Automatisierung bedeutet mehr als nur Zeitersparnis. Mit intelligenten, datengetriebenen Prozessen schaffen wir die Basis für schnellere Entscheidungen, höhere Qualität und nachhaltiges Wachstum.
Prozessautomatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten, beschleunigt Abläufe und steigert die Qualität. Ob RPA, intelligente Workflows oder KI – wir finden die passende Lösung für Ihre Prozesse.
Als Experten für Data, AI und Software Development verstehen wir nicht nur, was automatisiert werden kann – sondern wie man es richtig macht.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Intelligente Automatisierung verbindet Daten, Systeme und Workflows über moderne Schnittstellen und KI-gestützte Logiken. Prozesse werden modelliert, analysiert und dann so umgesetzt, dass sie eigenständig Entscheidungen treffen oder Folgeaktionen auslösen – präzise, sicher und nachvollziehbar.
Effizienzsteigerung
Routineaufgaben laufen automatisch ab – mehr Zeit für strategische und kreative Tätigkeiten.
Fehlerreduktion
Standardisierte Prozesse minimieren manuelle Eingaben und damit das Risiko menschlicher Fehler.
Skalierbarkeit
Automatisierte Abläufe passen sich dynamisch an wachsende Anforderungen und Datenmengen an.
Transparenz & Kontrolle
Echtzeit-Monitoring für vollständige optimierte Entscheidungsprozesse & Nachvollziehbarkeit
Intelligente Prozesse, die Wirkung zeigen
Process Automation ist der Schlüssel, um Effizienz, Qualität und Innovationskraft zu vereinen. Doch Automatisierung darf kein Selbstzweck sein – sie muss sinnvoll eingesetzt werden, um echte Entlastung zu schaffen, Fehlerquellen zu minimieren und Prozesse sicherer zu machen.
Wir begleiten Projekte von der Idee bis zum Support: von der Use-Case-Ideation über technische Bewertung und Lösungskonzeption bis hin zur Implementierung. Nach dem Go-Live übernehmen wir Hypercare, Support und Change Management – inklusive Ticketkommunikation für Bugs und Ausnahmen.
Unsere Lösungen umfassen Robotic Process Automation (RPA), Decision Management und Agentic AI. Diese Technologien passen wir gezielt an den Reifegrad und die Anforderungen jedes Prozesses an. Dabei unterscheiden wir zwischen Attended Bots, den persönlichen Helfern im Tagesgeschäft, und Unattended Bots, die autonom und rund um die Uhr für maximale Effizienz sorgen.
Beispiele aus der Praxis zeigen, wie unsere intelligenten Systeme Rechnungsverarbeitung, Angebotsmonitoring oder Kundenkommunikation automatisieren. Durch die Integration zentraler Automatisierungshubs ermöglichen wir skalierbare, auditierbare und transparente Abläufe – für mehr Sicherheit, Stabilität und Qualität.
Besonders im Fokus steht dabei die Verbindung von Automatisierung und KI: Wir nutzen Agentic AI, Chatbots und digitale Assistenten, um datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen und ganze Prozessketten intelligent zu vernetzen. So entstehen Arbeitswelten, in denen Mensch und Maschine partnerschaftlich zusammenwirken.
Entlasten Sie Ihre Teams von Routineaufgaben und ermöglichen schnellere, datenbasierte Entscheidungen.
Anwendungsbeispiele
Diese Beispiele verdeutlichen, wie vielfältig und leistungsstark Prozess Automatisierung sein kann, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Unternehmen können RPA anpassen und erweitern, um spezifische Herausforderungen in ihrer Branche und in ihren internen Abläufen anzugehen.
Rechnungsdaten
Rechnungsdaten, der Prüfung von Rechnungen auf Genauigkeit, der Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen und der Zahlungsfreigabe helfen. Das reduziert menschliche Fehler und beschleunigt den Rechnungsprozess.
Kundenservice und Support
RPA kann verwendet werden, um Standardanfragen von Kunden automatisch zu beantworten, Informationen aus Kundendatenbanken abzurufen und Kundenaufträge zu bearbeiten. Dadurch können Kundenservice-Teams entlastet werden.
Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Personalabteilungen können RPA verwenden, um die Onboarding-Prozesse zu automatisieren, Mitarbeiterdatenbanken zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu verwalten und Gehaltsabrechnungen zu erstellen.
Verarbeitung von Formularen und Anträgen
In Branchen wie Versicherungen oder Bankwesen können RPA-Bots Formulare ausfüllen, Anträge verarbeiten und Kundendaten aktualisieren, indem sie Informationen aus eingescannten Dokumenten extrahieren.
