nie wieder gesehen, weil er irgendwo in einem Stoß untergegangen ist. Besonders in Zeiten von Teleworking ohne physischer Anwesenheit von Mitarbeitern und Kollegen kann nicht mit ausgedruckte Zetteln gearbeitet werden. Oder wenn Sie den Prozess weiterdenken: Sie haben so einen einfachen Weg, alle Bestellanforderungen zu sammeln und auszuwerten und das ohne erneute Eingabe der Daten, denn die Daten sind bereits in Ihren Prozessen gesammelt.

Und hier noch zwei weitere Benefits mit im Prozessmanagement-Alltag:

Transparenz schaffen im Prozessportal

Wer Zugriff benötigt, hat Zugriff auf alle gesammelten Informationen über das FireStart Prozessportal. FireStart bietet ein Prozessportal, wo Sie sich durch alle dokumentierten Prozesse im Unternehmen durchnavigieren können. Auch weiterführende Informationen zum Prozess können hier hinterlegt werden. Einstiegspunkt ist hier oftmals und optimalerweise eine Prozesslandkarte, um eine Übersicht über die gesamten Prozesse zu bieten und man weiß schnell, wo verändern werden kann und welche Auswirkungen es hat.

Zertifizierungen auf einen Klick

Jeder, der bereits bei einem Audit dabei war, kennt die Situation: Der nächste Termin steht an und alles steht Kopf. Dokumente, Auswertungen und Arbeitsanweisungen werden zusammengesucht. Reports werden ausgefahren. Mitarbeiter werden gebrieft. Wäre es noch praktisch, wenn Sie auf Knopfdruck und an einer zentralen Stelle alle benötigten Daten zusammenhaben – und wäre es nicht noch besser, wenn diese Dokumentationen noch dazu auf dem neusten Stand sind und nicht vor einem Audit noch nachbearbeitet werden müssten? Diese Möglichkeit haben Sie mit FireStart. Denn besonders die automatisierten Prozesse laufen tatsächlich so ab, wie sie dokumentiert wurden und können so mit nicht veraltet sein.

Noch ein Tipp zum Schluss: Haben Sie die Prozessinformationen bereits gesammelt und überlegen nun, ob es den Aufwand wert ist, die ganze Arbeit nun wiederum in FireStart manuell nachzubilden? Oder wollen Sie schon jetzt mit den ersten Prozesssteckbriefen starten, später aber nicht die Daten wieder in FireStart übertragen?

Verständlich, aber auch hier können wir weiterhelfen – mit unserem Partner UiPath – gerne stellen wir Ihnen einen Bot zur Verfügung, der eine Liste von Prozessmodellen automatisch anlegt und mit den allgemeinen Daten aus Ihren einheitlichen Prozesssteckbriefen anreichert.

Interesse geweckt? – Im nächsten Artikel werden wir an dieser Stelle ansetzen und uns die Automatisierung der Bestellanforderung ansehen.

Sollten Sie bereits Fragen zu FireStart haben oder unverbindlichen das BPM System näher kennen lernen wollen, freue ich mich über Ihre Nachricht!

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