Robotic Process Automation

Welche Voraussetzungen benötigt man für den Einsatz von RPA?

Robots sind sehr einfach in bestehende Systeme zu integrieren und können im Prinzip für jede gängige Software konfiguriert werden.

Für die Entwicklung von Tasks und Arbeitsabläufe, die der Robot später ausführen kann, benötigt man eine Entwicklungskomponente. Hierbei handelt es sich meistens um eine No-Code oder Low-Code Komponente, mit der man den Prozess per Drag & Drop zusammenbauen kann.

Für die Verwaltung der entwickelten Tasks wird meist eine Steuerungskomponente eingesetzt. Diese bietet einen Überblick über laufende Prozesse, ermöglicht die zentrale Steuerung und Konfiguration der Robots.

Das Herzstück und damit die wichtigste Komponente ist der Robot selbst. Er führt auf dem System Ihrer Wahl, egal ob Notebook, PC, VM oder Server die Prozesse genau so aus, wie es in der Entwicklungsumgebung gebaut wurde.

Bei UiPath beispielsweise handelt es sich hierbei konkret um folgende drei Komponenten:

• Die Management Console „Orchestrator“ – diesen können Sie entweder as a Service von UiPath in der Cloud beziehen oder auf einem eigenen Server aufsetzen
• Entwicklungsumgebung „Studio“
• Ausführender Part „Robot“

Wir unterstützen Sie individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse von der Installation bis zur Inbetriebnahme der Robots, wie auch bei der richtigen Priorisierung der Prozesse je nach Wertschöpfung und Komplexität.

Natürlich bieten wir Ihnen der momentanen Situation entsprechend Remote Workshops an, damit Sie möglichst rasch Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten können.

Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung mit RPA?

Hervorragend eignen sich monotone, immer wiederkehrende Prozesse, mit digitalem Input und hohem Transaktionsvolumen.

Wichtig ist hier vor allem, diejenigen Prozesse auszuwählen, in denen der Einsatz eines Robots den meisten Mehrwert für MitarbeiterInnen und Unternehmen mit sich bringt. In der Praxis sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.

Einige Beispiele, welche alltäglichen wiederkehrenden, regelbasierten Tätigkeiten mit RPA automatisiert werden können sind folgende:

• Extrahieren von Daten, 
• Kopieren oder Verschieben von Dateien, 
• Ausfüllen von Formularen, 
• Stukturieren von Daten (Datenvalidierung, Dublettenbereinigung, ...)
• Durchführung von Berechnungen, 
• Ausführen von Aktionen basierend auf Wenn-/Dann-Bedingungen, 
• Abrufen von Internetseiten, 
• Laden und Verarbeiten von Daten aus dem Internet, 
• Öffnen und Sortieren von E-Mails, 
• Verarbeiten von E-Mail-Anhängen, 
• Erstellen von Reports, 
• Bearbeiten von Log-Dateien, 
• Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen sowie 
• das Abrufen von Informationen aus sozialen Medien. 

Gibt es verschiedene Bots?

Es stehen Ihnen zwei verschiedene Arten von Robots zur Verfügung, die je nach Bedarf unterschiedliche Aufgaben, mehr oder weniger selbstständig, übernehmen.

Attended Robots:
Als persönliche Helfer unterstützen sie Mitarbeiter bei ihren Aufgaben, um deren Produktivität zu steigern. Ausgelöst werden sie durch ihre User selbst und haben somit auch die gleichen "Arbeits­zeiten" wie ihre Benutzer.
Diese Roboter werden direkt auf Ihrem Notebook ausgerollt, um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.

Unattended Robots:
Diese führen eigenständig, mit wenig oder keiner menschlichen Interaktion gesamte Prozesse aus. Sie folgen dabei einem regel-basierten Prozess, der durch E-Mail, FileServer, Datenbanken, zeitliche Intervalle oder andere Trigger ausge­löst wird. Solche Bots haben natürlich eine 24x7 Verfügbarkeit.
Der Arbeitsplatz von Unattended Robots ist eine virtuelle Maschine oder ein Server, um ohne Störung 24/7 arbeiten zu können.

Welchen Betreuungsaufwand habe ich?

Eine häufig gestellte Frage zum Einsatz von Robotic Process Automation bezieht sich auf den damit verbundenen Betreuungsaufwand. Hierzu lässt sich festhalten, dass keine umfassenden Softwareentwickler-Kenntnisse notwendig sind, um den Prozess erstmalig zu implementieren oder später für neue Anforderungen zu adaptieren. Mit einem guten Maß an Prozessverständnis und Scripting-Know-how lässt sich das in der Regel ohne Probleme umsetzen.

Werden Arbeitsabläufe einmal geändert, so muss natürlich ein damit verbundener RPA-Prozess entsprechend adaptiert werden. Das wäre aber auch der Fall, wenn man zur Abwicklung eines  Prozesses eine andere Applikation verwenden würde. Für den Robot spielt eine Änderung grundsätzlich keine Rolle. Man muss ihm lediglich mitteilen, dass Daten beispielsweise nun aus anderen Quellen oder zusätzlich auch in andere Applikationen übertragen werden sollen. 