Bestandsmanagement und Beschaffung
RPA kann in Lagerverwaltungssystemen eingesetzt werden, um den Bestand zu überwachen, Bestellungen automatisch aufzugeben, Bestellprozesse zu optimieren und den Lagerbestand zu verfolgen.
IT- und Infrastrukturmanagement
RPA kann dazu verwendet werden, Routineaufgaben im IT-Bereich zu automatisieren, wie z.B. die Bereitstellung von virtuellen Maschinen, das Passwort-Reset oder die Aktualisierung von Software und Sicherheitspatches.
Compliance und Berichterstattung
RPA kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, indem es regelmäßige Berichte erstellt und Compliance-Prüfungen automatisiert.
E-Mail-Verarbeitung
RPA kann E-Mails analysieren, bestimmte Informationen aus E-Mails extrahieren und je nach Inhalt entsprechende Aktionen ausführen, wie z.B. das Erstellen von Tickets in einem Helpdesk-System.
Datenmigration und -integration
Bei der Aktualisierung von Systemen oder der Integration von Daten aus verschiedenen Quellen können RPA-Bots helfen, Daten zu extrahieren, zu transformieren und in das Zielsystem zu laden.
Webinar
Intelligente Automatisierung neu gedacht
mit UiPath und Agentic AI
Mit der Weiterentwicklung von KI und Automatisierungstechnologien eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für Unternehmen. Klassische RPA stößt zunehmend an ihre Grenzen – jetzt geht es darum, Prozesse noch intelligenter, dynamischer und strategischer zu gestalten.
In unserer zweiteiligen Webinar-Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem UiPath AgenticAI Framework und UiPath Autopilot™ moderne Automatisierungs-lösungen realisieren – von der Prozesssteuerung durch KI-Agenten bis zur intelligenten Testautomatisierung über verschiedene Plattformen hinweg. Ob Sie bereits mit UiPath arbeiten oder erste Schritte in Richtung Hyperautomation planen – hier erhalten Sie fundiertes Know-how, praxisnahe Einblicke und konkrete Handlungsempfehlungen.
Das Fundament des Erfolgs - Die Bedeutung von Datenqualität für die Unternehmensstabilität
Donnerstag, 12. Oktober 2023
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min read
Alle Infos auf einen Blick
Was ist Robotic Process Automation?
Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Automatisierung von repetitiven Aufgaben, die eigentlich immer wieder gleich ablaufen. Damit lassen sich Prozesse, die regelmäßig und nach definierten Regeln ablaufen, automatisieren. Solche Tätigkeiten sind zwar notwendig und wichtig, aber für Menschen keine besondere Herausforderung oder halten Mitarbeiter gar von ihrer eigentlichen, wertschöpfenden Arbeit ab.
Bisher war Prozessautomatisierung über unterschiedliche Systeme hinweg nur dann möglich, wenn in den Systemen dafür eine entsprechende Schnittstelle aufbereitet bzw. programmiert wurden. Allerdings konnten hierüber auch lediglich etwa 80 Prozent der gewünschten Prozesse automatisiert werden. Vielfach kann man daher nur von einer Teilautomatisierung sprechen, wo manche Abläufe automatisch abgewickelt wurden, der Rest aber nach wie vor unter großem Aufwand manuell erledigt werden musste.
RPA ist hingegen eine Methode zur Automatisierung über das User-Interface. Alle von einem Menschen am Bildschirm ausgeführten, standardisierten Aufgaben, können damit im Prinzip auch vom sogenannten Robot - einem Softwareprogramm, das menschliches Benutzerverhalten imitiert - übernommen werden. D.h. jeder Klick, Eingaben in Formularen, Navigationen zwischen Programmen, Copy - Paste Aufgaben und vieles mehr, kann vom Software Robot übernommen werden. Und das erwiesenermaßen schneller, zuverlässiger und mit weniger Fehler. Roboter werden auch nicht krank oder sind im Urlaub und sie machen auch noch so langweilige Arbeiten immer gleich und mit derselben Qualität - es gibt keine Ermüdungserscheinungen, keine Verwechslungen oder Flüchtigkeitsfehler. Deren Einsatz hebt also auch ganz allgemein die Datenqualität, entlastet die Mitarbeiter und führt zu höherer Kundenzufriedenheit aufgrund von schnelleren Durchlaufzeiten.
Welchen Nutzen bringt RPA?
Reduzierte Prozesskosten Arbeitsintensive, manuelle Arbeiten reduzieren sich und werden von Bots übernommen.
