7 Vorteile von Robotic Process Automation (RPA) für HR-Abteilungen

Christoph Heichinger
Donnerstag, 16. September 2021

Als Sabine L. das Büro am Freitag Abend verlässt, ist sie voller Vorfreude auf den bevorstehenden Urlaub. Endlich einmal ausspannen und die Arbeit ganz und gar hinter sich lassen. Im stressigen Geschäftsalltag des mittelgroßen Unternehmens aus Österreich gibt es immer etwas zu erledigen, zu durchdenken oder zu organisieren. “Wir sehen uns in zwei Wochen. Mein persönlicher Bot unterstützt euch in der Zwischenzeit weiterhin”, ruft sie ihrer Kollegin lachend zu und klopft dabei zweimal dankend auf den Rand ihres Computers.

Der Bot der Personalerin ist genau genommen ein RPA-Softwareprogramm, mit dessen Hilfe sich standardisierte Routineaufgaben automatisieren lassen. Was RPA genau ist und welche Vorteile HR-Abteilungen davon haben, lesen Sie im Folgenden. Wenn Sie übrigens lieber zuhören als lesen, oder einem Bot bei der Arbeit zusehen wollen, melden Sie sich zu unseren kostenlosen Webinaren an. 

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INHALT

 

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (kurz RPA) ist eine Methode, um identisch ablaufende Prozesse zu automatisieren. Sinnvoll ist eine solche Prozessautomatisierung, wenn es sich um repetitive, regelmäßige Tätigkeiten handelt, die nach bestimmten Regeln ablaufen. Im Personalwesen sind das beispielsweise Routineaufgaben wie die Pflege der Mitarbeiterdaten, die Erstellung der Monatsabrechnungen oder das Scannen von Bewerbungsdokumenten auf bestimmte Profilanforderungen hin. Statt wie bisher alle Schritte händisch auszuführen, werden diese nun von einem Roboter erledigt. Dabei handelt es sich um ein Softwareprogramm, das menschliches Benutzerverhalten imitiert, ohne dass dafür komplizierte Codes oder Skripte geschrieben werden müssen. Die Datensicherheit und der Datenschutz beim Einsatz von Robotic Process Automation ist außerdem sehr hoch, da alle Daten in den bisherigen Systemen bleiben, der Bot auf dem lokalen Gerät des Anwenders agiert und somit kein Einfallstor für Cyber-Attacken darstellt.

Erfahren Sie mehr über Robotic Process Automation in unserem Video oder in unseren exklusiven RPA-Webinaren.

 

7 Vorteile von RPA für HR-Abteilungen

Vor mehr als einem Jahr hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert und für viele Organisationen sowie für die in ihr tätigen Arbeitskräfte findet ein entscheidender Paradigmenwechsel statt. Deloitte hat in seinen groß angelegten Human Capital Trends 2021 6.000 Führungskräfte in 99 Ländern befragt, um herauszufinden, wie die Transformation von Arbeit in Zukunft gelingen kann. Als 3 wichtigste Gründe nannten die Befragten eine passende Unternehmenskultur, die richtigen Skills für Mitarbeiter und die Implementierung neuer Technologien. RPA ist eine dieser technologischen Entwicklungen, die besonders in HR-Abteilungen viele Vorteile hat.

Vorteil 1: Entlastung der HR-Abteilung

Die Aufgaben im Personalmanagement sind vielfältig. Sie reichen von Suche, Auswahl und Einstellung neuer Fachkräfte über Koordination von Fort- und Weiterbildung, Kulturarbeit, Kommunikation zwischen Führungsebene und Belegschaft, Umsetzung von Personal- und HR-Strategien, Verhandlung von Betriebsvereinbarungen u.v.m. Besonders die vergangenen Monate mit all ihren schnellen Veränderungen waren für viele Personalabteilungen überaus herausfordernd.

Mit Robotic Process Automation ist eine spürbare Entlastung der HR-Abteilung möglich, indem beispielsweise administrative Tätigkeiten, die immer nach dem gleichen Prinzip laufen, von einem Roboter übernommen werden. Dieser arbeitet rund um die Uhr, fällt nicht aus, wird nicht müde und bleibt stets hoch konzentriert. Die HR-Mitarbeiter*innen nutzen währenddessen all ihre Energie, Motivation und geistigen Fähigkeiten für Aufgaben, die das Unternehmen bzw. die Kollegen weiterbringen. Sei es bei der gemeinsamen Lösungsfindung für aktuelle Probleme, die Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes oder die Etablierung von Diversity und Inklusion, wie es Ingrid Heschl, HR Lead bei Microsoft Österreich anstrebt.

