Paginated Reports in Power BI

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Freitag, 23. Dezember 2022

Als Power BI Nutzer kennen Sie vermutlich die typischen grafischen, interaktiven Berichte und Dashboards, mit denen Sie schnell und intuitiv Ihre Daten analysieren und darstellen können.

Daneben gibt es aber noch einen weiteren Berichtstyp: die Power BI Paginated Reports.

Diese Berichte sind darauf ausgelegt, gedruckt oder als PDF geteilt zu werden und sind seitenbasiert. Das bedeutet, der Bericht passt sich an die beinhaltenden Daten an. Während herkömmliche Power BI Reports fix auf einer Seite dargestellt werden, zeigen die Paginated Reports einfach mehrere Seiten an, wenn sich beispielsweise eine Tabelle mit vielen Zeilen über mehrere Seiten erstreckt.

Wenn Sie sich schon länger mit BI-Tools von Microsoft beschäftigen, kommt Ihnen dieser Berichtstyp vielleicht bekannt vor, und das zurecht: Hinter den Paginated Reports verbirgt sich fast ident das RDL-Format und die Funktionen der SQL Server Reporting Services (SSRS).

Zum Erstellen von Paginated Reports wird der Power BI Report Builder verwendet. Auch dieser ist sehr ähnlich dem SSRS-Report Builder. In diesem Werkzeug können u.a. folgende Datenquellen angebunden und abgefragt werden:

  • Azure SQL-Datenbank und Azure Synapse Analytics (über Basic oder OAuth)
  • Azure Analysis Services (über SSO)
  • SQL Server (über ein Power BI Gateway)
  • Power BI-Datasets
  • Oracle
  • Teradata

Sie können also bestehende Power BI Datasets abfragen oder wie bei SSRS parametrisierte Stored Procedures aus Ihrer SQL Datenbank verwenden.

Auf Basis dieser Abfragen erstellen Sie dann im Report Builder Ihre Berichtsdefinition mit Tabellen und Grafiken. Paginated Reports sind eher tabellarisch orientiert, da sie meistens für den Export oder Druck von Berichten mit einem fixen Layout bestimmt sind.

Ihre fertigen Berichte können Sie nun in Ihrem Power BI Workspace veröffentlichen und diese gemeinsam mit sämtlichen anderen Power BI Inhalten im Webbrowser konsumieren.

Im Power BI Workspace können diese Berichte dann nach Wunsch als PDF, Excel, aber auch im Word- oder PowerPoint-Format exportiert werden. Außerdem können die Berichte dort abonniert werden, sodass diese z.B. täglich um 7 Uhr als PDF per Mail an definierte Adressen versendet werden.

Migration von SSRS-Berichten

Wenn Sie bereits die SQL Server Reporting Services im Einsatz haben und überlegen, diese Berichte nun in Power BI wiederzuverwenden ist die gute Nachricht: JA, Sie können Ihre bestehenden SSRS-Berichte ohne großen Aufwand wiederverwenden und in Power BI veröffentlichen.

Neben einer manuellen Migration von einzelnen Berichten gibt es aber auch die Möglichkeit, ganze Berichtsordner automatisiert von einer SSRS-Instanz nach Power BI zu migrieren.

Lizenz

Eine wichtige Frage ist nun noch: Was kostet uns die Verwendung der Paginated Reports?

Bis vor kurzem war dazu eine Power BI Premium Kapazität bzw. eine Power BI Premium per User Lizenz notwendig. Beim PASS Data Community Summit im November 2022 wurde jedoch angekündigt, dass die Paginated Reports auch bereits mit einer normalen Power BI Pro Lizenz unterstützt werden. Das bedeutet: wenn Sie bereits den Power BI Service im Einsatz haben, können Sie Paginated Reports ab sofort ohne zusätzliche Kosten nutzen.

Sie haben Interesse und möchten Unterstützung?

Wir informieren Sie gerne detaillierter über die Möglichkeiten in den Power BI Paginated Reports und helfen Ihnen bei der Migration Ihrer SSRS-Berichte.