Gesteigerte Prozessqualität Bei ordnungsgemäßer Implementierung arbeiten die Robots als Ihre digitalen Assistenten, absolut fehlerfrei.So entfallen auch etwaige Nacharbeiten.
Schnellere und transparentere Durchlaufzeiten Ohne lange Einarbeitungszeit, rund um die Uhr und ohne Urlaub oder Krankenstand führt der Robot selbstständig jeden Prozess korrekt aus. Es gibt also keine Verzögerung bzw. Abhängigkeit von Uhrzeiten und Folgeprozessschritte können sofort ausgelöst werden.
Motivierte Mitarbeiter Durch die Reduzierung von monotonen Standardaufgaben, die von RPA-Bots ausgeführt werden, können Mitarbeiter ihren Fokus auf komplexere und wertschöpfenderen Arbeiten legen.
Höhere Kundenzufriedenheit Insbesondere beim Einsatz von RPA im Kundenservice wirken sich reibungslose und extrem schnelle Prozessabwicklungen sowie motivierte Mitarbeiter sehr positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.
Attraktive Relation von Kosten und Nutzen In der Regel lässt sich bei RPA Projekten binnen 6 bis maximal 12 Monaten ein Return on Investment (ROI) erreichen. Ob sich die Anschaffung lohnt, kann man im Normalfall schon im Zuge eines ersten Demo-Durchlaufs, wenn Prozessdurchlaufzeiten und andere Parameter dem bisherigen Status Quo gegenübergestellt und die Stundensätze bzw. Effizienzwerte entsprechend hochgerechnet werden. Natürlich rechnet sich der Bot umso schneller, je mehr er mit weiteren Prozessen ausgelastet wird.
Wie funktioniert RPA?
Robots arbeiten auf dieselbe Weise wie ein Mensch, nur viel schneller und genauer. Unter Robots versteht man Softwareprogramme, die menschliches Benutzerverhalten nachahmen und automatisiert definierte Aufgaben abarbeiten. RPA funktioniert völlig branchen- und plattformunabhängig, ganz einfach über die Benutzeroberfläche. Dies ist auch einer der größten Vorteile bei der Einführung von RPA: Benutzer müssen sich an kein neues System gewöhnen, sondern bekommen einfach Unterstützung in ihrer gewohnten Umgebung.
Der Roboter sitzt auf Ihren IT-Systemen und Ihrer Software, so dass Sie Ihren Prozess schnell und kostengünstig automatisieren können, ohne die zugrunde liegende IT-Infrastruktur ändern oder neu entwickeln zu müssen. Es bedarf keiner Anpassung Ihrer Systeme oder Programmierung teurer Schnittstellen. Ziel ist es mit den „Robots“ eine schnelle Umsetzung von Workflows zu ermöglichen und diese unkompliziert auszurollen. Sie haben die Möglichkeit klein anzufangen und sukzessive zu skalieren. Und das mit sehr geringem Aufwand und zu überschaubaren Kosten.
Der Robot kann entweder als eine Art persönlicher Assistent auf dem Notebook oder PC eingesetzt werden, um eine Fachkraft bei der Arbeit zu unterstützen. Oder aber auch im Hintergrund auf einer Virtuellen Maschine laufen und über Formulare mit dem Mitarbeiter interagieren. Die Fachkraft übernimmt die Definition des jeweiligen Prozesses und der digitale Helfer erledigt die gestellte Aufgabe dann in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit.
Der Robot macht natürlich nur, was Sie ihm beigebracht haben. Robotic Process Automation (ohne KI) ist weder kreativ, noch entwickelt es sich selbstständig weiter. Wenn Sie einen smarten Robot haben wollen, der dazulernt, können Sie ihn natürlich mit Künstlicher Intelligenz versehen.
Welche Voraussetzungen benötigt man für den Einsatz von RPA?
Robots sind sehr einfach in bestehende Systeme zu integrieren und können im Prinzip für jede gängige Software konfiguriert werden.
Für die Entwicklung von Tasks und Arbeitsabläufe, die der Robot später ausführen kann, benötigt man eine Entwicklungskomponente. Hierbei handelt es sich meistens um eine No-Code oder Low-Code Komponente, mit der man den Prozess per Drag & Drop zusammenbauen kann.
Für die Verwaltung der entwickelten Tasks wird meist eine Steuerungskomponente eingesetzt. Diese bietet einen Überblick über laufende Prozesse, ermöglicht die zentrale Steuerung und Konfiguration der Robots.