Vorteil 2: Gleichbleibende Qualität der erledigten Aufgaben

Bereits 2017 kam der Kienbaum HR-Klima Index zu dem Schluss, dass die Personalarbeit immer mehr an Bedeutung gewinnt. In Zeiten des Fachkräftemangels und Remote Work ist sie vielleicht wichtiger als je zuvor. Als Sprachrohr zwischen Oben und Unten haben Personalmanager*innen eine besondere Stellung in den Unternehmensstrukturen. Parallel zu dieser Entwicklung steigen aber auch die Anforderungen, denn alle Belegschaftsmitglieder verlassen sich auf die HR-Abteilung und ihre Arbeit.

RPA unterstützt HR-Mitarbeiter*innen darin, dass repetitive Routinearbeiten bei gleichbleibender Qualität automatisiert erledigt werden. Ganz gleich, wie spät es ist, der “persönliche Bot-Assistent” erledigt seine Aufgaben immer auf demselben Niveau. Fehler sind menschlich, ziehen mitunter aber einen langen Rattenschwanz nach sich, z.B. wenn fehlerbehaftete Daten einer neuen Mitarbeiterin an die Behörden übermittelt werden. Mit Robotic Process Automation sorgen HR-Abteilungen in genau diesen Bereichen für ein präzises Datenhandling und geringere Fehlerquoten.  

Vorteil 3: Höhere Produktivität und bessere Zusammenarbeit

Die “Teilzeit boomt”, wie die Stadt Wien in Bezug auf eine 2019 durchgeführte Studie zur Teilzeitarbeit schrieb. Danach gab es zwischen 2004 und 2017 in der österreichischen Hauptstadt einen Anstieg von 85% an Teilzeitbeschäftigten. Auch in HR-Abteilungen ist es nicht unüblich, dass die Mitarbeiter*innen zwischen 12 und 35 Wochenstunden arbeiten oder sich eine Stelle teilen. Hinzu kommen gesundheitliche oder schwangerschaftsbedingte Ausfälle, was zu holprigen Prozessabläufen führen kann.

Technologien wie RPA minimieren nicht nur die Fehlerquote, sondern erfüllen ihre Aufgaben auch rund um die Uhr zuverlässig und systematisch. Nicht nur für Vollzeit-, sondern auch für Teilzeitkräfte und Mitarbeiter*innen in Elternzeit ist diese technologische Lösung optimal. Denn dort, wo sich zwei Personaler einen Job teilen oder vorübergehend eine Elternvertretung eingestellt wird, führt der Roboter seine automatisierten Tätigkeiten unbeeindruckt fort. So bleibt die Produktivität in der HR-Abteilung hoch, während die Zusammenarbeit deutlich verbessert wird.

Vorteil 4: Bessere Skalierbarkeit für Personalwesen

Die Arbeitslast in den HR-Abteilungen ist seit März 2020 spürbar gestiegen, denn plötzlich wurden zahlreiche Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt und mussten in einem zügigen Transformationsprozess ins Home Office begleitet werden. Für die Personalmanager entstand dadurch mit einem Schlag ein riesiger Berg an Papierkram, virtuellen Behördengängen und noch ungeklärten Regelungen. Diese Aufgaben mussten zusätzlich zu ihren Bestandstätigkeiten erledigt werden.

In solchen Fällen profitieren Personalabteilungen von der hohen Skalierbarkeit mit RPA. Denn bei dieser Prozessautomatisierung können mehrere Roboter gleichzeitig an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten. Nimmt das Arbeitsvolumen schlagartig zu, lassen sich einfach weitere Bots diesen Tätigkeiten zuweisen, sodass die Lage zügig unter Kontrolle ist. Nimmt die Arbeitslast wieder ab, wird auch die Zahl der Robots reduziert.

Vorteil 5: Mehr Zeit für die Kollegen

Wie die Jobbezeichnung Human Resources bereits aussagt, geht es im Personalwesen um mehr als sich im War for Talents durchzusetzen, gutes Employer Branding zu machen oder die Monatsabrechnungen zu betreuen. Für Personalmanager stehen noch immer die Menschen im Mittelpunkt ihrer Arbeit. Zumindest wünschen sie sich das, denn aufgrund wachsender administrativer Tätigkeiten bleibt im Berufsalltag oft nur wenig Zeit, etwa für wichtige offene Gespräche in entspannter Atmosphäre.

Wie im Fall von Sabine L. erledigen Robots zeitraubende Routineaufgaben effizient und verlässlich auch über die menschliche Arbeitszeit hinaus. Auf diese Weise bleibt den Mitarbeiter*innen der HR-Abteilung spürbar mehr Zeit, um sich einem Thema zu widmen, das für Personaler deutlich zu kurz kommt: die Menschen, die im Unternehmen tätig sind. Anders als Bots sind sie Wesen mit Emotionen, Bedürfnissen und sozialen Fähigkeiten, die in einer positiven Unternehmenskultur nicht einfach ignoriert werden können.

