Automatisierte Spesenabrechnung

Spesenabrechnungen kosten Zeit und Ressourcen – besonders, wenn sie manuell erfolgen. Unsere KI-gestützte Lösung automatisiert den gesamten Prozess: vom Belegscan über die Datenerfassung bis zur fertigen Abrechnung. Unternehmen profitieren von deutlich reduzierten Bearbeitungszeiten, höherer Datenqualität und vollständiger Transparenz. So bleibt mehr Raum für das Wesentliche.

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Herausforderung

Manuelle Prozesse kosten Zeit und Nerven

Spesenabrechnungen sind in vielen Unternehmen noch immer ein manueller, fehleranfälliger Prozess. Belege müssen gesammelt, sortiert und händisch erfasst werden. Das kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern führt häufig zu Verzögerungen, Unklarheiten und unnötigem Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung.
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Lösung

Automatisierung mit System

Unsere Lösung setzt genau hier an: Durch den Einsatz von KI werden Belege automatisch gescannt, relevante Informationen wie Datum, Betrag, Währung und Kategorie erkannt und direkt in die Abrechnung übernommen. Die Integration in bestehende Systeme ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung – von der Prüfung bis zur Auszahlung. So wird der gesamte Prozess effizienter, transparenter und deutlich angenehmer für alle Beteiligten.

Intelligente Spesenabrechnung – einfach, schnell, zuverlässig

Die automatisierte Spesenabrechnung basiert auf einem KI-Modul, das Belege aus verschiedenen Quellen (z. B. Fotos, PDFs, E-Mails) erkennt und verarbeitet. Mittels OCR-Technologie werden relevante Informationen wie Datum, Betrag, Währung und Händler extrahiert. Anschließend erfolgt eine intelligente Zuordnung zu Kostenstellen, Projekten oder Mitarbeitenden. Die Lösung berücksichtigt unternehmensspezifische Richtlinien und prüft automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität. Über ein intuitives Dashboard behalten Nutzer jederzeit den Überblick über eingereichte und genehmigte Spesen. Die Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung. Durch kontinuierliches Lernen verbessert sich die Erkennungsgenauigkeit mit jeder Nutzung.

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Ergebnis

  • Bis zu 70 % Zeitersparnis bei der Spesenbearbeitung
  • Höhere Datenqualität durch KI-basierte Prüfung
  • Nahtlose Integration in bestehende Systeme
  • Transparente Übersicht über alle Spesenprozesse

Fazit

Unsere KI-gestützte Lösung für die Spesenabrechnung schafft echte Entlastung – für Mitarbeitende wie für das Finanzteam. Sie sorgt für schnellere Prozesse, weniger Fehler und mehr Transparenz. So wird aus einem lästigen Pflichtprozess ein effizienter Bestandteil der Unternehmenssteuerung.

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