RPA und BPM

Immer wieder wird uns die Frage gestellt, ob Business Process Management und Robotic Process Automation nicht konkurrierende Ansätze sind. Wir sehen das keines Wegs so.

Mit RPA lassen sich wiederkehrende aber meist zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten durch Software-Roboter automatisieren. So werden Mitarbeiter entlastet und die Geschwindigkeit erhöht – bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Wichtig ist jedoch, die strategischen Prozesse nicht aus den Augen zu lassen, denn die Prozessautomatisierung ist nur ein Teil des Prozessmanagements. Eine vorherige Analyse und Optimierung der Prozesse ist wesentlich - ansonsten laufen Prozesse zwar schneller, aber nicht unbedingt effizienter ab.

Eine intelligente Kombination von Business Process Management und Robotic Process Automation ermöglicht es Ihnen, das volle Potential zur Effizienzsteigerung auszuschöpfen.

Irgendwo sollten die Robots auch wieder gemanaged werden, um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. BPM-Tools, wie zum Beispiel FireStart können hier helfen: Prozesse werden nicht einfach nur aufgemalt, sondern über die integrierte Workflow-Engine können diese dort auch gemanaged werden. Das Ergebnis kann anschließend an die über Schnittstellen integrierte Applikation oder auch an einen Robot übergeben werden, der die weiteren Schritte übernimmt.

Unsere beiden Partner in diesem Bereich „FireStart“ und „UiPath“ befinden sich in einer Technologiepartnerschaft und so bekommen die Anwender beider Tools die maximalen Mehrwerte beider Welten.

RPA & KI - Hyperautomation

Robotic Process Automation kann man auch mit Künstlicher Intelligenz (KI) verbinden und so die Effizienz noch weiter steigern. Bestimmte Arbeitsaufträge erhält der Robot dann nicht mehr vom Sachbearbeiter, sondern direkt über die KI. Der Robot lernt über das Machine Learning Modell wie mit dem konkreten Sachverhalt umgegangen werden soll.

Intelligent Process Automation (IPA), oder auch Hyperautomation genannt, ist kein Zukunftsthema, das in ein paar Jahren kommen wird. Es ist bereits in zahlreichen Unternehmen angekommen und es gibt schon viele Anwendungsfälle zum Beispiel aus Buchhaltungsabteilungen, in denen ein Robot die Rechnungen automatisch erkennt und auch verbucht. Rückfragen erfolgen nur wenn beispielsweise ein neuer Lieferant Rechnungen schickt, den die KI zwar erkennt, aber sich nicht ganz sicher ist. Der Analyst Gartner nennt Hyperautomation als Nummer 1 der Strategischen Technologie Trends für 2020.

Unsere Partner

Mit unserem Partner UiPath sind wir für Smarte Assistenz mittels IPA bestens gerüstet. Es gibt eingebaute KI-Modelle im Bereich „Document Understanding“, die z.B. Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente erkennen. Hat man andere KI-Anwendungsbereiche, ist es über das „AI Center“ jederzeit möglich, auch eigene KI-Modelle und Services verschiedener Hersteller wie DeepSearch, Microsoft, Amazon, Google und Co. einzubinden. 

Gemeinsam mit DeepSearch bieten wir einen Smarten Assistenten an, der ServiceCenter Mitarbeiter entlastet. Die DeepSearch Engine erkennt durch Natural Language Understanding (NLU) den semantischen Zusammenhang und somit das Anliegen des Kunden und schlägt dem Kundenservice Mitarbeiter sofort einen Lösungsweg vor. DeepSearch arbeitet hier als Gehirn, das mit RPA die Hände bekommt, um Prozesse auch entsprechend umzusetzen. 

Wie funktioniert Hyperautomation?

KI-Modelle werden mit Daten trainiert und mit Vergleichsdaten getestet. Es kommt aber immer wieder vor, dass sich der Robot nicht sicher ist. Hier kommt der Vorteil von KI-Modellen zu tragen: Die KI macht nichts anderes als eine mathematisch / statistische Bewertung – sie ist sich zu x% sicher oder eben auch nicht. Genau diesen Prozentsatz kann man als Schwellwert definieren, um festzulegen, ob die KI die Entscheidung treffen soll oder doch bei seiner „Führungskraft“, sprich dem Mitarbeiter in der Fachabteilung, nachfragen soll. Wenn sich die KI z.B. zu 85% sicher ist, kann der Robot direkt den Prozess ausführen, darunter muss nachgefragt werden. Selbstverständlich kann dieser Schwellwert angepasst werden. Fängt man zuerst mit einem niedrigen Schwellwert an, bei dem der Robot nachfragen soll, kann dieser nach und nach erhöht werden. Bei jeder Entscheidung, die der Mitarbeiter trifft, lernt das KI-Modell und nimmt diese Information in die künftige Entscheidungsfindung mit auf.