Vorteil 6: Flexibel anpassbare RPA-Lösungen

Wie oft Personalleiter wohl schon gehört haben, dass mit diesem oder jenem neuen Tool alles besser werde!? Und kaum ist die neue Software integriert, stoßen die Mitarbeiter*innen bereits an ihre Grenzen oder ärgern sich über die zusätzlich entstandene Arbeit aufgrund komplexer Technologien.

Robotic Process Automation hingegen ist eine Software, die mit den Herausforderungen der HR-Abteilung wachsen kann. So ist eine RPA-Lösung etwa mit KI (Künstliche Intelligenz) erweiterbar, sodass der Bot, der eigentlich nur genau das macht, was man ihm sagt, ebenfalls dazulernen kann. Bei der sogenannten Hyperautomation lernt der Roboter beispielsweise Dokumente wie Kurzarbeitsanträge zu verstehen und füllt diese aufgrund einer Document Understanding-Technologie automatisch aus. Mit den flexibel anpassbaren RPA-Lösungen profitieren Personaler also von intelligenten Assistenten und automatisierten Prozessen, sodass sie auch in überraschenden Ausnahmesituationen wie einer weltweiten Pandemie schnell reagieren können. Da die Technologie so einfach erweiterbar ist, können die Anwender sie einfach mit den neuen Funktionen weiterverwenden, statt die Verwendung neuer Programme zu lernen und zu etablieren.

Vorteil 7: Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Im Durchschnitt verbringen Wissensarbeiter pro Woche rund 25 Stunden mit administrativen Tätigkeiten wie Bestellungen aufgeben, Rechnungen stellen oder Formulare ausfüllen. Dies zeigt die Adobe Studie „Digital Workplace - Wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert" unter Führungskräften und Mitarbeitern in Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen. Diese Aufgaben sind zwar enorm wichtig, in den meisten Fällen allerdings monoton und nur wenig motivierend.

Durch die Integration von RPA in den Systemen wird HR-Manager ein großer Teil dieser eintönigen Routineaufgaben abgenommen, wodurch Raum für neue interessante Projekte und Strategieentwicklungen entsteht. In diesen Aufgabenfeldern finden Personaler Selbstverwirklichung und Anreize, um sich weiterentwickeln zu können. Auch das Unternehmen und die Belegschaft profitieren nachhaltig von einer glücklichen HR. Einerseits hat sie Zeit und Muße, sich an strategischen Entwicklungen für den gesamtheitlichen Unternehmenserfolg zu beteiligen sowie ein glaubwürdiges Employer Branding samt technologischer Innovationen nach außen zu kommunizieren. Andererseits wirkt sich eine zufriedene Personalabteilung positiv auf das Wohlbefinden der ganzen Belegschaft aus.

 

RPA in HR-Abteilung integrieren

Anders als viele HR-Verantwortliche es vielleicht erwarten würden, lässt sich RPA recht schnell und einfach in die vorhandenen Systeme integrieren. Grundsätzlich haben sich zwei Herangehensweisen bewährt:

  1. Internes Center of RPA Excellence:
    Es wird firmenintern ein Team gebildet, um ein eigenes Center of RPA Excellence vor Ort zu haben. Dies besteht i.d.R. zumindest aus einem RPA-Developer, einem Business Analysten und einem RPA-Manager. Handelt es sich um einen HR-spezifischen Prozess, so wird ein Mitglied aus der Personalabteilung als Wissensträger für die Entwicklung hinzugezogen.

  2. RPA Outsourcing:
    Organisationen lagern die Entwicklung und Implementierung passender Lösungen aus, zum Beispiel an die RPA-Spezialisten bei cubido.

Fazit: Mehr Freude und Zeit dank RPA im Personalwesen

Robotic Process Automation bietet HR-Abteilungen eine willkommene Unterstützung, um monotone und zeitaufwändige Tätigkeiten zu automatisieren und damit zu optimieren. Die Integration dieser Prozessautomatisierung ist kein 2-Jahres-Projekt, sondern innerhalb weniger Wochen umgesetzt und sukzessive ausbaubar. Das Ziel ist nicht, HR-Mitarbeiter zu ersetzen, sondern ihnen einen verlässlichen, unermüdlichen Helfer an die Hand zu geben, um mehr Zeit für kreative, wertschöpfende und strategisch sinnvolle Aufgaben zu haben.

Erfahren Sie mehr über Robotic Process Automation in unserem exklusiven RPA-Webinar. In einem zweiten Termin zeigen wir Ihnen Demos bereits umgesetzter Prozesse.

 

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Termine Webinare:
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Smarte Assistenz - Wie funktioniert RPA?

Donnerstag, 14. Oktober 2021  |  10:00 - 11:00 Uhr

RPA in der Praxis - Demo von umgesetzten Prozessen
Mittwoch, 03. November 2021  |  10:00 - 11:00 Uhr

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