Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA) – Duell oder doch Symbiose?

Christoph Heichinger
Mittwoch, 18. Dezember 2019

Als cubido sind wir schon seit einigen Jahren mit unserem Partner “FireStart” im Bereich Business Process Management (BPM) tätig. Vor rund einem Jahr ist mit “UiPath” der Marktführer im Bereich Robotic Process Automation (RPA) in unser Portfolio dazugekommen. Seitdem sind wir immer wieder mit der Frage konfrontiert, ob BPM und RPA denn nicht konkurrierende Tools sind. Dazu muss ich etwas ausholen…

Im Bereich Prozessmanagement und vor allem Prozessautomatisierung ist seit einiger Zeit RPA in aller Munde. Mittels RPA lässt sich in der Regel binnen 6, maximal 12 Monaten ein Return on Investment (ROI) erreichen. Dies ist möglich, weil man Tätigkeiten, die standardisiert von Mitarbeitern immer und immer wieder erledigt werden, an einen Software-Roboter übergibt. Je öfter dieser Prozess wiederholt wird, umso schneller erreicht man klarerweise den ROI. Typische Prozesse sind beispielsweise im HR (Mitarbeiter Ein- bzw. Austritt, Meldung an die Krankenkasse über Wohnsitzänderung, Namensänderung etc.) oder in der Buchhaltung zu finden. Hier zum Beispiel der Rechnungseingangsprozess inkl. Verbuchen im ERP. Auch regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten, wie Meldungen an die Statistik Austria Intrastat, grenzüberschreitende Dienstleistungen, Warenkorbpreise, zusammenfassende Meldung an das Finanzamt über Exporte etc.

Neben diesen Klassikern können alle Applikationen automatisiert werden, die bisher nicht über eine Schnittstelle mit anderen Systemen integriert wurden. Bei Gesprächen mit-IT Mitarbeitern höre ich dazu allerdings oft: „Wenn ich dafür einen Roboter brauche, habe ich mit der Applikation versagt“. Das sehe ich natürlich nicht so: Denn hier können Software-Roboter den IT-Abteilungen Zeit verschaffen. Um neue Systeme über Backend-Schnittstellen zu integrieren vergehen gut und gern mal sechs Monate, um die Anforderungen zu erheben und weitere sechs Monate um die Schnittstelle auszuprogrammieren. Um einen Roboter einzurichten, benötige ich keinen Programmierer. Hier kann ein geschulter Mitarbeiter mit IT- und Prozessverständnis helfen und dies binnen weniger Tage oder schlimmstenfalls Wochen umsetzen. Die IT-Abteilung hat anschließend Zeit, sich entsprechend um die Integration zu kümmern, während der Benutzer sich über die Automatisierung freut. So wie auch in diesem Blogbeitrag beschrieben, lassen sich Roboter, ergänzt um Künstliche Intelligenz bzw. Machine Learning, zur Vorbereitung von Entscheidungen nutzen.

Wie sieht das nun im Bereich Business Process Management aus? Alle, die in diesem Bereich tätig sind, werden bestätigen: BPM ist ein Marathon und kein Sprint. Aber warum sollte man sich neben der Prozessautomatisierung auch mit Prozessmanagement beschäftigen? Salopp gesagt: „Wenn man einen “Scheiß”-Prozess automatisiert, bekommt man einen automatisierten “Scheiß”-Prozess.“ Irgendwo sollten die Robots auch wieder gemanaged werden, einfach um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. Außerdem haben Robots Probleme mit lang laufenden Workflows und komplexen Genehmigungsworkflows.

Hier kommt die Stärke unseres BPM-Partners FireStart ins Spiel: Prozesse werden nicht einfach nur aufgemalt, sondern über die integrierte Workflow-Engine können diese auch gleich gemanaged werden. Das Ergebnis kann anschließend an die über Schnittstellen integrierte Applikation oder auch an einen Robot übergeben werden, der die weiteren Schritte übernimmt.

Die Fragestellung Duell oder Symbiose kann man mit unseren beiden Partnern “FireStart” und “UiPath” somit klar mit Symbiose beantworten. Beide Unternehmen befinden sich in einer Technologiepartnerschaft und so bekommen die Anwender beider Tools die maximalen Mehrwerte beider Welten. Interesse an einem Gespräch zum Thema Geschäftsprozessmanagement, BPM bzw. RPA? Kein Problem, wir helfen gern, Ihre Prozesse effizienter zu machen.

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