Der Hype rund um Automatisierung und Digitalisierung ist nach wie vor ungebrochen. Verständlicherweise, denn so manche Technologien bringen neben Entlastung für den Menschen enormes Potential mit sich.
Eine dieser Technologien ist RPA (Robotic Process Automation). Dabei handelt es sich um eine Software, die einem Roboter gleich Aufgaben übernimmt, welche wiederholt anfallen und immer nach demselben Muster ablaufen. Einfache, monotone Routineaufgaben werden dadurch reduziert, sodass mehr Zeit für kreative, wertschöpfende und strategische Tätigkeiten bleibt. Der unschlagbare Vorteil von RPA ist seine einfache Anwendbarkeit. Es muss keine neue Software erlernt werden, sondern der Roboter fügt sich in sämtliche bestehende Systeme ein.
Aus diesem Grund setzt sich RPA in HR-Abteilungen immer stärker durch. Unsere 10 Praxisbeispiele zeigen wiederkehrende Tätigkeiten im Alltag von Personalmanager*innen, der dank Prozessautomatisierung deutlich effizienter gestaltet wird. In der Aufzeichnung unseres Webinars können Sie sich die praktische Umsetzung dieser Use Cases ansehen.
INHALT
Definition und Vorteile von Robotic Process Automation
RPA ist eine Methode, um Prozesse über das User-Interface der Personaler*innen zu automatisieren, d.h. alle standardisierten Tätigkeiten, die am Bildschirm ausgeführt werden. Der sogenannte Robot, der das menschliche Benutzerverhalten imitiert und automatisiert wiederholt, ist ein Softwareprogramm, das sich einfach und schnell auf den lokalen Geräten der HR-Mitarbeiter*innen integrieren lässt.
Der Software-Roboter übernimmt wiederkehrende, regelmäßig ablaufende und identische Aufgaben, die zwar wichtig sind, für die Personalmanager*innen aber keine große Herausforderung darstellen. Einmalige, kreative oder strategische Tätigkeiten lassen sich mit RPA nicht automatisieren. Diese müssen auch weiterhin von den klugen Köpfen in der HR-Abteilung übernommen werden, die nun aber mehr Zeit und Kapazität dafür haben.
Die Vorteile von Robotic Process Automation für HR-Abteilungen sind sehr vielseitig. Denn die “kleinen Helferlein” arbeiten rund um die Uhr, ohne krank zu werden oder auf Urlaub zu fahren. Sie erfüllen individuelle Anforderungen der einzelnen HR-Teams und lassen sich etwa durch KI (Künstliche Intelligenz) erweitern.
Erfahren Sie mehr über Robotic Process Automation in unserem Video oder in unseren exklusiven RPA-Webinaren.
10 Praxisbeispiele von RPA in Personalabteilungen
Repetitive HR-Prozesse lassen sich dank Robotic Process Automation spürbar effizienter gestalten, sodass Personaler*innen mehr Zeit für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten haben. Wir haben 10 Praxisbeispiele gesammelt, die Ihnen einen guten Einblick geben, welche Routineaufgaben im Personalwesen effektiv automatisiert werden können.
1. Praxisbeispiel: Kandidaten ansprechen und auswählen
Personalbeschaffung als eine der Kernaufgaben in HR-Abteilungen ist sehr umfangreich und zeitaufwändig. Immerhin geht es darum, die besten Talente zu finden. Nachdem die Recruiter*innen vielversprechende Kandidaten recherchiert haben, müssen sie diese ansprechen und auswählen. Dafür gilt es Profile zu analysieren und zu vergleichen, um eine erste Auswahl treffen zu können. In Österreich warten Bewerber rund 25 Tage, bis sie Rückmeldung bekommen, wie offizielle Analysen von Bewerbungsprozessen zeigen. Da HR-Abteilungen ein großes Interesse daran haben, die Time-to-Hire zu reduzieren, lässt diese Zahl erahnen, dass der Auswahlprozess einfach langwierig und aufwändig ist.
Personalabteilungen können mithilfe von RPA den Recruiting-Prozess deutlich verkürzen, denn die eingesetzten Roboter durchsuchen gängige Berufsportale und Jobbörsen wie LinkedIn oder Xing nach passenden Profilen. Außerdem ruft die Software Daten aus verschiedenen Datenquellen ab, um sie punktuell zu verifizieren und mit dem gesuchten Anforderungsprofil abzugleichen.
2. Praxisbeispiel: Dokumente managen im Bewerbungsprozess
Attraktive Stellenangebote ziehen nicht selten eine Sintflut an Bewerbungen nach sich, vor allem bei Einstiegsjobs. So kommen etwa im Bankensektor durchschnittlich 100 Bewerber auf 1 Studentenjob. In der Regel bestehen die Bewerbungsunterlagen in Österreich und Deutschland nicht nur aus einseitigen CVs, sondern sind oft sehr aufwändig erstellt. Eine manuelle Durchsicht und Kontrolle all dieser Dokumente sind für HR-Mitarbeiter*innen kaum möglich, sodass immer wieder Top-Kandidaten durchs Raster fallen, was für beide Seiten von Nachteil ist.
