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Datenmanagement mit SharePoint

Die einheitliche Ablage sämtlicher IT Dokumente war Ziel dieses Projektes beim Magistrat St. Pölten. Die Neustrukturierung der Dokumentation wurde mit einer SharePoint Site Collection umgesetzt.

Mit diesem Projekt wurde die Ablage aller IT Dokumente, die bisher an unterschiedlichsten Stellen wie zum Beispiel am FileServer, im Ticketsystem oder der bisherigen SharePoint-Lösung zu finden waren, zentral organisiert.

„In diesem Projekt unterstützt uns cubido hervorragend, IT-Prozesse und Erfordernisse der IT-Dokumentation möglichst effizient zu verknüpfen.“
Gerald Schindler, Leiter Informationstechnologie und Telekommunikation beim Magistrat St. Pölten

In gemeinsamen Workshops wurde das neue IT Dokumentenmanagement entwickelt: Wird ein neues Dokument abgelegt, wird es entsprechen ihres Inhalts benannt und mit definierten Meta-Daten hinterlegt. Alle Dokumente sind einer entsprechenden vordefinierten Struktur zugeordnet. Dies erfolgt in der sogenannten Document-Queue-Bibliothek. Dokumente werden entweder darin erzeugt bzw. bereits existierende Dokumente hineingezogen und die entsprechenden Meta-Daten  vergeben. Die Pflichtfelder variieren je nach Dokumententyp.

Sind alle Pflichtfelder befüllt, startet SharePoint einen Workflow: Das Dokument wird richtig benannt und in die entsprechende dahinterliegende Dokumentenbibliothek verschoben. Sobald das Dokument abgelegt wurde, wird der Bearbeiter per E-Mail benachrichtigt. Ist das Dokument abgelegt, kann es dort auch nicht mehr ohne entsprechendem Recht gelöscht oder modifiziert werden.

Im nächsten Schritt soll dieses Ablagesystem auch noch auf andere Abteilungen des Magistrats ausgerollt werden.

Der Kunde

Magistrat St. Pölten
www.st-poelten.gv.at

Die Stadt St. Pölten ist seit 1986 die Hauptstadt des Bundeslandes Niederösterreich und damit die jüngste Landeshauptstadt Österreichs. Das Stadtrecht wurde St. Pölten jedoch bereits im Jahr 1159 verliehen. Damit besitzt St. Pölten das älteste erhaltene Stadtrecht Österreichs. St. Pölten ist eine Stadt mit eigenem Statut, also mit einer eigenen Stadtverfassung, die auf einem Landesgesetz beruht. Die Gemeindekennzahl ist 30201. Der Bürgermeister der niederösterreichischen Landeshauptstadt ist seit Juli 2004 Mag. Matthias Stadler.
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