​In den letzten sieben Jahren wurden im Konzern 545 Projekte von 322 verschiedenen Projektleitern bei  Tochtergesellschaften in sieben verschiedenen Ländern mit der Software aus dem  Hause cubido abgeschlossen. Mehrere 100 Millionen € und über 100.000 Manntage wurden umgesetzt; aktuell laufen 106 Projekte, 57 sind in Vorbereitung. Die „common project database“ (CPD), ein Tool für strategische Projektplanung und Projektcontrolling, hilft dabei auf simple Art: Nur jene Daten, die für die höher stehende Führungsebene relevant sind, werden von den Projektleitern eingegeben – dadurch erhalten die Vorgesetzten einen Überblick, und der Projektmanager kann sich eigenständig den Details widmen.

Ist die Umstellung der Mitarbeiter auf eine neue Software dieser Art umständlich? „Es gibt nicht mal Schulungsunterlagen“, erläutert Eder, denn die Handhabung ist wirklich simpel: Schulungen hat es keine gegeben, nach einer kurzen Erklärung findet sich jeder Mitarbeiter sofort mit der Software zurecht; für die Eingabe der Daten braucht der Projektleiter laut Eder bloß fünf Minuten. „Im Gegensatz zu herkömmlichen Projekt-Steuerungstools– ist dieses Tool wesentlich einfacher und übersichtlicher für den Anwender, obwohl es in Sachen Prozess und Kernfunktionen gleich aufgebaut ist“, erklärt Eder. Hinzu kommt der finanzielle Aspekt: „Der interne Aufwand der Implementierung und die externen Kosten für CPD belaufen sich ungefähr auf ein Zehntel der herkömmlichen Tools.“

Zusätzlich erleichtert wird dies durch die Tatsache, dass das Programm nicht auf den einzelnen Rechnern des Unternehmens installiert wird, sondern im Browser läuft: „Wir setzen dabei auf den bekannten und bewährten Microsoft Internet Information Server, in Verbindung mit einem SQL-Server“, sagt Wolfgang Ennikl, Geschäfstführer von cubido: „Die Lösung erscheint in simplem HTML und wird so auf allen Betriebssystemen und in allen Browsern korrekt dargestellt.“ Es kann also auch bei Geschäftsreisen vom Laptop oder dem PC eines Kollegen im Gastland aus gearbeitet werden; nach dem Login über den Browser ist man gleich wieder im vertrauten System. Für die Sicherheit sorgen ein VPN und Microsoft Active Directory – damit kann die zentrale Applikationsverwaltung den Nutzern unterschiedliche Rechte zuweisen. Eder sieht etwa das Jahresbudget für alle Projekte und den Forecast, er kann auch den lokalen Controllingverantwortlichen in den Tochtergesellschaften ihre Verantwortungsbereiche zuweisen; der einzelne Projektleiter hingegen sieht nur sein Projektblatt, in dessen Felder er die Daten eingibt. 

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die dezentrale Administration, lokale Companies und Gremien können ihre Projekt-Portfolios eigenständig verwalten und steuern,“ erläutert Gerhard Leitner, technischer Projektleiter bei A1 Telekom, einen weiteren Vorteil: „Dieses Tool lässt sich für lokale und konzernweite Projekte gleichzeitig einsetzen.“ In den Jahren des Unternehmenswachstums konnte die Applikation ohne Zusatzimplementierungen auch in den neuen Märkten eingesetzt werden – es mussten nur die erforderlichen VPN-Anbindungen geschaffen werden.

Und das System ist flexibel: Das Applikationsverhalten kann zu großem Teil von A1 Telekom selbst über Konfigurationsänderungen gestaltet werden. Eingriffe durch cubido sind nur in seltenen Fällen, nämlich bei Applikationserweiterungen, nötig.

Offen für andere

Diese IST-Kosten kann der Projektleiter zwar haptisch eingeben, das muss aber nicht unbedingt sein: Eine Schnittstelle der Lösung ermöglicht es, dass die Daten direkt aus dem SAP-System übernommen werden; bei der A1 Telekom Austria wird etwa Zahlenmaterial zu Investitionen und laufenden Kosten aus dem SAP-System geholt und in die CPD importiert. „Es wäre auch möglich, dies auf unterschiedliche Kostenarten herunter zu brechen, aber der Gesamtüberblick ist meist ausreichend“, erläutert Eder. Über Upload-Mechanismen können die Aktivitäten der jährlichen Unternehmensplanung zentral hochgeladen werden, das Berichtswesen ist an SAP Business Objects und Microsoft Excel angebunden. Ein weiterer Vorteil: Da das Berichtswesen auf Live-Daten aufbaut, zeigen diese immer die aktuellen Werte.

Und mit diesen aktuellen Zahlen läuft das Reporting über das gesamte Projekt hinweg. Sowohl bei der Beantragung des Projekts als auch für die Evaluierung durch die Verantwortlichen kann der Projektleiter sich von der Software automatisch eine Powerpoint-Präsentation erstellen lassen – diese enthält die korrekten Zahlen, mit denen er die entsprechende Kommission hoffentlich überzeugen kann. Merkt der Projektleiter hingegen, dass er im Lauf des Projekts auf Probleme  - etwa zeitliche Engpässe oder eskalierende Kosten – stößt, so wird dies ebenfalls berichtet: Die obere Führungsebene kann daraufhin die Rahmenbedingungen für das Projekt ändern. Der Projektleiter hat somit Interesse daran, seine Probleme zu melden: Passen die Rahmenbedingungen für sein Projekt nicht, so kann er den Projektstatus geordnet eskalieren.

Bei der Evaluierung des Projekts zählen schließlich die harten Zahlen; der Projektleiter kriegt entweder „Rot“ – beim Scheitern – oder „Grün“, wenn das Projekt erfolgreich war.  Dadurch fällt es leichter, die Spreu vom Weizen zu trennen: „Früher haben wir weiche Tools verwendet“, sagt Eder: „Das Evaluieren war schwierig. Jeder hat einen Bonus gekriegt, und die Leistungsträger waren dadurch unzufrieden.“ Nun ist alles deutlich transparenter.

Der Erfolg der A1 Telekom Austria mit der Software freut auch Ennikl: „Wir sind glücklich, von  der A1 Telekom Austria das Vertrauen für die Entwicklung dieser wichtigen Applikation bekommen zu haben“, sagt er. Das Urteil ist hier klar: Grünes Licht für die Entwickler. Und hoffentlich auch für weitere Projekte.