Dank Robotic Process Automation lassen sich Dokumente im Bewerbungsprozess schneller und besser managen. Der Roboter übernimmt etwa die automatische Jobausschreibung samt Texterstellung, analysiert eingegangene Dokumente auf Relevanz und kontrolliert den Prozessablauf. Sind beispielsweise alle Unterlagen vollständig eingegangen oder fehlen Dokumente, so werden die Bewerber darüber automatisch per Mail informiert. Die Recruiter profitieren also nicht nur von einem intelligenten Dokumentenmanagement, sondern auch von automatisierten Kontaktmöglichkeiten.
3. Praxisbeispiel: Accounts erstellen im Onboarding-Prozess
Ist der richtige Kandidat gefunden und der Arbeitsvertrag unterschrieben, muss der neue Mitarbeiter ins Unternehmen eingeführt und in seine Tätigkeiten eingearbeitet werden. Zu Beginn des Onboarding-Prozesses richten die Verantwortlichen außerdem die Infrastruktur hinter dem lokalen und digitalen Arbeitsplatz ein. Dafür bestellen sie etwa Büromöbel und -equipment sowie die erforderliche IT-Ausstattung, legen personalisierte Accounts an, vergeben korrekte Nutzungsrechte und erstellen E-Mail-Adressen. Da für diese Prozesse oftmals auch eine interne Koordination über mehrere Abteilungen hinweg erforderlich ist, verschlingt der Onboarding-Prozess verhältnismäßig viel Zeit und Ressourcen.
Durch den Einsatz von RPA lassen sich typische Aufgaben wie die Accounterstellung, die Bestellung standardmäßiger Hardware und die Beantragung der erforderlichen Systemzugriffe aus anderen Abteilungen heraus problemlos automatisieren. In diesem Zuge können die Personaler auch gleich vorbereitende Maßnahmen für die Einarbeitung treffen, z.B. die Organisation der Trainings.
4. Praxisbeispiel: Schulungen organisieren
Eine aktuelle Umfrage der New Work SE unter Arbeitnehmern im DACH-Raum hat gezeigt, dass lebenslanges Lernen in Zukunft ein besonders wünschenswerter Benefit sein wird. Neben fachspezifischen Fortbildungen stehen auch zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten über Abteilungen und Branchen hinweg zur Verfügung.
Um die Belegschaft kontinuierlich über aktuelle Schulungen und unternehmensrelevante Entwicklungen zu informieren, ist die RPA-Technologie optimal geeignet. Unternehmen, die eine interne Weiterbildungsplattform nutzen, können das E-Learning-System fast vollständig automatisieren, da die regelmäßige Teilnahme an Schulungen ebenso veranlasst werden kann wie die Ausstellung von Zertifikaten und die Anpassung der neu erworbenen Qualifikation über alle Systeme hinweg.
5. Praxisbeispiel: Reise- und Ausgabenmanagement abgleichen
Kaum etwas ist so anfällig für Fehler wie der Abgleich von Reisekosten und anderen Ausgaben. Die Kollegen reichen in vielen Fällen unvollständige oder chaotische Belege ein, füllen erforderliche Formulare nicht sachgemäß aus oder die eingereichten Ausgaben sind aus irgendeinem Grund nicht nachvollziehbar. Der administrative Aufwand, die Rücksprache mit einzelnen Mitarbeitern und den Behörden, die Überprüfung auf Fehler und die letztliche Korrektur rauben HR-Abteilungen Zeit und Nerven.
Da die Reisekostenabrechnung sehr regelbasiert abläuft, ist sie ein typischer Fall für Robotic Process Automation. Der Roboter gleicht alle Belege und Dokumente mit unternehmensrelevanten Regelungen, die im System hinterlegt sind, ab und sorgt so für ein kontinuierliches und standardisiertes Abarbeiten. Die HR-Mitarbeiter*innen werden dank RPA spürbar entlastet, Deadlines werden eingehalten und die Fehlerquote reduziert.
6. Praxisbeispiel: Monatsabrechnungen erstellen
Monatsabrechnungen für interne und externe Mitarbeiter zu erstellen, ist eine wiederkehrende Aufgabe für Personalmitarbeiter*innen. Obwohl in den meisten HR-Abteilungen längst standardisierte Tools für die Gehaltsabrechnung zum Einsatz kommen, wird der Prozess immer wieder durch fehlende Angaben in der Zeit- und Leistungserfassung, regionale Steuerrichtlinien oder andere Unregelmäßigkeiten erschwert und verzögert.
Mithilfe von RPA lässt sich auch dieser Datenabgleich automatisieren, denn die unermüdlichen Bots werten in kurzer Zeit große Datenmengen aus und können einen Abgleich mit dem ERP-System durchführen. Sind die Abrechnungen fehlerfrei erstellt, werden sie automatisch an die zuständigen Behörden und Partner übermittelt. Sogar die damit verbundenen Transaktionen lassen sich mit einer RPA-Lösung automatisiert veranlassen.
