In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist es für Unternehmen entscheidend, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu treffen. Dies gilt insbesondere für den Bereich Finanzen und Controlling, in dem zeitnahe und genaue Informationen von entscheidender Bedeutung sind. Dabei kann Prozessautomatisierung einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern.
In diesem Blogbeitrag werden die Vorteile der Prozessautomatisierung im Controlling sowie Beispiele dafür näher betrachtet. Im Anschluss werden noch die notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung erläutert.
Was ist BPA?
Business Process Automation (BPA) beschreibt die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die das Ziel hat, eine höhere Effizienz, Produktivität und Genauigkeit zu erreichen.
Dies betrifft vor allem die Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben, Datenverarbeitung und Arbeitsabläufe die durch die Verwendung von Technologien wie Workflow-Automatisierung, Software-Robotik, Künstlicher Intelligenz und Machine Learning erreicht werden kann. Als Ergebnis können sich Unternehmen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, zum Beispiel jene, die menschliches Fachwissen und Kreativität erfordern. Der Einsatz von automatisierten Tools und Technologien bringt Vorteile wie erhöhte Effizienz, verbesserte Qualität, weniger Fehler und schnellere Durchlaufzeiten, und was für viele Unternehmen am meisten zählt: Automatisierung ist besonders kostensparend. Hierbei muss noch erwähnt werden, dass bei BPA ein Hauptfokus darauf liegt, Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und nicht zu ersetzen.
Vorteile und Beispiele der Prozessautomatisierung im Controlling
Steigerung der Effizienz
Durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und Tätigkeiten ist es möglich, Mitarbeiter von routinemäßigen Arbeiten zu entlasten, damit diese sich auf ihre eigentlichen Arbeiten konzentrieren können. Zusätzlich stehen Roboter 24/7 zur Leistungserbringung zur Verfügung. Dies kann zu höherer Produktivität und schnelleren Durchlaufzeiten für Finanzberichte und Analysen führen. Außerdem ist die manuelle Verarbeitung von Daten und Informationen zeitaufwendig und fehleranfällig.
Beispiele zur Effizienzsteigerung sind die Automatisierungen von Rechnungsstellung, Zahlungseingängen, Kontoabgleich, Rechnungsprüfung und anderen Buchhaltungsprozessen. Dadurch kann die Buchhaltungsabteilung Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Datenqualität verbessern.
Reduktion von Kosten und Fehlern
Errare humanum est: Irren ist menschlich – daher sind manuelle Prozesse fehleranfällig. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Daten und Informationen verbessern, Fehler reduzieren und Kosten vermeiden, die mit der Fehlerkorrektur entstehen würden.
Durch die Automatisierung von manuellen Prozessen können Mitarbeiter Zeit sparen, die sie sonst für wiederkehrende Aufgaben benötigt hätten und weitere Aufgaben übernehmen. Besonders in Hinblick auf den Fachkräftemangel, können Unternehmen so sicherstellen, die Aufgaben so effizient wie möglich zu verteilen.
Transparenz und Überwachung in Echtzeit
Die Automatisierung von Prozessen unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Finanz- und Controllingprozesse zu behalten und sicherzustellen, dass diese reibungslos funktionieren. Weiters können Berichte automatisch generiert werden, die die wichtigsten Kennzahlen und Trends in Echtzeit darstellen. Dadurch können Sie schnell auf Änderungen reagieren und Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Das spart Zeit und erleichtert die Entscheidungsfindung.
Mitarbeiterzufriedenheit
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Mitarbeiter unterstützt werden, sich auf kreativere, komplexere Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer erhöhten Produktivität und Arbeitszufriedenheit führt.
Compliance
Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Finanzprozesse den relevanten Vorschriften und Regulierungen im Finanzbereich entsprechen.
Unterstützung in der Entscheidungsfindung
Automatisierte Systeme ermöglichen es Unternehmen, Daten und Informationen schneller und genauer zu verarbeiten. Entsprechende Dashboards und Berichte liefern aktuelle Informationen zu Leistungsindikatoren und ermöglichen es, Trends zu identifizieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Beispielsweise können Finanzprozesse wie Budgetierung, Forecasting und Datenanalyse automatisiert werden, wodurch die Controllingabteilung schneller auf Veränderungen im Unternehmen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen kann.
Notwendige Schritte für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung
1. Prozessanalyse, Optimierung und Standardisierung
"Ineffizienz zu automatisieren, vergrößert die Ineffizienz." Bill Gates
Daher ist der erste Schritt in der Prozessautomatisierung die Analyse des Prozesses. Es ist wichtig, den Prozess detailliert zu verstehen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung oder Optimierung erfolgreich ist. Die Analyse umfasst die Identifizierung aller Schritte des Prozesses, die Bestimmung der Abhängigkeiten zwischen den Schritten und die Identifizierung von Bereichen, die automatisiert bzw. optimiert werden können. Dabei ist es unbedingt notwendig, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu standardisieren, vereinfachen und/oder eliminieren.
Wenn Prozesse identifiziert werden, die oft nicht wie geplant ablaufen oder unnötigerweise mehrfach an verschiedenen Stellen bearbeitet werden, sollten diese noch vor der eigentlichen Automatisierung adaptiert werden. Anschließend können die Prozesse verbessert und standardisiert werden, bevor die Prozessautomatisierung und/oder Optimierung implementiert wird.
2. Auswahl der Automatisierungsmethode/Optimierungsmethode
Die Auswahl der richtigen Technologie und Methode ist entscheidend für den Erfolg der Prozessoptimierung. Es gibt eine Vielzahl von Technologien, die für die Automatisierung eingesetzt werden können, wie beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz und/oder die Kombination unterschiedlicher Technologien. Es ist wichtig, die Technologie zu wählen, die am besten zu den Anforderungen des Prozesses passt.
3. Implementierung und Integration
Nach der Analyse und Optimierung des Prozesses und der Auswahl der Technologie(n) ist es an der Zeit, die Automatisierung und/oder Optimierung zu implementieren und in das Unternehmen zu integrieren. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die von der Veränderung betroffen sind, abgeholt und trainiert werden. Sodass die Produktivitäts/- Qualitätssteigerung nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert wird.
4. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung
Eine erfolgreiche Prozessgestaltung erfordert Kontinuität, die ständig überwacht und verbessert werden muss, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Fazit
Eine erfolgreiche Implementierung von Prozessautomatisierung und Optimierung im Controlling erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Durch die Analyse und Adaptierung des Prozesses, die Auswahl der richtigen Technologien, die Implementierung und Integration sowie die Überwachung und kontinuierliche Verbesserung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozessadaption erfolgreich ist und ihren Anforderungen entspricht.
Zusammengefasst kann die Prozesseffizienz im Controlling Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse optimal zu gestalten, Kosten zu reduzieren und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Daten und Informationen zu verbessern und so Wettbewerbsvorteile zu generieren.
"Es hängt von dir selbst ab, ob du das neue Jahr als Bremse oder als Motor benutzen willst." Henry Ford