Das Herzstück und damit die wichtigste Komponente ist der Robot selbst. Er führt auf dem System Ihrer Wahl, egal ob Notebook, PC, VM oder Server die Prozesse genau so aus, wie es in der Entwicklungsumgebung gebaut wurde.
Bei UiPath beispielsweise handelt es sich hierbei konkret um folgende drei Komponenten:
Die Management Console „Orchestrator“ – diesen können Sie entweder as a Service von UiPath in der Cloud beziehen oder auf einem eigenen Server aufsetzen
Entwicklungsumgebung „Studio“
Ausführender Part „Robot“
Wir unterstützen Sie individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse von der Installation bis zur Inbetriebnahme der Robots, wie auch bei der richtigen Priorisierung der Prozesseje nach Wertschöpfung und Komplexität.
Natürlich bieten wir Ihnen der momentanen Situation entsprechend Remote Workshops an, damit Sie möglichst rasch Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Mitarbeiter entlasten können.
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung mit RPA?
Hervorragend eignen sich monotone, immer wiederkehrende Prozesse,mit digitalem Input und hohem Transaktionsvolumen.
Wichtig ist hier vor allem, diejenigen Prozesse auszuwählen, in denen der Einsatz eines Robots den meisten Mehrwert für MitarbeiterInnen und Unternehmen mit sich bringt. In der Praxis sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.
Einige Beispiele, welche alltäglichen wiederkehrenden, regelbasierten Tätigkeiten mit RPA automatisiert werden können sind folgende:
Extrahieren von Daten,
Kopieren oder Verschieben von Dateien,
Ausfüllen von Formularen,
Stukturieren von Daten (Datenvalidierung, Dublettenbereinigung, ...)
Durchführung von Berechnungen,
Ausführen von Aktionen basierend auf Wenn-/Dann-Bedingungen,
Abrufen von Internetseiten,
Laden und Verarbeiten von Daten aus dem Internet,
Öffnen und Sortieren von E-Mails,
Verarbeiten von E-Mail-Anhängen,
Erstellen von Reports,
Bearbeiten von Log-Dateien,
Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen sowie
das Abrufen von Informationen aus sozialen Medien.
Gibt es verschiedene Bots?
Es stehen Ihnen zwei verschiedene Arten von Robots zur Verfügung, die je nach Bedarf unterschiedliche Aufgaben, mehr oder weniger selbstständig, übernehmen.
Attended Robots: Als persönliche Helfer unterstützen sie Mitarbeiter bei ihren Aufgaben, um deren Produktivität zu steigern. Ausgelöst werden sie durch ihre User selbst und haben somit auch die gleichen "Arbeitszeiten" wie ihre Benutzer. Diese Roboter werden direkt auf Ihrem Notebook ausgerollt, um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.
Unattended Robots: Diese führen eigenständig, mit wenig oder keiner menschlichen Interaktion gesamte Prozesse aus. Sie folgen dabei einem regel-basierten Prozess, der durch E-Mail, FileServer, Datenbanken, zeitliche Intervalle oder andere Trigger ausgelöst wird. Solche Bots haben natürlich eine 24x7 Verfügbarkeit. Der Arbeitsplatz von Unattended Robots ist eine virtuelle Maschine oder ein Server, um ohne Störung 24/7 arbeiten zu können.
Welchen Betreuungsaufwand habe ich?
Eine häufig gestellte Frage zum Einsatz von Robotic Process Automation bezieht sich auf den damit verbundenen Betreuungsaufwand. Hierzu lässt sich festhalten, dass keine umfassenden Softwareentwickler-Kenntnisse notwendig sind, um den Prozess erstmalig zu implementieren oder später für neue Anforderungen zu adaptieren. Mit einem guten Maß an Prozessverständnis und Scripting-Know-how lässt sich das in der Regel ohne Probleme umsetzen.
Werden Arbeitsabläufe einmal geändert, so muss natürlich ein damit verbundener RPA-Prozess entsprechend adaptiert werden. Das wäre aber auch der Fall, wenn man zur Abwicklung eines Prozesses eine andere Applikation verwenden würde. Für den Robot spielt eine Änderung grundsätzlich keine Rolle. Man muss ihm lediglich mitteilen, dass Daten beispielsweise nun aus anderen Quellen oder zusätzlich auch in andere Applikationen übertragen werden sollen.
RPA und BPM
Immer wieder wird uns die Frage gestellt, ob Business Process Management und Robotic Process Automation nicht konkurrierende Ansätze sind. Wir sehen das keines Wegs so.
