Mir wird häufig die Frage gestellt, welche die konkreten Unterschiede zwischen AutoReporting von cubido und den Scheduling-Funktionen von SAP BusinessObjects sind. Nun, das lässt sich nicht in einem Satz beantworten.
Die SAP BussinesObjects BI Plattform bietet von sich aus einige Basis-Funktionen, um Berichte automatisiert zu erstellen und zu verteilen. Beschäftigt man sich aber etwas genauer mit den Möglichkeiten, so stößt man bei SAP BO rasch an Grenzen oder kann manche Anforderungen nur kompliziert oder unübersichtlich umsetzen.
Aus diesem Grund entschloss man sich bei cubido vor vielen Jahren zur Entwicklung von AutoReporting. In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden wurde dieses Produkt ständig weiterentwickelt und bietet heute eine Vielzahl an Funktionen, die das Berichts-Scheduling deutlich benutzerfreundlicher machen.
Werfen wir einen detaillierteren Blick auf einzelne Funktionen. Für einen besseren Überblick habe ich diese in folgende Bereiche gegliedert:
- Flexibilität
- Übersichtlichkeit
- Effizienz
- Historisierung
- Zuverlässigkeit
- Funktionalität
- Skalierbarkeit
Flexibilität
Beginnen wir mit einem der wichtigsten Punkte: der Flexibilität.
Was die Auslösung eines Berichts betrifft, kann diese beim AutoReporting im Gegensatz zu SAP BO nicht nur fix oder durch Datei, sondern auch anhand von SQL-Abfragen und Web-Requests veranlasst werden. Es ist sogar möglich, die Auslösung mittels eines eigens erstellten Werkstag-Kalenders zu individualisieren. Eine Verteilung am sechsten Arbeitstag unter Berücksichtigung von Feiertagen und 5-Tagewoche (oder doch 6-Tagewoche?) ist kein Problem.
Alle Auslöser werden zentral definiert und zusätzlich bietet eine Übersicht die Möglichkeit, sie immer im Griff zu behalten. Somit ist AutoReporting hier deutlich flexibler und übersichtlicher, was die Definition der Auslöser betrifft. Dieses Feature vermisse ich bei SAP BO.
Des Weiteren ist es mit AutoReporting möglich, bei einer Änderung eines Auslösers einen Anwender sofort per Mail darüber zur informieren.
Zusätzlich kann der Benutzer beim AutoReporting selbstständig Berichte mit für ihn interessanten Inhalten abonnieren. Ähnlich einer Newsletter-Anmeldung, erfolgt dies durch ein einfaches „subscribe“. Ein für den Bericht Verantwortlicher wird darüber informiert. Wird die Anfrage von diesem genehmigt, so wird der Bericht automatisch bei der nächsten Verteilung ebenfalls an die neu angemeldete Person gesendet.
Übersichtlichkeit
Eine Gruppierung von Berichten oder eine Auslösung von Gruppen ist in SAP BO bisher nicht vorgesehen. AutoReporting hingegen ermöglicht die Organisation von Berichtsgruppen mit Hilfe einer einfachen Oberfläche. Mit einem Auslöser kann die Ausführung einer ganzen Berichtsgruppe angestoßen werden. Ergebnisse einer Berichtsgruppe lassen sich außerdem in einem Dokument zusammenführen. Nehmen wir an, in einer solchen Gruppe werden zehn Berichte im Excel Format ausgegeben, dann kann durch das Setzen eines Häkchens definiert werden, ob diese Berichte in einem einzigen XLS Dokument geschickt werden sollen oder einzeln. Damit wird das Berichtswesen übersichtlicher.
Ebenfalls übersichtlicher gestaltet sich die Empfängerverwaltung, denn E-Mail-Adressen können mit dem Windows Active Directory abgeglichen und so Tippfehler vermieden werden. Auch Änderungen von Adressen werden automatisch registriert. Das Erstellen und Verwalten von Verteiler-Listen, die bei der Zusendung von verschiedenen Berichten verwendet werden, wird somit im Vergleich zu SAP BO wesentlich vereinfacht. Das erspart kostbare Zeit!
Effizienz
Einer der größten Vorteile ist die Verbindung von AutoReporting mit SQL-Statements. Man hat sehr oft die Anforderung, einen Bericht mit bestimmten Parameterkombinationen an bestimmte Adressen zu senden. Dabei kann dies in AutoReporting durch nur einen Bericht abgebildet werden. Durch ein dynamisches SQL, das die Kombinationen von Parametern und Empfängern bereitstellt, werden Berichte und Mails wie bei einem Serienbrief generiert und verteilt. In SAP BO ist diese Verwaltung nicht so einfach.