7. Praxisbeispiel: Mitarbeiterdaten aktualisieren
In der Regel läuft die Verwaltung der Mitarbeiterdaten bei den Personalabteilungen zusammen. Die Führungsebene, die Belegschaft, Behörden, Finanzämter, Partner, Kunden und externe Mitarbeiter – alle verlassen sich auf die Richtigkeit dieser Daten, was eine akribische Administration über alle Systeme hinweg erforderlich macht. Eine manuelle Aktualisierung ist bereits in mittelgroßen Unternehmen kaum mehr möglich, nicht zuletzt, da das Fehlerrisiko zu hoch ist.
Die Datenverwaltung einem Software-Roboter zu überlassen, hat mehrere Vorteile. Muss beispielsweise der Nachname einer kürzlich verheirateten Mitarbeiterin in allen Systemen verlässlich geändert werden, führt dies der Bot automatisch aus. Da die RPA-Lösung nur lokal auf den persönlichen Geräten der Personalmanager*innen integriert ist, besteht keine Gefahr, dass sensible Daten unzureichend geschützt sind oder hier ein Einfallstor für Cyber-Angriffe entsteht. Die Richtigkeit der Daten ist zudem auch in kritischen Momenten bewahrt, etwa im Falle einer kurzfristigen Vertretung oder eines Personalwechsels.
8. Praxisbeispiel: Mitarbeiterbefragungen analysieren und reporten
Im digitalen Zeitalter sind Mitarbeiterbefragungen sehr viel einfacher durchzuführen als früher, wo die Formulare händisch erstellt und ausgefüllt wurden. Trotzdem kosten Analyse und Reporting noch immer viel Zeit und Ressourcen, denn die generierten Datenmengen sind oftmals sehr groß und anspruchsvoll. Außerdem werden sie zum Zwecke einer langfristigen Auswertung ständig aktualisiert.
Robotic Process Automation wertet Mitarbeiterbefragungen und andere Datenerhebungen automatisch und kontinuierlich aus, sodass stets aktuelle Reportings zur Verfügung stehen. Während der Software-Roboter seine Arbeit tut, bleibt den Personaler*innen beispielsweise Zeit, die Methodik zu optimieren oder durch neue Fragen zu ergänzen.
9. Praxisbeispiel: Zeiterfassung validieren
Die Zeit- und Leistungserfassung ist ein mühsamer Prozess für alle Belegschaftsmitglieder, denn die Mitarbeiter vergessen im stressigen Geschäftsalltag schnell einmal alle Zeiten korrekt einzutragen. HR-Abteilungen stoßen dadurch regelmäßig auf Ungereimtheiten, müssen diese validieren und laufen jedem einzelnen Kollegen hinterher, um die Daten zu korrigieren.
Durch den Einsatz von RPA lässt sich die Zeiterfassung fast vollständig automatisieren, inklusive Nachrichten- und E-Mail-Aussendungen bei fehlenden oder fehlerhaften Informationen. Die Verantwortlichkeit wird auf diese Weise frühzeitig den einzelnen Mitarbeitern übertragen, ohne dass die Personaler*innen sich proaktiv um jeden Schritt kümmern müssen.
10. Praxisbeispiel: Kündigungen und Austrittsdokumente erstellen
Ebenso wie der Eintritt neuer Mitarbeiter erfordert auch der Austritt einige obligatorische Schritte, wie die dokumentierte Übergabe aller Geräte und Materialien, die Ausstellung von Arbeitszeugnissen sowie Kündigungsdokumenten und das Zurücksetzen aller Accounts und Nutzungsrechte.
Auch hier sorgt RPA für eine Effizienzsteigerung aufgrund von Prozessautomatisierung standardisierter Tätigkeiten. Der Software-Roboter veranlasst die erforderlichen Arbeitsschritte automatisiert und sendet dem austretenden Mitarbeiter alle Unterlagen zu bzw. informiert ihn oder sie über fehlende oder ausstehende Dokumente.
Fazit: spürbare Effizienzsteigerung für HR-Abteilungen dank RPA
Das Anwendungsfeld von Robotic Process Automation für HR-Abteilungen ist breit, da die Technologie individuell anpassbar und erweiterbar ist. Je nach Anforderung lassen sich viele monotone und zeitraubende Tätigkeiten einfach und schnell automatisieren, ohne dass die Personalabteilung ein hohes Budget für die Implementierung beantragen muss. Die Integration von RPA-Lösungen ist im Zuge eines internen Center of RPA Excellence möglich oder in Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Die Technologie ist dank Drag-and-Drop Funktionen so eingängig und intuitiv, dass sich immer mehr HR-Manager*innen sogar selbst an das Thema Prozessautomatisierung mit Software-Robotern heranwagen.
Erfahren Sie mehr über Robotic Process Automation und sehen Sie Demos von ungesetzten Prozessen in unserem exklusiven RPA-Webinar.
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7 Vorteile von Robotic Process Automation (RPA) für HR-Abteilungen
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