In diesem Projekt unterstützt uns cubido hervorragend, IT-Prozesse und Erfordernisse der IT-Dokumentation möglichst effizient zu verknüpfen.
Gerald Schindler, Leiter Informationstechnologie und Telekommunikation beim Magistrat St. Pölten
Mit diesem Projekt wurde die Ablage aller IT Dokumente, die bisher an unterschiedlichsten Stellen wie zum Beispiel am FileServer, im Ticketsystem oder der bisherigen SharePoint-Lösung zu finden waren, zentral organisiert.
In gemeinsamen Workshops wurde das neue IT Dokumentenmanagement entwickelt: Wird ein neues Dokument abgelegt, wird es entsprechen ihres Inhalts benannt und mit definierten Meta-Daten hinterlegt. Alle Dokumente sind einer entsprechenden vordefinierten Struktur zugeordnet. Dies erfolgt in der sogenannten Document-Queue-Bibliothek. Dokumente werden entweder darin erzeugt bzw. bereits existierende Dokumente hineingezogen und die entsprechenden Meta-Daten vergeben. Die Pflichtfelder variieren je nach Dokumententyp.
Sind alle Pflichtfelder befüllt, startet SharePoint einen Workflow: Das Dokument wird richtig benannt und in die entsprechende dahinterliegende Dokumentenbibliothek verschoben. Sobald das Dokument abgelegt wurde, wird der Bearbeiter per E-Mail benachrichtigt. Ist das Dokument abgelegt, kann es dort auch nicht mehr ohne entsprechendem Recht gelöscht oder modifiziert werden.
Im nächsten Schritt soll dieses Ablagesystem auch noch auf andere Abteilungen des Magistrats ausgerollt werden.
Magistrat St. Pölten
www.st-poelten.gv.at
Verbesserung des Berichtswesens durch Neukonzeption der Reporting Strukturen und Zusammenführung diverser Datenquellen in einem zentralen DWH.
Eine zielgenaue Analyse der SQL Datenbank ermöglichte die rasche Optimierung der geschäftskritischen Performance-Werte.