Beim AutoReporting gibt es die Möglichkeit, eine Blockliste von E-Mail-Adressen zu verwalten. An diese Adressen werden dann keine Berichte mehr gesendet. Dieses praktische Feature gewährleistet einen sofortigen Ausschluss einer Person von allen Berichtsverteilungen und erspart viel Aufwand bei der Pflege der Mail-Adressen.
Was die Berichtsauslösung betrifft, habe ich bereits oben erwähnt, dass diese im AutoReporting zentral definiert und einem oder mehreren Berichten zugeordnet werden kann. Im SAP BO hingegen muss je Bericht der Auslöser neu definiert werden. Auch hier wieder eine massive Zeitersparnis. Außerdem werden mögliche Fehlerquellen bei der Definition der Auslöser vermieden.
Bei der Definition von Benutzer- und Systemparametern lassen sich ebenfalls zentrale Variablen definieren, die in der Berichtsdefinition verwendet werden können, wie zum Beispiel Default Werte oder ein aktuelles Berichtsmonat. Für dynamische Parameter und Auslöser können Datenbanken angebunden werden.
Historisierung
Ein tolles Feature im AutoReporting ermöglicht eine erweiterte Historisierung für berechnete Berichte. Zu jedem versendeten Bericht kann eine Liste mit den verwendeten Parametern angezeigt werden. Ein erneutes Versenden ist somit kein Problem. Das ist vor allem bei zeitabhängigen Parametern hilfreich. Der berechnete Bericht wird bei der Verteilung ebenfalls als Berichtsdatei in eine Datenbank abgelegt und kann dort nachkontrolliert werden. Es ist frei konfigurierbar, wie lange eine solche Berichts-Historie gespeichert werden soll.
Auch ein detailliertes Ereignisprotokoll über alle aktuellen Berichtsausführungen bietet AutoReporting im Gegensatz zu SAP BO. Ein klarer Mehrwert ist eine immer aktuelle Übersicht über alle Berichte, die an eine bestimmte Mailadresse gehen.
Weiters werden zusätzlich alle Änderungen an AutoReporting-Berichten protokolliert. Diese Änderungen können aber auch ohne Aufwand wieder rückgängig gemacht werden.
Zuverlässigkeit
Bei geplanten Wartungen bietet AutoReporting Wartungsfenster, damit bei Wartungen nicht das komplette AutoReporting gestoppt werden muss. Berichte, deren abhängige Systeme in Wartung sind, werden nicht berechnet und versendet, sondern erst, wenn das System wieder verfügbar ist. Dabei kann das BO System, Datenbanken aber auch Universen als nicht verfügbar kenntlich gemacht werden. Damit können zum Beispiel exakt jene Berichte, die auf ein bestimmtes Universum verweisen, vorübergehend von der Verarbeitung und Verteilung ausgenommen werden. So werden Fehler und falsche Ergebnisse vermieden. AutoReporting erkennt im Gegensatz zu SAP BO auch automatisch Systemausfälle und generiert selbstständig ein Wartungsfenster.
Funktionalität
Neben BO-Berichtsverteilung können mittels AutoReporting ebenfalls SQL-Skripte und SSIS-Jobs geplant und ausgeführt werden. Es können somit ganze Prozessketten von mehreren SSIS-Jobs bis hin zu der Berichtsverteilung abgebildet werden. Sollte es dabei bei einer Beladung zu einem Fehler kommen, können bestimmte Personen informiert werden und die Berichtausführung wird nicht angestoßen. Diese Möglichkeit bietet SAP BO nicht.
Skalierbarkeit
AutoReporting-Berichte können zwischen AutoReporting-Systemen transportiert werden. Somit kann das AutoReporting Scheduling übergreifend für mehrere Systeme verwalten und ein harmonisches Zusammenspiel mit einem Test- und Produktivsystem ist möglich. Im SAP BO wird das Scheduling meist nur im Produktivsystem gewartet.
Eine weitere, speziell für Entwicklungssysteme umgesetzte Erweiterung gewährleistet, dass Nachrichten ausschließlich an Benutzer, die als Administratoren gekennzeichnet sind, gesendet werden. Auch die Anzahl paralleler Ausführungen (threads) je Aufgabentyp ist in AutoReporting frei definierbar.