Mit RPA lassen sich wiederkehrende aber meist zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten durch Software-Roboter automatisieren. So werden Mitarbeiter entlastet und die Geschwindigkeit erhöht – bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Wichtig ist jedoch, die strategischen Prozesse nicht aus den Augen zu lassen, denn die Prozessautomatisierung ist nur ein Teil des Prozessmanagements. Eine vorherige Analyse und Optimierung der Prozesse ist wesentlich - ansonsten laufen Prozesse zwar schneller, aber nicht unbedingt effizienter ab.
Eine intelligente Kombination von Business Process Management und Robotic Process Automation ermöglicht es Ihnen, das volle Potential zur Effizienzsteigerung auszuschöpfen.
Irgendwo sollten die Robots auch wieder gemanaged werden, um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. BPM-Tools, wie zum Beispiel FireStart können hier helfen: Prozesse werden nicht einfach nur aufgemalt, sondern über die integrierte Workflow-Engine können diese dort auch gemanaged werden. Das Ergebnis kann anschließend an die über Schnittstellen integrierte Applikation oder auch an einen Robot übergeben werden, der die weiteren Schritte übernimmt.
Unsere beiden Partner in diesem Bereich „FireStart“ und „UiPath“ befinden sich in einer Technologiepartnerschaft und so bekommen die Anwender beider Tools die maximalen Mehrwerte beider Welten.
RPA & KI - Hyperautomation
Robotic Process Automation kann man auch mit Künstlicher Intelligenz (KI) verbinden und so die Effizienz noch weiter steigern. Bestimmte Arbeitsaufträge erhält der Robot dann nicht mehr vom Sachbearbeiter, sondern direkt über die KI. Der Robot lernt über das Machine Learning Modell wie mit dem konkreten Sachverhalt umgegangen werden soll.
Intelligent Process Automation (IPA), oder auch Hyperautomation genannt, ist kein Zukunftsthema, das in ein paar Jahren kommen wird. Es ist bereits in zahlreichen Unternehmen angekommen und es gibt schon viele Anwendungsfälle zum Beispiel aus Buchhaltungsabteilungen, in denen ein Robot die Rechnungen automatisch erkennt und auch verbucht. Rückfragen erfolgen nur wenn beispielsweise ein neuer Lieferant Rechnungen schickt, den die KI zwar erkennt, aber sich nicht ganz sicher ist. Der Analyst Gartner zählt Hyperautomation zu den Top Strategic Technology Trends für 2022.
Unsere Partner
Mit unserem Partner UiPath sind wir für Smarte Assistenz mittels IPA bestens gerüstet. Es gibt eingebaute KI-Modelle im Bereich „Document Understanding“, die z.B. Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente erkennen. Hat man andere KI-Anwendungsbereiche, ist es über das „AI Center“ jederzeit möglich, auch eigene KI-Modelle und Services verschiedener Hersteller wie DeepSearch, Microsoft, Amazon, Google und Co. einzubinden.
Gemeinsam mit DeepSearch bieten wir einen Smarten Assistenten an, der ServiceCenter Mitarbeiter entlastet. Die DeepSearch Engine erkennt durch Natural Language Understanding (NLU) den semantischen Zusammenhang und somit das Anliegen des Kunden und schlägt dem Kundenservice Mitarbeiter sofort einen Lösungsweg vor. DeepSearch arbeitet hier als Gehirn, das mit RPA die Hände bekommt, um Prozesse auch entsprechend umzusetzen.
Wie funktioniert Hyperautomation?
KI-Modelle werden mit Daten trainiert und mit Vergleichsdaten getestet. Es kommt aber immer wieder vor, dass sich der Robot nicht sicher ist. Hier kommt der Vorteil von KI-Modellen zu tragen: Die KI macht nichts anderes als eine mathematisch / statistische Bewertung – sie ist sich zu x% sicher oder eben auch nicht. Genau diesen Prozentsatz kann man als Schwellwert definieren, um festzulegen, ob die KI die Entscheidung treffen soll oder doch bei seiner „Führungskraft“, sprich dem Mitarbeiter in der Fachabteilung, nachfragen soll. Wenn sich die KI z.B. zu 85% sicher ist, kann der Robot direkt den Prozess ausführen, darunter muss nachgefragt werden. Selbstverständlich kann dieser Schwellwert angepasst werden. Fängt man zuerst mit einem niedrigen Schwellwert an, bei dem der Robot nachfragen soll, kann dieser nach und nach erhöht werden. Bei jeder Entscheidung, die der Mitarbeiter trifft, lernt das KI-Modell und nimmt diese Information in die künftige Entscheidungsfindung mit auf.
