Die 4youCard als Jugendkarte des Landes ist für alle Oberösterreicher/innen zwischen 12 und 26 kostenlos erhältlich und mit vielen Vergünstigungen verbunden. Anders als andere Vorteilskarten enthält die 4youCard aber auch ein Foto mit Namen, Adresse und Geburtsdatum und gilt als Ausweis, vor allem als Altersnachweis. Deshalb liegt ein Fokus darauf, die Richtigkeit der Altersangaben sicherzustellen. „Deshalb beschloss das Land Oberösterreich, die 4youCard weiter zu verbessern, speziell was die Verlässlichkeit und Sicherheit der Daten betrifft“, erklärt Markus J. Hager, Geschäftsführer des Vereins 4YOUgend in Linz. „Bisher erfolgte der Druck der Karten außer Haus in Graz, wo auch ein Großteil der Daten lag. Diese Aufgabe wollten wir nach Linz holen und im eigenen Haus erledigen.“ Der Verein sammelte bisher die Anträge – ausgefüllte Formulare mit beigelegtem Foto – und schickte sie zu einer Grazer Spezialdruckerei. Dort wurden die Anträge abgetippt, die Fotos gescannt, die Daten gespeichert und die Karten ausgedruckt. Nachteil: Die Datenbank befand sich außer Haus und der Verein musste parallel eine zweite Datenbank führen, um einen Überblick über alle Karteninhaber/innen zu behalten.

Prüfung der Altersangaben besonders wichtig
Um die Prüfung und Richtigkeit der Altersangaben zu gewährleisten, musste 4YOUgend die Daten selbst erfassen, aber noch vor dem Druck zur Kontrolle an das Land Oberösterreich schicken, wo die Angaben anhand des Zentralen Melderegisters überprüft wurden. Das bedeutete, dass die gesamte Abwicklung anders als bisher ablaufen musste, mit Kartenproduktion im Verein selbst. Dabei stellte der eigentliche Druck der Karten das geringste Problem dar. Als anspruchsvoll erwies sich jedoch die Frage der Software.

Eine Applikation, um Personengaben schnell  und sicher zu erfassen
4YOUgend benötigte eine Applikation, um die Personenangaben einzutippen, das Foto zu scannen, die Daten zur Überprüfung an das Land Oberösterreich zu senden und von dort wieder zu empfangen, dann die Karten zu produzieren, Begleitbriefe zu drucken und alle Daten schließlich in einer Datenbank abzuspeichern. Die vorhandene, vor einigen Jahren als semi-professionelles Hilfsmittel erstellte interne Datenbank war der großen Zahl von 150.000 Card-Usern längst nicht mehr gewachsen. Auch die Bedienung war schwierig und konnte nur von wenigen Mitarbeiter/innen vorgenommen werden. Schnelle, flexible Änderungen waren schwer: Falls ein/e Jugendliche/r einmal seine/ihre Karte verloren hatte und rasch Ersatz brauchte, konnte es manchmal eine Weile dauern, bis die Druckerei die Zeit fand, um eine neue herzustellen. Auch Adressänderungen konnten zu Fehlern führen, weil der Datenabgleich zwischen Linz und Graz nicht wirklich überprüft werden konnte. Kurzum: hier gab es inzwischen Raum für Verbesserungen.

Ein zweiköpfiges cubido-Team entwickelte binnen viereinhalb Monaten eine Lösung, die weitgehend mit Standard-Komponenten arbeitet, entsprechend der Linie des Unternehmens. Dabei kam natürlich die neueste Technologie zum Einsatz.

Die Lösung erledigt sämtliche Aufgaben rund um die 4youCard und bietet eine einfache, verständliche Bedienung. Wenn die Mitarbeiter/innen des Vereins einen Kartenantrag von Stefanie Musterhuber erhalten, scannen sie ihn direkt mit dieser Software, scannen auch das Foto, speisen die Angaben in die Datenbank ein und senden sie zur Überprüfung an das Land Oberösterreich. Die Lösung enthält einen Workflow, sie zeigt in diesem Fall also an, dass auf eine Bestätigung gewartet wird. War die Überprüfung positiv, können die Mitarbeiter/innen Stefanies Karte zusammen mit einem Begleitbrief ausdrucken und für den Versand vorbereiten.
Um zu gewährleisten, dass Stefanies Karte auch tatsächlich versendet wird und nicht etwa im Drucker stecken bleibt, findet vor der Poststelle noch eine letzte Kontrolle statt: Der Begleitbrief an Stefanie enthält einen Barcode, der vor dem Postversand eingelesen wird. Damit „weiß“ das System, dass Stefanies Karte wirklich in die Post ging. Der Job wird im Workflow als „erledigt“ abgehakt. Und wenn Stefanie ungeduldig anruft, ob ihre Karte schon unterwegs ist, kann der/die Kolleg/in am Telefon nach einem raschen Blick in die Datenbank mit einem überzeugten „Ja“ antworten.

cubido musste außerdem die Sonderformen der 4youCard berücksichtigen. Es gibt die Karte auch in der Form der LehrlingsCard, in einer Sonderedition für die Landjugend und als Co-Brand zusammen mit der Jugendkarte der ÖBB.

Rainer Worbis, Projektleiter bei cubido, beschreibt die Feinheiten: „Wir mussten möglichst vermeiden, dass ein und dieselbe Person in der Datenbank mehrmals vorkommt. Das könnte passieren, wenn Karten bei unterschiedlichen Stellen beantragt werden oder wenn Adressänderungen fehlerhaft abgespeichert sind. Daher nimmt die Software verbesserte Ähnlichkeitsprüfungen vor und schließt Dubletten nahezu aus.“

Im August 2008 ging die Lösung rechtzeitig zum Schulbeginn in Echtbetrieb. „cubido hat das sehr gut gemacht, ohne Zeit- und ohne Kostenüberschreitung“, resümiert Hager. „Bei uns herrscht höchste Zufriedenheit, cubido ist sehr zu empfehlen.“

Bis heute dürfen wir 4YOUgend unterstützen und laufend weitere Anpassungen vornehmen. Selbstverständlich halten wir auch die Technologie auf dem aktuellen Stand. Die Anzahl der ausgestellten 4youCards hat sich mittlerweile auf stolze 355.000 gesteigert. Weitere Karten wie zum Beispiel eine Juniorkarte für 8-11 Jährige können nun ebenfalls beantragt werden.

Laufende Anpassungen
Einige Anpassungen gab es im Zuge der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO), um die Karte DSGVO-konform zu halten. So wurde zum Beispiel ein DSGVO-konformes Löschen sichergestellt. Auch eine automatisierte Ausstellung von Folgekarten für Juniorkarten wurde programmiert. Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit zum manuellen Fotocheck. Passt ein importiertes Bild nicht, wird die Person darüber informiert, ein besser passendes Foto zu schicken. Im Laufe der Jahre wurde selbstverständlich auch die dahinterliegende Technologie (SQL Server) immer wieder upgedatet und modernisiert, um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben.