Mobile Arbeitskonzepte: Wie Sie Ihre FileShares in die Cloud migrieren und mit OneDrive Sync durchstarten

In der aktuellen Situation sind viele Unternehmen gefordert, ihren MitarbeiterInnen sehr kurzfristig funktionstüchtige mobile Arbeitsumgebungen zu bieten. Wie Sie rasch Ihre Daten von einem lokalen Fileshare in die Cloud bringen, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.  

Dazu benötigen Sie SharePoint Online. Auch Microsoft leistet seinen Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise und hat in der vergangenen Woche einen Office 365 Trial Plan geschaffen, der die kommenden sechs Monate kostenlos zur Verfügung steht. Somit kommen durch die Umstellung keine zusätzlichen Kosten auf Sie zu. Nach Ablauf der sechs Monate ist es natürlich ganz leicht möglich, die Daten wieder auf Ihren lokalen Fileshare zurückzuschieben. Oder einfach den E1 Plan verlängern, weil Sie diese Arbeitsweise zum Schätzen gelernt haben.

New in March 2020, a free 6-month Office 365 E1 Trial, including Microsoft Teams, is now available. Microsoft is making this special E1 Trial license available in response to the increased need for employees to work from home (WFH) in response to the COVID-19 (coronavirus) outbreak. 

Details: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/e1-trial-license 

Vielleicht sind in Ihrem Unternehmen Abteilungen bereits (teilweise) im Office 365, aber die Daten liegen noch immer auf einem Fileshare. Innerhalb des Unternehmens funktioniert dies auch sehr gut. Aufgrund der aktuellen Situation müssen jedoch viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, was die Bandbreite im Unternehmen stark belastet. Denn es kann nur mit einer bestehenden VPN Verbindung mit den Daten gearbeitet werden.

Welche Vorteile haben Sie also in der derzeitigen Situation, wenn Sie Ihre Daten in die Cloud migrieren? 

• Offline Arbeit möglich mit der OneDrive App :
  Die Daten können auf die mobilen Devices Ihrer Mitarbeiter synchronisiert werden. So kann man auch weiterarbeiten, wenn man gerade offline ist. Außerdem kann selektiv gewählt werden, welche Daten gespeichert werden. Alle anderen werden zwar angezeigt, aber erst bei der Verwendung heruntergeladen (File on Demand). 
  
  
• Zusammenarbeit verbessern
  Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, wodurch keine unnötigen Versionen von einem Dokument erstellt werden. Dieses müsste sonst auch wieder zusammengefügt werden. Wer das Chaos nicht kennt, soll einfach mal eine Datei an fünf Leute per Mail schicken und jeder soll einen Bereich bearbeiten. Viel Spaß beim Zusammenführen 😉.
  
  Liegen die Daten auf SharePoint Online, können Sie sich einen Live-Feed anzeigen. Damit sehen Sie, wer gerade das Dokument bearbeitet und wo im Dokument sich die KollegInnen befinden.
  
  SharePoint Online macht seinem Namen auch alle Ehre im Hinblick auf die Dateifreigabe. Es ist äußerst einfach und unkompliziert, andere (interne oder externe) Personen einzuladen. 
  
  
• Versionen von Dokumenten und doch nur eine Datei
  Jede Bibliothek kann mit wenigen Klicks mit Versionierung ausgestattet werden. SharePoint kennt zwei unterschiedliche Versionsausprägungen: Hauptversion und Nebenversion.
  Sie können auch sehen, wer im Laufe der Zeit zu dem Dokument beigetragen hat. 
  
  
• Die Bandbreite in der Firma wird entlastet.

In 11 Schritten Ihre Daten vom Fileshare nach SharePoint Online transferieren

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie Die Daten vom Fileshare in die Cloud migrieren können, während der Migration sollen sich die Daten nicht verändern. 

1. Tool herunterladen und starten 
   https://spmtreleasescus.blob.core.windows.net/install/default.htm
   
   
   
2. Office 365 Login Informationen bekanntgeben
   
   
   
3. Welcome Screen
   
   
   
4. Auswählen der Quelle. Wir haben in unserem Beispiel eine Netzwerkquelle.
   
   
   
5. Netzwerk Verzeichnis (UNC) eingeben
   
   
   
6. SharePoint URL eingeben
   
   
   
7. Zielbibliothek wählen
   
   
   
8. Name für die Stapelverarbeitung angeben, dies ist nur relevant, wenn mehrere Migrationen gleichzeitig laufen 
   
   
   
9. Einstellung, wie hochgeladen werden soll 
   
   
   
10. Abwarten (und Kaffee trinken)...
    
     
11. Abschlussarbeit 😊 
    Rechte vom alten Fileshare den Benutzern entziehen oder Dateien auf Read-Only setzen 
    

Abschließend natürlich ganz WICHTIG: Benutzer informieren😊 

Daten mit PowerShell übertragen 

Für die ITPROs unter Ihnen können Sie die Daten auch mit der PowerShell schnell und einfach übertragen: 

$Global:SPOUrl = "https://pkirschners.sharepoint.com/sites/marketing" 
$Global:UserName = "petkir@pkirschner.onmicrosoft.com" 
$Global:PassWord = ConvertTo-SecureString -String "YourSPOPassword" -AsPlainText -Force 
$Global:SPOCredential = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -ArgumentList
$Global:UserName, $Global:PassWord 
$Global:TargetListName = "Documents" 
#Define File Share data source# 
$Global:FileshareSource = "\\pkirschners\marketing" 

Import-Module Microsoft.SharePoint.MigrationTool.PowerShell 

Register-SPMTMigration -SPOCredential $Global:SPOCredential -Force 
Add-SPMTTask -FileshareSource $Global:FileshareSource -TargetSiteUrl $Global:SPOUrl -TargetList $Global:TargetListName
Start-SPMTMigration 

Damit auch die Informationen zum Status angezeigt werden:  

Show-SPMTMigration 

Mit dem Tool ist noch sehr viel mehr möglich, jedoch wollen wir, dass es auch ein PowerUser schafft, seine Team-Daten schnell zu transferieren. 

Jetzt noch OneDrive Sync einrichten...

Dies geht in nur wenigen Schritten, am Besten starten Sie im SharePoint:  

1. Bei der Bibliothek auf synchronisieren Klicken
   
   
   
2. Anmelden mit Ihrem Office 365 Zugang
   
   
   
3. Lokales Verzeichnis auf Ihrem Rechner auswählen oder einfach auf "weiter"
   
   
   
4. Jetzt kommen noch ein drei Seiten mit Erklärungen bzw. es kommt auch der Hinweis, dass es eine iOS und Android App gibt.
   

Daten auf Abruf (OnDemand): 

Wenn Sie Ihren OneDrive Ordner öffnen, sehen Sie Wolkensymbole. Das bedeutet, dass diese Dateien in der Cloud gespeichert sind und bei Bedarf heruntergeladen werden:

Mittels Doppelklick (also öffnen) werden die Daten automatisch heruntergeladen und geöffnet. 

Um gezielt Daten offline zu haben, kann mit der rechten Maustaste der Punkt ausgewählt werden “Always keep on this device” 

Es erscheint ein Ladesymbol:

Dann erscheint ein grünes Symbol. Die Datei ist nun auch lokal gespeichert und wird im Sync gehalten.

Wird die Option “Always keep on this Device” wieder weggenommen, bleibt die Datei lokal und verhält sich so, wie wenn sie mit Doppelklick geöffnet wurde. 

Erst bei der Option “Free up space” werden die lokalen Daten verworfen, in der Cloud sind die Daten aber immer noch vorhanden.

Viel Erfolg bei der Umstellung! Falls Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit.